Thủ tục ghi sổ việc khai sinh tại nước ngoài

Thủ tục ghi sổ việc khai sinh tại nước ngoài không chỉ giúp trẻ được công nhận là công dân Việt Nam để đảm bảo quyền lợi pháp lý của trẻ mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho các quyền lợi và nghĩa vụ khác liên quan đến công dân. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng bước trong quy trình ghi sổ khai sinh tại các cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài.

1. Đã đăng ký khai sinh ở nước ngoài thì về Việt Nam có cần đăng ký lại khai sinh không?

Theo Điều 22, Thông tư 04/2020/TT-BTP, có quy định như sau:

Khi công dân Việt Nam sinh ra ở nước ngoài và đã được đăng ký khai sinh tại cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài, nếu có nhu cầu ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh tại Việt Nam, cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ thực hiện việc ghi vào Sổ hộ tịch, cấp Trích lục Sổ hộ tịch về việc khai sinh, và cung cấp bản sao Giấy khai sinh cho người yêu cầu.

Trong trường hợp công dân Việt Nam không cư trú tại Việt Nam mà yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch việc ly hôn để thực hiện thủ tục đăng ký kết hôn mới tại cơ quan thẩm quyền của Việt Nam, việc này sẽ được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đã đăng ký kết hôn trước đó hoặc nơi đăng ký kết hôn mới.

Từ những quy định trên, nếu trẻ đã được đăng ký khai sinh ở nước ngoài, khi về Việt Nam, bạn không cần phải thực hiện việc đăng ký khai sinh lại. Thay vào đó, nếu có nhu cầu, cơ quan có thẩm quyền sẽ ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh, cấp Trích lục Sổ hộ tịch về việc khai sinh, và cung cấp bản sao Giấy khai sinh theo yêu cầu của bạn.

>> Xem thêm: Thủ tục làm lại giấy khai sinh có yếu tố nước ngoài

2. Cách thức thực hiện ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh đã được thực hiện tại nước ngoài là gì?

Theo tiểu mục 11 Mục B Phần II Phụ lục kèm theo Quyết định 2228/QĐ-BTP năm 2022, việc ghi vào Sổ hộ tịch đối với việc khai sinh đã được thực hiện tại nước ngoài được quy định như sau:

Người yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh có thể thực hiện các bước sau để hoàn tất thủ tục:

Nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận một cửa hoặc Trung tâm hành chính công của UBND cấp huyện.

Gửi hồ sơ qua bưu điện để chuyển đến cơ quan có thẩm quyền.

Nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia tại https://dichvucong.gov.vn hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh tại https://dichvucong.gov.vn.

Tùy thuộc vào lựa chọn của bạn, các phương thức trên đều có thể được sử dụng để thực hiện thủ tục ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh cho trẻ đã được đăng ký ở nước ngoài.

>> Xem thêm: Thủ tục ghi sổ việc khai sinh tại nước ngoài

3. Thủ tục ghi sổ việc khai sinh tại nước ngoài

Thủ tục ghi sổ việc khai sinh tại nước ngoài

Khi công dân Việt Nam đã thực hiện đăng ký khai sinh cho con ở nước ngoài, để hợp pháp hóa việc khai sinh tại Việt Nam, bạn cần thực hiện các bước sau để ghi vào Sổ hộ tịch và nhận Trích lục Sổ hộ tịch việc khai sinh:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ cần thiết

Trước khi nộp hồ sơ, bạn cần chuẩn bị các tài liệu sau:

Giấy khai sinh bản chính do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp.

Bản dịch tiếng Việt của Giấy khai sinh (dịch thuật công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự, nếu cần).

Giấy tờ tùy thân của cha mẹ: Chứng minh thư nhân dân hoặc căn cước công dân (bản sao có công chứng).

Hộ khẩu thường trú của cha mẹ (bản sao có công chứng).

Giấy tờ chứng minh mối quan hệ giữa cha mẹ và trẻ em (giấy kết hôn, giấy khai sinh của cha mẹ, v.v.).

Đơn yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh (mẫu đơn theo quy định của pháp luật).

Bước 2: Nộp tại cơ quan có thẩm quyền

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền sau:

Phòng Tư pháp cấp huyện nơi cha mẹ cư trú hoặc nơi bạn yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch.

Địa chỉ: Phòng Tư pháp cấp huyện tại nơi cư trú của cha mẹ hoặc nơi đăng ký khai sinh.

Bước 3: Xét duyệt hồ sơ

Cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ xem xét hồ sơ của bạn để kiểm tra tính hợp lệ của các giấy tờ và tài liệu đã nộp.

Thời gian xét duyệt: Thường từ 3-5 ngày làm việc tùy theo số lượng hồ sơ và quy định của từng địa phương.

Bước 4: Cấp trích lục sổ hộ tịch

Sau khi hồ sơ được xét duyệt và chấp thuận, cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ thực hiện các công việc sau:

Ghi vào Sổ hộ tịch: Cập nhật thông tin khai sinh của trẻ vào Sổ hộ tịch.

Cấp Trích lục Sổ hộ tịch: Cấp Trích lục Sổ hộ tịch về việc khai sinh cho bạn.

Cấp bản sao Giấy khai sinh: Cung cấp bản sao Giấy khai sinh cho người yêu cầu.

Thời gian cấp Trích lục và bản sao: Thường từ 1-2 ngày làm việc sau khi hồ sơ được chấp thuận.

Bước 5: Nhận kết quả

Sau khi hoàn tất các thủ tục, bạn sẽ nhận được:

Trích lục Sổ hộ tịch về việc khai sinh.

Bản sao Giấy khai sinh đã được ghi vào Sổ hộ tịch tại Việt Nam.

Bước 6: Cập nhật thông tin cá nhân

Cập nhật các thông tin cá nhân của trẻ trên các giấy tờ pháp lý khác theo yêu cầu của pháp luật Việt Nam.

>> Xem thêm: Thủ tục đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra ở nước ngoài

4. Hồ sơ yêu cầu ghi vào sổ hộ tịch việc khai sinh được giải quyết tại nước ngoài gồm những gì?

Khi bạn cần thực hiện việc ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh cho trẻ đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau:

Giấy khai sinh của trẻ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp: Bản chính giấy khai sinh phải được hợp pháp hóa lãnh sự nếu cần và có bản dịch tiếng Việt công chứng.

Bản dịch tiếng Việt của Giấy khai sinh bản chính: Phải được công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự (nếu cần).

Chứng minh thư nhân dân hoặc căn cước công dân của cha mẹ: Bản sao có công chứng.

Sổ hộ khẩu thường trú của cha mẹ: Bản sao có công chứng.

Giấy kết hôn của cha mẹ hoặc Giấy khai sinh của cha mẹ (nếu cần chứng minh mối quan hệ): Bản sao có công chứng.

Đơn yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh: Điền đầy đủ thông tin theo mẫu quy định của pháp luật.

Hợp pháp hóa lãnh sự của Giấy khai sinh và bản dịch: Chỉ cần khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật Việt Nam.

5. Cơ quan nào có thẩm quyền thực hiện ghi sổ hộ tịch việc khai sinh đã được thực hiện tại nước ngoài?

Cơ quan nào có thẩm quyền thực hiện ghi sổ hộ tịch việc khai sinh đã được thực hiện tại nước ngoài?

5.1. Trường hợp người khai sinh và trẻ em đang sinh sống ở nước ngoài

Đại sứ quán, Lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài: Là cơ quan có thẩm quyền thực hiện ghi sổ hộ tịch việc khai sinh đã được thực hiện tại nước ngoài cho công dân Việt Nam đang sinh sống ở nước ngoài.

Hồ sơ ghi sổ hộ tịch sẽ được gửi về Việt Nam và cập nhật vào sổ hộ tịch của gia đình.

5.2. Trường hợp người khai sinh và trẻ em đã về nước

Bộ phận một cửa/Trung tâm hành chính công của UBND cấp huyện nơi thường trú hoặc tạm trú của người khai sinh: Là cơ quan có thẩm quyền thực hiện ghi sổ hộ tịch việc khai sinh đã được thực hiện tại nước ngoài cho công dân Việt Nam đã về nước.

Người khai sinh cần nộp hồ sơ ghi sổ hộ tịch theo quy định và sau khi được giải quyết, sổ hộ tịch của gia đình sẽ được cập nhật thông tin về việc khai sinh của trẻ em.

Ngoài ra, người khai sinh cũng có thể nộp hồ sơ ghi sổ hộ tịch việc khai sinh đã được thực hiện tại nước ngoài tại: Sở Tư pháp tỉnh/thành phố nơi người có yêu cầu cư trú: Sau khi đã về nước.

6. Một số câu hỏi thường gặp

Ai có thể ghi sổ việc khai sinh tại nước ngoài?

Công dân Việt Nam đang sinh sống ở nước ngoài: Cha mẹ hoặc người giám hộ của trẻ em có thể ghi sổ việc khai sinh tại Đại sứ quán, Lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài.

Công dân Việt Nam đã về nước: Cha mẹ hoặc người giám hộ của trẻ em có thể ghi sổ việc khai sinh tại Bộ phận một cửa/Trung tâm hành chính công của UBND cấp huyện nơi thường trú hoặc tạm trú, Sở Tư pháp tỉnh/thành phố nơi cư trú.

Cần chuẩn bị những giấy tờ gì để ghi sổ việc khai sinh tại nước ngoài?

Giấy khai sinh bản gốc của trẻ em do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp.

Bản dịch tiếng Việt của Giấy khai sinh (có công chứng).

Giấy tờ tùy thân của người ghi sổ (hộ chiếu, chứng minh nhân dân/Căn cước công dân).

Giấy tờ chứng minh mối quan hệ cha, mẹ, con (Giấy hôn thú, Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn,...).

Giấy tờ khác (nếu có).