Rất dễ bắt gặp trong đời sống các văn bản có nội dung là công văn. Nhưng để hiểu rõ hơn về công văn là gì? hãy theo dõi bài viết dưới đây của công ty luật ACC chúng tôi.
1.công văn là gì?
Công văn là một dạng văn bản hành chính được sử dụng phổ biến trong các đơn vị, cơ quan, công ty, tổ chức. Văn bản công văn được coi là phương tiện liên hệ chính thức với lãnh đạo của các cơ quan nhà nước, cấp dưới và người dân. Những mẫu công văn đề nghị sẽ nhằm bảo vệ các quyền lợi của những thành viên trong cơ quan tổ chức đó.
2.Những yêu cầu cơ bản khi soạn thảo công văn
- Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thuần nhất sự vụ.
- Viết ngắn gọn, súc tích, rõ ràng, ý tưởng phải sát với chủ đề.
- Ngôn ngữ lịch sự, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao.
- Có thể thức đúng quy định của pháp luật, đặc biệt phải có trích yếu công văn dù là công văn khẩn (theo bản điều lệ về công tác công văn giấy tờ của Phủ Thủ Tướng).
3.Những nội dung cần có trong công văn
- Quốc hiệu và tiêu ngữ.
- Địa danh và thời gian gửi công văn.
- Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn.
- Chủ đề nhận công văn (cơ quan hoặc cá nhân).
- Số và ký hiệu của công văn.
- Trích yếu nội dung.
- Nội dung công văn.
- Chữ ký, đóng dấu.
- Nơi gửi
Ngoài ra, công văn có thể có các thành phần khác như:
- Phụ lục.
- Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.
- Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.
- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.
4.Đặc điểm của công văn
Thứ nhất: Công văn không phải là văn bản quy phạm pháp luật nên trình tự, thủ tục ban hành đơn giản, nhanh chóng, phù hợp với những trường hợp giải quyết các công việc khẩn cấp.
Thứ hai: Tùy vào mục đích sử dụng Công văn có nhiều loại khác nhau được sử dụng trong nhiều lĩnh vực như kinh tế, văn hóa, chính trị, pháp luật,… phù hợp với nhiều mục đích khác nhau của các chủ thể ban hành.
Thứ ba: Cơ quan ban hành rất rộng không bắt buộc là đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ban hành mà có thể do các cá nhân nếu văn bản pháp luật, điều lệ tổ chức, doanh nghiệp có quy định về nhiệm vụ, quyền hạn của người đó.
Thứ tư: Thời hiệu kết thúc của công văn phụ thuộc vào việc các chủ thể quy định khi thực hiện xong , giải quyết được vấn đề trong công văn yêu cầu cho nên công văn không có thời hiệu cụ thể
Thứ năm: Công văn không được áp dụng rộng rãi phổ biến mà chỉ được áp dụng cho chủ thể đó, công việc đó. Nhất là đối với công văn hướng dẫn, nếu có sự việc tương tự, muốn được giải quyết vẫn phải xin hướng dẫn từ đầu.
5.Các loại công văn cơ bản hiện nay
Dưa vào nhiều mục đích của công văn mà phân loại công văn:
- Công văn mục đích hướng dẫn: Là một dạng văn bản hướng dẫn, là tài liệu hướng dẫn việc thực hiện một nội dung chưa rõ ràng hoặc chưa được xác định cụ thể trong các văn bản quy phạm pháp luật, nội bộ hoặc quy định của đơn vị. Thay mặt các giám sát, các phòng ban, hiệp hội và công ty.
- Công văn mục đích giải thích: Văn bản giải trình là văn bản dùng để nêu rõ, chi tiết nội dung của các văn bản khác về việc thực hiện một nhiệm vụ nào đó mà cơ quan hay người được nhận chưa rõ hoặc có thể quy định sai.
- Công văn đề nghị: Công văn đề nghị là văn bản thể hiện yêu cầu và thiện chí hợp tác của cá nhân, hay một nhóm cá nhân, tổ chức sử dụng để đề nghị chủ thể có thẩm quyền của một cá nhân, cơ quan, tổ chức hợp tác làm một hoặc một số công việc nhất định theo yêu cầu và phù hợp với nhu cầu công việc cần hoàn thành của tổ chức đưa ra đề nghị .
- Công văn chỉ đạo: Công văn chỉ đạo là văn bản của cấp trên báo cho các bộ phận, phòng ban cấp dưới về những công việc cần làm và phải tiến hành. Nội dung văn bản này trùng với văn bản chỉ thị nên khi sử dụng loại này, các đối tượng cần chú ý để tránh nhầm lẫn.
- Công văn khẩn và thu hồi: Tài liệu khẩn cấp là tài liệu chính thức của cấp trên thông báo và nhằm tổ chức lại cấp dưới trong khi thực hiện các hoạt động, dự án hay quyết định cần thiết trước đây.
- Công văn phúc đáp:Công văn được sử dụng trong phạm vi chuyên môn, nghĩa vụ và quyền hạn của chủ thể để giải quyết những thắc mắc của các phòng, ban, tổ chức và doanh nghiệp.
- Công văn xin ý kiến: Là dạng thư của cấp dưới đề nghị cấp trên tư vấn, hướng dẫn khi có vấn đề trong việc thực hiện một hoặc một số công việc đó.
Trên đây là những nội dung cơ bản về công văn. Mong sau khi tham khảo bài viết này của công ty luật ACC chúng tôi đã giúp bạn hiểu được phần nào về công văn. Mọi thắc mắc xin liên hệ với chúng tôi:
Hotline: 1900.3330
Zalo: 0846967979
Gmail: [email protected]
Website: accgroup.vn
Nội dung bài viết:
Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!