Các biểu mẫu quản lý mới cho doanh nghiệp năm 2022

Tiếp nhận và quản lý nhân viên mới hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp theo dõi, đánh giá kết quả làm việc của nhân viên một cách chính xác và đồng thời có thể giữ chân nhân sự mới ở lại cống hiến lâu dài cho công ty. Và để đảm bảo quy trình quản lý được triển khai đầy đủ và xuyên suốt, bộ phận hành chính trong doanh nghiệp cần phải chú trọng vào việc xây dựng một biểu mẫu quản lý nhân sự mới đạt chuẩn và chuyên nghiệp.

1. Quản lý doanh nghiệp là gì 

Quản lý doanh nghiệp hay quản lý bất cứ cơ quan tổ chức nào cũng là một quá trình phức tạp và quan trọng ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của tổ chức đó.

Có thể hiểu đơn giản Quản lý doanh nghiệp là quá trình làm việc cùng với và thông qua các cá nhân, các nhóm và các nguồn lực khác (thiết bị, vốn, công nghệ) để đạt được những mục tiêu của doanh nghiệp đó. Quản lý doanh nghiệp được thử thách và đánh giá qua việc đạt được các mục tiêu thông qua sự tổ chức và thực hiện các kỹ năng khác nhau.

Quản lý doanh nghiệp – đó là dùng mọi biện pháp để hoạch định, tổ chức – triển khai, kiểm tra – giám sát và điều chỉnh mọi hoạt động của công ty, sử dụng tất cả các nguồn lực hiện có để đạt được những mục tiêu của doanh nghiệp trong từng giai đoạn nhất định. Đó có thể là mục tiêu tăng trưởng, đó có thể là mục tiêu lợi nhuận, đó có thể là mục tiêu thương hiệu…

2. Nội dung cần có trong biểu mẫu quản lý nhân sự mới

Quản lý và theo dõi nhân sự mới là một trong những nhiệm vụ chính mà phòng hành chính nhân sự phải đảm nhiệm và lên kế hoạch triển khai chi tiết. Một trong số những phần công việc phải làm để quản lý hiệu quả đó là thiết lập một biểu mẫu quản lý nhân sự đầy đủ, chi tiết để có thể cập nhật thông tin nhân sự nhanh chóng, thuận tiện cho việc quản lý và theo dõi nhân sự trong quá trình làm việc tại công ty.

3. Xây dựng biểu mẫu quản lý nhân sự 

Bộ phận nhân sự có thể tham khảo việc xây dựng biểu mẫu quản lý nhân sự bằng file excel với đầy đủ các trường nội dung như sau:

1. Mã nhân viên hoặc mã chấm công: mỗi nhân viên trong công ty đều sở hữu một mã số riêng không trùng lặp với nhau. Khi nhân viên đó nghỉ việc thì mã số này vẫn được giữ nguyên để lưu trữ thông tin và không gắn lại cho nhân viên khác.
2. Họ và tên
3. Email cá nhân
4. Email công việc: địa chỉ email để sử dụng làm việc và trao đổi với khách hàng. Những email này thường là do doanh nghiệp cung cấp cho nhân sự mới khi vào làm việc và có một công thức thiết lập địa chỉ email chung.
5. Số điện thoại liên hệ
6. Ngày sinh
7. Giới tính
8. Chức danh
9. Bộ phận
10. Cấp bậc: quản lý, nhân viên, giám đốc, …
11. Vị trí công việc
12. Lương offer
13. Lương cơ bản
14. Ngày bắt đầu làm việc/ Ngày ký hợp đồng thử việc
15. Hình thức làm việc: full time, part-time, thời vụ,…
16. Cơ sở làm việc
17. Địa chỉ sinh sống
18. Địa chỉ thường trú
19. Số Chứng minh thư nhân dân (ngày cấp, nơi cấp)
20. Trình độ học vấn, thông tin liên quan đến bằng cấp, chuyên ngành học,…
21. Giấy tờ cần thiết: sơ yếu lý lịch, giấy khai sinh, bản sao sổ hộ khẩu, bằng tốt nghiệp, giấy khám sức khỏe,…
22. Hợp đồng thử việc
23. Chế độ lương thưởng và phụ cấp: hình thức thanh toán lương, số tài khoản ngân hàng, mã số thuế, số sổ bảo hiểm, …

4. Hệ thống các biểu mẫu quản lý nhân sự cần có trong doanh nghiệp

Bên cạnh biểu mẫu quản lý dành cho nhân sự mới, bộ phận nhân sự cũng có thể áp dụng những nội dung trên cho những biểu mẫu quản lý nhân viên trong công ty nhưng các trường thông tin cần bổ sung đầy đủ và tổng quát hơn. Dưới đây là 5 biểu mẫu quản lý nhân sự bằng file excel mà doanh nghiệp nào cũng cần phải sở hữu:

1. Biểu mẫu quản lý danh sách nhân sự tổng quan: cung cấp tổng quan thông tin nhân sự đang ký hợp đồng làm việc với công ty.
2. Biểu mẫu quản lý hồ sơ cá nhân: tổng hợp và theo dõi chi tiết các thông tin về học vấn, kinh nghiệm làm việc, lương thưởng, giấy tờ hồ sơ theo quy định.
3. Biểu mẫu quản lý hợp đồng: đây là file excel để bộ phận nhân sự có thể quản lý thông tin hợp đồng lao động, thử việc, thực tập của nhân viên. Biểu mẫu lưu trữ này được xây dựng với các thông tin cơ bản, tuy nhiên lại chứa khối lượng dữ liệu lớn và yêu cầu sự chính xác cao.
4. Biểu mẫu theo dõi biến động tiền lương của nhân sự: đây là file tổng hợp các thông tin liên quan đến chế độ tiền lương của nhân viên: tăng lương, giảm lương, thay đổi vị trí công việc, chuyển công tác,…
5. Biểu mẫu quản lý nhân sự nghỉ việc: biểu mẫu này được xây dựng tương tự theo các trường thông tin trong biểu mẫu quản lý nhân sự mới. Trong biểu mẫu này, doanh nghiệp cần quan tâm đến các yếu tố sẽ bị hủy hiệu lực khi nhân viên nghỉ và các hồ sơ liên quan đến thủ tục chấm dứt hợp đồng.