Việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 78/2021/TT-BTC là quy định bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật. Chính vì vậy, vấn đề đề đăng kí hóa đơn rất được các bạn đọc quan tâm đến. Bài viết hôm nay sẽ Hướng dẫn cho các bạn Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Mời các bạn cùng đọc bài viết sau đây.
1.Đăng ký chuyển đổi hoá đơn điện tử
Căn cứ quy định tại Điều 15 - Đăng ký, chuyển đổi hóa đơn điện tử của Thông tư 78/2021/TT-BTC thì doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chuyển đổi.Doanh nghiệp nào muốn sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế không phải trả tiền dịch vụ thì có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế không phải trả tiền dịch vụ.
Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký chuyển đổi hóa đơn điện tử qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đối với trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký chuyển đổi hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
2. Hướng dẫn quy trình, thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
Bước 1: Từ tháng 11/2021, cơ quan Thuế sẽ gửi Thông báo đến từng doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh để Thông báo về thời điểm thực hiện chuyển đổi và các đơn vị phải có có trách nhiệm chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử quy định tại Thông tư số 78/2021/TT-BTC theo lộ trình thông báo của cơ quan thuế hoặc người nộp thuế có thể chủ động nộp tờ khai đăng ký sử dụng.
Bước 2: Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 78 Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) thông qua Tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế - Hệ thống hóa đơn điện tử. Việc nộp tờ khai sẽ được thực hiện trực tuyến, NNT không cần nộp bản giấy trực tiếp cho Cơ quan thuế.
Bước 3: Ngay sau khi doanh nghiệp gửi tờ khai đăng ký, Cơ quan Thuế sẽ có phản hồi bằng Thông báo Mẫu số 01/TB-TNĐT là tiếp nhận hoặc không tiếp nhận.
Trong thời gian 01 ngày làm việc kế từ ngày nhận tờ khai đăng ký, cơ quan thuế sẽ phản hồi theo mẫu Thông báo 01/TB-ĐKTĐ là chấp nhận hay không chấp nhận. Cơ quan Thuế sẽ gừi thông báo đến email theo địa chỉ email đã đăng ký trên Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Vì vậy người nộp thuế cần rà soát kỹ địa chỉ email để nhận được các thông tin của Cơ quan Thuế.
Bước 4: Kể từ thời điểm Cơ quan Thuế chấp nhận tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh được sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định Nghị định số 123/2020/NĐ- CP, Thông tư số 78/2021/TT-BTC và phải ngừng sử dụng hoá đơn theo quy định cũ (Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn).
3.Một số câu hỏi liên quan thường gặp?
-Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
-Nguyên tắc chung cho việc sử dụng hóa đơn điện tử?
Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là HĐĐT. HĐĐT có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
- Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong HĐĐT từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là HĐĐT.
- Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị HĐĐT.
- Thông tin chứa trong HĐĐT có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
-Mã xác thực của hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử có mã xác thực à được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.Theo cơ quan Thuế, có 2 loại hoá đơn điện tử được lưu hành đồng thời là: HĐĐT (theo thông tư số 32/2011/TT-BTC) và HĐĐTcó mã xác thực (theo quyết định số 1209/2015/QĐ-BTC). Các doanh nghiệp cần phải tìm hiểu về hóa đơn điện tử có mã xác thực là gì, đối tượng áp dụng, điều kiện để doanh nghiệp sử dụng,…Đối với HĐĐT có mã xác thực, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại HĐĐT này.
-Hóa đơn điện tử gồm bao nhiều loại ?
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại:
-Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng;hóa đơn bán hàng;hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm...
-Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng...
-Điều kiện để một tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử là gì?
a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng
b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ HĐĐT
c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng HĐĐT theo quy định
d) Có chữ ký số điện tử theo quy định của pháp luật
đ) Có phần mềm bán hàng hoá, phần mềm quản lý khách hàng và dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của HĐĐT bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của HĐĐT ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Nội dung bài viết:
Bình luận