Quy đinh điều chỉnh hóa đơn theo thông tư 78/2021/TT-BTC

Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật (theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC). Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng. Vậy điều chỉnh hóa đơn theo thông tư 78/2021/TT-BTC như thế nào? Hãy cùng ACC tìm hiểu bài viết dưới đây.

Các trường hợp phải lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Trước đây theo quy định tại Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC (đã hết hiệu lực kể từ ngày 01/7/2022); tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) đều có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn.

Tuy nhiên, đến Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã thay đổi các quy định về việc lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Cụ thể, căn cứ quy định tại Điều 20 và Điều 29; Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn phải được lập trong các trường hợp sau:

Một là, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (theo Mẫu số BC26/HĐG) và Bảng kê sử dụng hóa đơn trong kỳ. Riêng đối với trường hợp:

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ (sau đây gọi tắt là người bán) chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác địa bàn cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp: Bảng kê dùng theo Mẫu BK02/CĐĐ-HĐG

- Người bán chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu; giao, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước: Bảng kê dùng theo Mẫu BK02/QT-HĐG

(Các mẫu văn bản này được quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

Hai là, trong trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố, trong thời gian chưa khắc phục được sự cố của cơ quan thuế thì cơ quan thuế có giải pháp bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng. Tổ chức, cá nhân sử dụng sẽ phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế (theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

>> Như vậy, trong trường hợp người bán xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC (không thuộc trường hợp mua hóa đơn của cơ quan thuế) thì không cần phải lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Ngoài ra, người bán cần lưu ý:

- Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn thì người bán nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (= 0), không cần gửi bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ.

- Trường hợp kỳ trước đã sử dụng hết hóa đơn, đã báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn kỳ trước với số tồn bằng không (0), trong kỳ không mua hóa đơn, không sử dụng hóa đơn thì người bán không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và Bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ phải được nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo quý.

- Thời hạn nộp: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo của quý phát sinh việc sử dụng hóa đơn.

Ví dụ: Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và Bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ của quý II/2022 thì thời hạn nộp chậm nhất là vào ngày 31/7/2022.

Riêng đối với một số trường hợp dưới đây, thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được quy định như sau:

- Doanh nghiệp nhà nước khi chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu; giao, bán, khoán, cho thuê thì thời hạn nộp báo cáo cùng lúc với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế, tức là chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính.

- Trường hợp người bán chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác địa bàn cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ với cơ quan thuế nơi chuyển đi.

- Trường hợp sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế đặt in do hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố: Sau khi hệ thống được khắc phục, cơ quan thuế thông báo để các tổ chức, cá nhân tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Lúc này, tổ chức, cá nhân sẽ phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn chậm nhất là 02 ngày làm việc kể từ thời hạn ghi trên thông báo của cơ quan thuế.

Khi nào cần điều chỉnh giảm hóa đơn đầu ra?

Khi xuất hóa đơn điện tử đầu ra, vì một số lý do nên người bán cần phải điều chỉnh hóa đơn đầu ra, các trường hợp đó bao gồm:

Giảm giá hàng bán

Sau khi lập hóa đơn điện tử và hạch toán doanh thu, doanh nghiệp phát hiện hàng bị lỗi, chất lượng không đảm bảo và quyết định giảm giá cho khách hàng. Trường hợp này, người bán cần phát hành hóa đơn điều chỉnh giảm cho hóa đơn điện tử đầu ra ban đầu.

Chiết khấu thương mại

Nếu số tiền chiết khấu cuối cùng khi kết thúc chương trình bán hàng lớn hơn các khoản đã giảm trước đó cho khách hàng thì người bán được lập hóa đơn điều chỉnh giảm.

Khi hóa đơn sai sót

Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là một trong những cách xử lý trong trường hợp hóa đơn đầu ra bị sai sót. Cụ thể, theo Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC, nếu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua và phát hiện ra hóa đơn có sai sót một trong các nội dung: mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế, quy cách, chất lượng hàng hóa gì trên hóa đơn thì có thể lựa chọn một trong hai hình thức xử lý như sau:

• Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập bị sai sót.
• Lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót.

Quy đinh điều chỉnh hóa đơn theo thông tư 78/2021/TT-BTC

Căn cứ theo Điểm e, Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC:
“e) Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.”
Khi lập hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm, kế toán cần lưu ý:

• Hóa đơn điều chỉnh giảm được ghi dấu âm (-).
• Trường hợp hóa đơn bị sai tên công ty, địa chỉ nhưng mã số thuế vẫn đúng thì chỉ cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, không cần lập hóa đơn điều chỉnh.

Lưu ý: trường hợp hóa đơn cũ lập theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, người bán không xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm, mà lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử cũ (Căn cứ theo Khoản 6, Điều 12, Thông tư 78/2021/NĐ-CP).

Trên đây, ACC đã giúp bạn tìm hiểu về Quy đinh điều chỉnh hóa đơn theo thông tư 78/2021/TT-BTC. Trong quá trình tìm hiểu, nếu có câu hỏi thắc mắc xin vui lòng liên hệ website của Công ty Luật ACC để được giải đáp nhé.