Mô tả công việc của kế toán bán hàng và công nợ

Kế toán bán hàng và công nợ là một vị trí quan trọng trong doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn. Họ đảm nhiệm vai trò cầu nối giữa bộ phận kinh doanh và bộ phận kế toán, chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý và xử lý các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng và công nợ của doanh nghiệp. Qua bài viết dưới đây, Công ty Luật ACC cung cấp thông tin về công việc của kế toán bán hàng và công nợ. 

Mô tả công việc của kế toán bán hàng và công nợ

1. Kế toán bán hàng và công nợ là gì?

Kế toán bán hàng và công nợ là một lĩnh vực kế toán chuyên biệt, tập trung vào việc quản lý các hoạt động bán hàng, theo dõi doanh thu, công nợ phát sinh từ quá trình bán hàng và các chi phí liên quan.

Kế toán bán hàng bao gồm các nhiệm vụ như ghi nhận các hóa đơn bán hàng, kiểm tra tính chính xác của hóa đơn. Tính toán các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng như chi phí vận chuyển, chiết khấu...

Kế toán công nợ có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ phải thu của khách hàng, gửi thông báo nhắc nợ, xử lý các vấn đề liên quan đến công nợ. Thực hiện các hoạt động thu hồi nợ khi đến hạn thanh toán.

2. Công việc của kế toán bán hàng và công nợ

Kế toán bán hàng và công nợ bao gồm các công việc như sau:

• Quản lý doanh thu: Ghi nhận đầy đủ và chính xác các hóa đơn bán hàng, kiểm tra thông tin trên hóa đơn. Tính toán tổng doanh thu, doanh thu theo từng sản phẩm, từng khách hàng. Phân bổ doanh thu vào các tài khoản kế toán phù hợp.

• Quản lý công nợ: Theo dõi các khoản công nợ phải thu của khách hàng, gửi thông báo nhắc nợ khi đến hạn. Đối chiếu số liệu công nợ trên sổ sách với các chứng từ gốc. 

Thực hiện các hoạt động thu hồi nợ, đàm phán với khách hàng để thu hồi công nợ. Phân tích các khoản nợ khó thu, đề xuất các giải pháp xử lý.

• Quản lý chi phí bán hàng: Tính toán các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng như chi phí vận chuyển, chiết khấu, quảng cáo…… Phân bổ chi phí bán hàng vào các sản phẩm, dịch vụ.

• Lập báo cáo về doanh thu hàng ngày, hàng tháng, hàng quý. Lập báo cáo về tình hình công nợ phải thu, nợ quá hạn. Lập báo cáo về chi phí bán hàng để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh.

• Hỗ trợ các bộ phận khác: Cung cấp thông tin về tình hình doanh số, công nợ để bộ phận kinh doanh điều chỉnh kế hoạch bán hàng. Đối chiếu số liệu xuất kho với hóa đơn bán hàng. Cung cấp dữ liệu để lập báo cáo tài chính.

Công việc của kế toán bán hàng và công nợ có ý nghĩa quan trọng như sau: 

• Đảm bảo tính chính xác của số liệu: Các số liệu về doanh thu, công nợ phải chính xác để phục vụ cho việc ra quyết định của doanh nghiệp.
• Kiểm soát dòng tiền: Theo dõi chặt chẽ công nợ để đảm bảo dòng tiền ổn định.
• Cải thiện hiệu quả kinh doanh: Cung cấp thông tin hữu ích để doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu quả kinh doanh.

>>> Xem thêm về Chức năng và nhiệm vụ của kế toán bán hàng qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

3. Kiến thức chuyên môn của kế toán bán hàng và công nợ

Kiến thức chuyên môn của kế toán bán hàng và công nợ

Kế toán bán hàng và công nợ cần trang bị một bộ kiến thức chuyên môn đa dạng để đảm bảo công việc được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả. Dưới đây là những kiến thức quan trọng mà một kế toán bán hàng và công nợ cần nắm vững:

• Kiến thức kế toán: Hiểu rõ các nguyên tắc kế toán, các loại tài khoản, cách ghi sổ, lập báo cáo tài chính.
• Kiến thức về thuế: Hiểu rõ các loại thuế liên quan đến hoạt động bán hàng như thuế GTGT, thu nhập doanh nghiệp.
• Kiến thức về phần mềm kế toán: Thành thạo các phần mềm kế toán như Misa, Fast, SAP...
• Kỹ năng giao tiếp: Có khả năng giao tiếp tốt với khách hàng, các bộ phận khác trong công ty.
• Kỹ năng phân tích số liệu: Khả năng phân tích các báo cáo tài chính, báo cáo bán hàng để đưa ra đánh giá và đưa ra các đề xuất cải thiện.

>>> Xem thêm về Phân hệ kế toán bán hàng - công nợ phải thu qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

4. Quy trình kế toán bán hàng

Quy trình kế toán bán hàng là một chuỗi các hoạt động liên tiếp nhằm ghi nhận, kiểm soát và báo cáo các giao dịch bán hàng của doanh nghiệp. Quy trình này đảm bảo tính chính xác, kịp thời và đầy đủ của thông tin tài chính liên quan đến hoạt động bán hàng.

Dưới đây là quy trình kế toán bán hàng điển hình:

• Bước 1: Nhận đơn hàng từ khách hàng, kiểm tra thông tin đơn hàng.
• Bước 2: Xuất hàng theo đơn hàng, lập phiếu xuất kho.
• Bước 3: Lập hóa đơn bán hàng, ghi rõ thông tin về hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng tiền.
• Bước 4: Ghi nhận doanh thu vào sổ kế toán.
• Bước 5: Theo dõi các khoản công nợ phải thu của khách hàng.
• Bước 6: Thực hiện các hoạt động thu hồi nợ khi đến hạn thanh toán.
• Bước 7: Lập báo cáo về doanh thu, công nợ, chi phí bán hàng.

5. Hạch toán kế toán bán hàng

Hạch toán kế toán bán hàng là một trong những nghiệp vụ kế toán cốt lõi của mọi doanh nghiệp. Việc hạch toán chính xác và kịp thời các giao dịch bán hàng giúp doanh nghiệp nắm rõ tình hình kinh doanh, quản lý hiệu quả dòng tiền và lập báo cáo tài chính chính xác.

• Khi bán hàng bằng tiền mặt: Nợ Tiền mặt, Có Doanh thu.
• Khi bán hàng cho khách hàng nợ: Nợ Phải thu của khách hàng, Có Doanh thu.
• Khi phát sinh chi phí bán hàng: Nợ Chi phí bán hàng, Có các tài khoản liên quan (ví dụ: Tiền mặt, Phải trả nhà cung cấp).

Lưu ý khi hạch toán kế toán bán hàng như:

• Nguyên tắc đối ứng: Mỗi giao dịch kế toán phải có ít nhất hai tài khoản được ghi nhận, một tài khoản nợ và một tài khoản có.
• Nguyên tắc ghi sổ kép: Mỗi giao dịch phải được ghi nhận vào ít nhất hai tài khoản.
• Nguyên tắc thận trọng: Ưu tiên ghi nhận các khoản chi phí và dự phòng rủi ro.
• Sử dụng phần mềm kế toán: Sử dụng phần mềm kế toán giúp tự động hóa quá trình hạch toán, giảm thiểu sai sót và tăng năng suất làm việc.

6. Câu hỏi thường gặp

Khác biệt giữa kế toán bán hàng và kế toán công nợ là gì?

Kế toán bán hàng tập trung vào việc ghi nhận doanh thu, chi phí bán hàng. Kế toán công nợ tập trung vào việc quản lý công nợ phải thu.

Làm thế nào để giảm thiểu nợ xấu?

• Xây dựng quy trình thu hồi nợ hiệu quả.
• Đánh giá khách hàng trước khi giao dịch.
• Theo dõi sát sao tình hình thanh toán của khách hàng.

Phần mềm kế toán nào phù hợp cho kế toán bán hàng và công nợ?

Có nhiều phần mềm kế toán phù hợp như Misa, Fast, SAP. Việc lựa chọn phần mềm phụ thuộc vào quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp.

Trên đây là toàn bộ thông tin tư vấn của Công ty Luật ACC liên quan đến công việc của kế toán bán hàng và công nợ. Chúng tôi hy vọng nhận được nhiều ý kiến đóng góp của quý khách hàng trên cả nước để chúng tôi ngày một chuyên nghiệp hơn.