Trong bối cảnh hệ thống thuế thu nhập cá nhân ngày càng phức tạp, việc đăng ký và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN trở nên vô cùng quan trọng để cá nhân và doanh nghiệp có thể tối ưu hóa lợi ích thuế của mình. Để giúp quý độc giả hiểu rõ hơn về quy trình này, chúng tôi xin giới thiệu hướng dẫn chi tiết về cách đăng ký và áp dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN, từ những bước cơ bản đến những điều cần lưu ý để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối đa hóa quyền lợi thuế.
Hướng dẫn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN
I. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN chỉ được sử dụng dưới dạng chứng từ điện tử?
Theo quy định tại khoản 5 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC có nêu như sau:
Xử lý chuyển tiếp
...
5. Việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tiếp tục thực hiện theo Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn về việc phát hành, sử dụng, quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tự in trên máy tính (và văn bản sửa đổi, bổ sung) và Quyết định số 102/2008/QĐ-BTC ngày 12/11/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành mẫu chứng từ thu thuế thu nhập cá nhân đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2022. Trường hợp các tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin được áp dụng hình thức chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP trước ngày 01 tháng 7 năm 2022 và thực hiện các thủ tục theo hướng dẫn tại Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính.
Như vậy kể từ ngày 1/7/2022, mọi doanh nghiệp, tổ chức cá nhân phải chuyển sang sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN
Liên quan đến định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thì tại Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định như sau:
Loại chứng từ
1. Chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế bao gồm:
a) Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân;
...
Và theo Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ có ghi nhận nội dung như sau:
- Định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân:
Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP theo hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Chứng từ điện tử, biên lai điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.
II. Hướng dẫn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Tại trang chủ, chọn Tạo mẫu để vào danh sách quản lý mẫu hóa đơn, chứng từ
.png)
Để tạo mẫu chứng từ, anh chị thực hiện như sau:
+ Bước 1: Tại danh sách mẫu hóa đơn, nhấn Tạo mẫu -> chọn Loại hóa đơn là "Chứng từ khấu trừ thuế TNCN".
.png)
+ Bước 2: Thiết lập các thông tin trên mẫu chứng từ
Mẫu số, ký hiệu: Mẫu số ký hiệu được đặt theo quy định tại Thông tư 37/2010/TT-BTC. Anh chị nhập 2 ký tự đầu tiên của ký hiệu theo nhu cầu quản lý (định dạng chữ).
.png)
Thiết lập ảnh nền, định dạng chữ, màu chữ thực hiện giống như khi thiết lập mẫu hóa đơn.
+ Bước 3: Lưu thiết lập bằng cách chọn “Ghi”.
Sau khi tạo mẫu thành công, anh chị có thể thực hiện lập - xuất chứng từ trên hệ thống.
2.2. Danh sách quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Tại thanh menu dọc, chọn Quản lý hóa đơn => chọn Chứng từ khấu trừ thuế TNCN để vào danh sách quản lý.
.png)
Các chức năng Xem, sửa, xóa, nhân bản, tải, gửi chứng từ thực hiện tương tự như hóa đơn
2.3. Lập chứng từ
+ Bước 1: Tại danh sách quản lý chứng từ, chọn Lập chứng từ.
+ Bước 2: Điền nội dung chứng từ cần lập.
Tại phần “THÔNG TIN NGƯỜI NỘP THUẾ”
- Họ và tên (Bắt buộc): Ghi đầy đủ theo Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Đối với cá nhân là tên ghi trên tờ đăng ký mã số thuế hoặc CMND.
- Quốc tịch (Bắt buộc): Ghi thông tin quốc tịch của cá nhân.
- Địa chỉ: Ghi theo đúng địa chỉ thường trú như đã đăng ký với cơ quan thuế.
- Số điện thoại: Ghi đầy đủ điện thoại của cá nhân.
- Gmail: Ghi đầy đủ địa chỉ email của cá nhân.
- Mã số thuế: Ghi đầy đủ mã số thuế của người nộp thuế như trên Thông báo mã số thuế do cơ quan thuế cấp.
- Cá nhân cư trú: Tích chọn "Có" với trường hợp là cá nhân cư trú, tích chọn "Không" với trường hợp không phải cá nhân cư trú
Trường hợp người nộp thuế không có mã số thuế, vui lòng điền các thông tin sau đây:
- Số CMND/CCCD/HC: Số CMND/CCCD trong trường hợp mang quốc tịch Việt Nam. Số hộ chiếu trong trường hợp không mang quốc tịch Việt Nam.
- Nơi cấp: Tỉnh/thành phố đối với số CMND/CCCD, quốc gia đối với hộ chiếu
- Ngày cấp: Ghi ngày được cấp trên CMND/CCCD hoặc hộ chiếu
Tại phần “THÔNG TIN THUẾ TNCN KHẤU TRỪ”
[1] Khoản thu nhập: ghi rõ loại thu nhập cá nhân nhận được như: thu nhập từ tiền lương, tiền công, từ kinh doanh, từ đầu tư vốn…
[2] Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc: Số tiền đóng BHXH hoặc các khoản bảo hiểm bắt buộc mà đơn vị nộp cho nhân viên
[3] Thời điểm trả TN: Tháng/Năm (bắt buộc): Là khoảng thời gian chi trả thu nhập cho nhân viên tính trong năm dương lịch
Ví dụ: Từ tháng 1 đến tháng 12 năm 2022 anh/chị ghi: Tháng: 1-12 / Năm: 2022
[4] Tổng TN chịu thuế phải khấu trừ: Là tổng thu nhập đơn vị đã trả cho cá nhân chưa có các khoản đóng góp hay giảm trừ gia cảnh
Thu nhập chịu thuế = Tổng Thu nhập - các khoản được miễn thuế
[5] Tổng TN tính thuế: Là tổng thu nhập tính thuế của cá nhân sau khi đã trừ đi các khoản giảm trừ như giảm trừ gia cảnh, giảm trừ phụ thuộc.
[6] Số thuế TNCN đã khấu trừ: Số tiền thuế mà đơn vị đã khấu trừ của người nộp thuế
[7] Tổng TN chịu thuế đã phải trừ
[8] = [7] - [6] Số TNCN còn được nhận
Lưu ý:
- Các thông tin đánh dấu * là thông tin bắt buộc nhập.
- Bắt buộc nhập 1 trong 2 thông tin Mã số thuế, Số CMND/CCCD/HC.
- Trên phần mềm chỉ tiêu [4] để mặc định bằng chỉ tiêu [7]. Nếu thực tế đơn vị trả thu nhập cho NLĐ nhiều hơn hoặc ít hơn thực tế thì đơn vị có thể tự sửa điền đúng giá trị thực tế.
+ Bước 3: Nhấn Xuất chứng từ để thực hiện ký - xuất chứng từ
Chứng từ xuất thành công có thêm số chứng từ và chữ ký của đơn vị
.png)
2.4. Xử lý chứng từ
Với chứng từ đã xuất có sai sót, anh/chị thực hiện hủy chứng từ theo hướng dẫn dưới đây:
- Hủy chứng từ:
Tại thanh menu dọc, chọn Quản lý hóa đơn => chọn Xử lý chứng từ để vào danh sách thực hiện xử lý.
+ Bước 1: Chọn chứng từ cần hủy -> Nhấn Hủy chứng từ:
.png)
+ Bước 2: Điền đầy đủ thông tin trên form => nhấn Ghi:
Chứng từ đã hủy thành công sẽ có vết hủy “Chứng từ xóa bỏ” khi xem.
III. Công ty luật ACC giải đáp các câu hỏi thường gặp
Câu hỏi 1: Làm thế nào để đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN?
Trả lời 1: Bạn có thể đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN bằng cách truy cập trang web của Cơ quan Thuế hoặc qua các phương tiện đăng ký trực tuyến được cung cấp bởi hệ thống quản lý thuế.
Câu hỏi 2: Cần những thông tin gì khi đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN?
Trả lời 2: Khi đăng ký, bạn cần cung cấp thông tin cá nhân, thông tin doanh nghiệp (nếu áp dụng), và các giấy tờ liên quan như chứng minh nhân dân, giấy phép kinh doanh, hóa đơn thuế, để xác nhận và kiểm tra thông tin của bạn.
Câu hỏi 3: Làm thế nào để theo dõi trạng thái đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN?
Trả lời 3: Bạn có thể theo dõi trạng thái đăng ký bằng cách đăng nhập vào hệ thống quản lý thuế trực tuyến và kiểm tra mục "Trạng thái đăng ký" hoặc liên hệ trực tiếp với Cơ quan Thuế để biết thông tin cập nhật về quá trình xử lý đăng ký của bạn.
Nội dung bài viết:
Bình luận