Thủ tục đăng ký chữ ký mẫu tại phòng công chứng

Chữ ký là một biểu tượng viết tay của con người. Nó có thể là tên, biệt danh hay một ký hiệu bất kỳ để thể hiện dấu ấn của một người.Chữ ký thường thấy trên các tài liệu, hợp đồng, văn bản pháp lý, v.v. với ý nghĩa minh chứng cho sự hiện diện của người đó.Bài viết hôm nay sẽ giới thiệu các bạn về Thủ tục đăng ký chữ ký mẫu tại phòng công chứng. Mời các bạn đọc bài viết sau đây của chúng tôi để biết thêm thông tin nhé. 

1.Hồ sơ đề nghị đăng ký mẫu chữ ký gồm:

– Văn bản đề nghị đăng ký mẫu chữ ký của tổ chức đăng ký mẫu chữ ký trong đó có mẫu chữ ký của người đăng ký kèm theo, chữ ký của người đăng ký phải ký trực tiếp, không được phô tô và không được sử dụng chữ ký đóng dấu lại (bản chính).

– Chứng minh nhân dân của người đăng ký mẫu chữ ký (bản sao có chứng thực).

– Quyết định bổ nhiệm của người đăng ký mẫu chữ ký (bản sao có chứng thực).

– Văn bản uỷ quyền của người có thẩm quyền cho người đăng ký mẫu chữ ký trong văn bản ủy quyền phải xác định rõ nội dung, thời hạn, phạm vi uỷ quyền….. (bản sao có chứng thực).

– Giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép thành lập (bản sao có chứng thực).

– Giấy chứng nhận mẫu dấu do công an cấp (bản sao có chứng thực).

Lưu ý:

– Người đăng ký mẫu chữ ký hoặc nhân viên của tổ chức đề nghị đăng ký mẫu chữ ký (kèm theo giấy giới thiệu) có thể trực tiếp mang hồ sơ đề nghị đăng ký mẫu chữ ký đến Phòng Công chứng số 1 Tp.HCM để đăng ký mẫu chữ ký hoặc gửi hồ sơ đề nghị đăng ký mẫu chữ ký qua đường bưu điện về Phòng công chứng số 1 Tp.Hồ Chí Minh để đăng ký mẫu chữ ký.

– Đối với các tổ chức đề nghị đăng ký mẫu chữ ký tại Tp. Hồ Chí Minh thì có thể yêu cầu Phòng Công chứng 1 Tp.HCM cử cán bộ của Phòng đến tại trụ sở của tổ chức đề nghị đăng ký mẫu chữ ký để hướng dẫn hồ sơ cũng như thực hiện việc đăng ký mẫu chữ ký.

2. Quy định về ký nháy, ký tắt trong văn bản

Trên văn bản, chứng từ bạn thường gặp các  mẫu chữ ký nháy, ký tắt được ban hành bởi cơ quan, doanh nghiệp  vậy  thuật ngữ “ký tắt” hoặc “ký nháy” có ý nghĩa và tác dụng gì.

Bạn cần hiểu cách ký nháy, ký tắt thể hiện trách nhiệm  của  cán bộ, nhân viên có nhiệm vụ giúp cho thủ trưởng đơn vị  có thẩm quyền ký  do thực tế cán bộ, thủ trường đơn vị nhiều khi không có thời gian tìm hiểu chi tiết về nội dung vă bản trước khi ký chính thức.

+ Ký nháy là gì ?

Ký nháy là chữ ký được ký cuối trong dòng văn bản, nhiều loại chữ ký được ký cuối ở nội dung văn bản hoặc cuối mỗi trang văn bản . Nhiều  loại văn bản hành chính bạn sẽ gặp chữ ký nháy thể hiện trong ” Nơi nhận” ở phần ghi đơn vị nhân văn bản.

Khi ký nháy bạn sẽ ký không đầy đủ chữ ký như khi ký chính thức. chỉ ký tên, kích thước nhỏ hơn chữ ký bình thường. Một số yê u cầu khi ký nháy bạn cần biết:

+ Các loại chữ ký nháy: 

Loại thứ nhất: Chữ ký nháy nằm phía dưới từng trang văn bản

Mục đích loại chữ ký nháy cuối trang này để  xác nhận tính liền mạch của văn bản.  Người chịu trách  nhiệm ký nháy sẽ ký phía cuối các trang văn bản do mình soạn thảo, kiểm tra về nội dung, ngữ pháp, tinh hợp lý, khi ký nháy như vậy sẽ  công dụng tương tự như việc đóng dấu giáp lai. Múc đích ký nháy để xác định văn bản cuối cùng được  xét duyệt khi được ký nháy tránh trường hợp soạn thảo thêm, chỉnh sửa nội dung văn bản.

Loại thứ hai: Ký chốt nội dung ở dòng nội dung cuối cùng của văn bản

Người trực tiếp soạn thảo văn bản sẽ ký  chữ ký này ở cuối trang văn bản để xác nhận nội dung soạn thảo, và quy trách nhiệm cho người ký nháy nếu có sai xót về nội dung, ngữ pháp/.

Loại thứ ba: chữ ký nháy tại phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận

Chữ ký nháy ở phần chức danh người có thẩm quyền là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản, soát lỗi chính tả hoặc kiểm tra lại nội dung trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức.

3. Ký chính thức trong văn bản

Là chữ ký cuối trang văn bản có giá trị xác nhận lại toàn bộ nội dung trên vă n bản. Chỉ có người có thẩm quyền mới có trách  nhiệm ký chính thức.

Chữ ký này được ký phía dưới dòng chữ ghi chữ ký chức danh, người ký: Thủ trưởng đơn vị ký, giám đốc , người soạn thảo ký, trưởng phòng ….Chữ ký chính thức được ghi cụ thể họ và tên người ký, nếu có đóng dấu thì được đóng dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Thực tế, chữ ký chính thức có thể đóng dấu chức danh, tổ chức hoặc không cần đóng dấu phụ thuộc vào từng loại hình văn bản và quy định trong cơ quan ban hàn văn bản đó.