Điều 7 thông tư 78/2021/TT-BTC

Hóa đơn điện tử là giải pháp chuyển đổi số nhận được nhiều sự quan tâm của các doanh nghiệp trong thời gian gần đây. Doanh nghiệp đã nắm vững các quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC?

1. Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài Chính

Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài Chính ban hành ngày 17/09/2021 quy định về việc thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/06/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của CP quy định về hóa đơn và chứng từ.

Có thể nói, Thông tư 78/2021/TT-BTC là văn bản quy phạm pháp luật mới nhất và cụ thể nhất ban hành các quy định về hóa đơn điện tử từ trước đến nay. Căn cứ Khoản 1, Điều 11 của thông tư này, hiệu lực thi hành có hiệu lực chính thức từ ngày 01/07/2022.
Thông tư khuyến khích các cá nhân, tổ chức, cơ quan có đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng các quy định về chứng từ, HĐĐT theo hướng dẫn của Thông tư này và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Từ ngày 01/07/2022, tất cả các tổ chức và cá nhân kinh doanh bắt buộc áp dụng HĐĐT. Việc phủ sóng HĐĐT đã được triển khai theo 2 giai đoạn:
Giai đoạn 1 (từ tháng 11/2021 - 3/2022): Tại 6 tỉnh và thành phố: Hồ Chí Minh, Hà Nội, Phú Thọ, Bình Định, Hải Phòng, Quảng Ninh.
Giai đoạn 2 (từ tháng 04/2022 đến 07/2022): Tại 57 tỉnh và các thành phố còn lại.

2. Những điểm đáng chú ý của Thông tư 78/2021/TT-BTC về HĐĐT

2.1. Được ủy nhiệm lập HĐĐT

Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác có thể ủy nhiệm cho bên thứ ba lập HĐĐT với các hoạt động bán hàng hoá, dịch vụ.

HĐĐT ủy nhiệm phải thể hiện các nội dung về tên, địa chỉ, MST bên ủy nhiệm và tên, địa chỉ, mã số thuế bên nhận ủy nhiệm theo đúng thực tế phát sinh. Việc ủy nhiệm được lập bằng văn bản hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa hai bên và bao gồm các thông tin sau đây:

+ Thông tin về bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm (tên, địa chỉ, MST, chứng thư số).

+ Thông tin về HĐĐT ủy nhiệm (hóa đơn, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn).

+ Mục đích ủy nhiệm.

+ Thời hạn ủy nhiệm.

+ Phương thức thanh toán hoá đơn ủy nhiệm.

Việc ủy nhiệm được xác định là thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT. Vì thế, theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2000/NĐ-CP, bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải thông báo cho cơ quan thuế.

2.2. Giải thích ký hiệu mẫu số HĐĐT, ký hiệu HĐĐT

Căn cứ quy định tại Khoản 1, Điều 4, Thông tư 78/2021/TT-BTC thì:

- Ký hiệu mẫu số HĐĐT được quy định là ký tự có một chữ số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6:

• Số 1: HĐĐT giá trị gia tăng.
• Số 2: HĐĐT bán hàng.
• Số 3: HĐĐT bán tài sản công.
• Số 4: Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia.
• Số 5: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của HĐĐT.
• Số 6: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

- Ký hiệu HĐĐT được quy định là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số phản ánh thông tin về loại HĐĐT có mã của cơ quan thuế hoặc HĐĐT không mã, năm lập hóa đơn, loại HĐĐT được sử dụng. Theo đó:

• Ký tự đầu tiên (01) (C hoặc K): C thể hiện HĐĐT có mã của cơ quan thuế. K thể hiện HĐĐT không có mã.
• Hai ký tự tiếp theo (02) (2 chữ số Ả rập): Thể hiện năm lập HĐĐT.
• Một ký tự tiếp theo (1 chữ cái): T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại HĐĐT được sử dụng.
• Hai ký tự cuối cùng (chữ viết): Theo nhu cầu quản lý người bán hàng tự quyết.

2.3. Thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ ngân hàng

Nghị định 119/2018 và Thông tư 68/2019 chưa có quy định riêng về thời điểm lập HĐĐT đối với dịch vụ ngân hàng.

Ngày lập hóa đơn khi cung cấp dịch vụ ngân hàng được thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê/chứng từ có xác nhận của hai bên. Thời hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động cung cấp dịch vụ.

Nếu cung cấp dịch vụ ngân hàng với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát dữ liệu giữa ngân hàng và các bên thứ ba có liên quan. Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành đối soát dữ liệu giữa các bên (chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh).

2.4. Xử lý HĐĐT đã gửi cơ quan thuế có sai sót

HĐĐT đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc HĐĐT có sai sót được xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế. Người bán có thể thông báo đến cơ quan thuế việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc cho nhiều HĐĐT có sai sót bất cứ lúc nào nhưng không quá ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh HĐĐT điều chỉnh.

Nếu HĐĐT đã lập có sai sót và đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì người bán thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

Nếu thiếu dữ liệu HĐĐT tại bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT đã gửi cơ quan thuế thì cần gửi bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT bổ sung.

Nếu bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT đã gửi cơ quan thuế có sai sót thì gửi gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.

Nếu người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì thực hiện hủy HĐĐT đã lập và thông báo về việc hủy hóa đơn với cơ quan thuế

HĐĐT được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót  thì chỉ cần thực hiện điều chỉnh.

2.5. Danh sách 14 văn bản pháp luật và chứng từ về hóa đơn hết hiệu lực từ 01/07/2022

3. Điều 7 thông tư 78/2021/TT-BTC

Điều 7. Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp
1. Đối với hóa đơn điện tử:

a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;

b) Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ;

c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;

d) Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP , người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, trong đó ghi rõ căn cứ kiểm tra là thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế (bao gồm thông tin số và ngày thông báo);

đ) Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế;

e) Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

2. Đối với bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử:

a) Sau thời hạn chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, trường hợp thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử tại bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung;

b) Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót thì người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp;

c) Việc điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì phải điền đủ các thông tin: ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn vào cột 14 “thông tin hóa đơn liên quan” tại Mẫu 01/TH-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (trừ trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đầy đủ các thông tin ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn theo quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP).

3. Việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan các hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy) thực hiện theo quy định của pháp luật quản lý thuế.