Hướng dẫn chi tiết về công chứng điện tử năm 2024

Cùng với sự phát triển công nghệ, việc công chứng điện tử là một xu hướng mới và đem lại thuận tiện cho người dân. Tuy nhiên công chứng điện tử là gì? Đây vẫn là một khái niệm mới mẻ với người dân khi đi công chứng. Bài viết sau đây ACC sẽ chia sẻ về công chứng điện tử.

công chứng điện tử

Công chứng điện tử

I. Công chứng điện tử là gì?

Công chứng điện tử là việc công chứng viên thực hiện thủ tục công chứng qua phương tiện điện tử thay vì tại địa điểm công chứng truyền thống như trước. Với sự phát triển của công nghệ như hiện nay thì việc công chứng điện tử sẽ tạo ra nhiều thuận tiện cho người dân, tiết kiệm thời gian và nhanh chóng.

>> Nếu các bạn muốn hiểu thêm về Công chứng điện tử, Công chứng số là gì? hãy đọc bài viết để biết thêm thông tin chi tiết: Công chứng điện tử, Công chứng số là gì?

II. Cách thức thực hiện công chứng điện tử

1. Bước 1:

Người dân truy cập trang web https://dichvucong.gov.vn/ 

Tiến hành tìm kiếm và lựa chọn thủ tục hành chính: “Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận”

2. Bước 2:

chọn UBND cấp xã hoặc Phòng Tư pháp cấp huyện để đăng ký đặt lịch hẹn chứng thực.

3. Bước 3:

Sau khi chọn loại giấy tờ và chọn ngày giờ hẹn, ND/DN bấm nút [Đặt lịch hẹn], hệ thống hiển thị thông báo thành công và mã lịch hẹn.

4. Bước 4:

Trường hợp người dân có tài khoản cổng DVCQG và đăng ký chứng thực bằng hình thức đặt lịch hẹn hoặc khi tới cơ quan tư phápNgười dân thông báo với cán bộ tư pháp có tài khoản DVCQG và cung cấp CMND/CCCD hoặc MST (với doanh nghiệp), khi đó sau khi cơ quan tư pháp hoàn tất việc cấp bản chứng thực điện tử, thì hồ sơ sẽ được gửi về tài khoản DVCQG của người dân.

5. Hướng dẫn chi tiết quy trình chứng thực bản sao từ bản chính:

    Ngày 08/4/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 22/5/2020. Thực hiện kế hoạch số 64/KH-UBND ngày 16/3/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang ban hành triển khai thực hiện cung cấp dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng dịch vụ công quốc gia, Sở Tư pháp hướng dẫn cách thức để người dân, doanh nghiệp đăng ký dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính và cách thức để công chức tư pháp, lãnh đạo Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã, văn thư xử lý hồ sơ chứng thực bản sao điện tử như sau:

     1. Cách thức người dân, doanh nghiệp đăng ký dịch vụ chứng thực bản sao điện tử

     a. Cách thức thực hiện

     Người dân, doanh nghiệp truy cập vào cổng DVCQG, chọn menu “Dịch vụ công nổi bật”,  tại địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn/ như sau:

e43dff64-53f1-4227-9fc1-5bb410571f5a?t=1619150145270

      Người dân, doanh nghiệp (ND/DN) chọn thủ tục: “Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận”, hệ thống hiển thị màn hình hướng dẫn thông tin thủ tục hành chính như sau:

657959dc-cf1a-4f60-921f-5663f2b09650?t=1619150638044

       Tại màn hình hướng dẫn thông tin thủ tục hành chính, ND/DN chọn UBND cấp xã hoặc Phòng Tư pháp cấp huyện để đăng ký đặt lịch hẹn chứng thực, sau đó bấm nút [Đồng ý], như sau: (với 2 đơn vị là Tổ chức hành nghề công chứng và Cơ quan đại diện sẽ được triển khai ở giai đoạn sau).

cd514b77-f2d7-4fe4-b637-f9720e6980c7?t=1619150682254

      Sau khi chọn cơ quan chứng thực, hệ thống hiển thị màn hình đặt lịch hẹn như sau:

d3637669-6da4-491a-99f2-a1e6e3a62521?t=1619150688978

      ND/DN chọn loại giấy tờ cần chứng thực, chọn ngày hẹn, giờ hẹn (những ngày, giờ hẹn nào đã đủ lượt đặt lịch hẹn, hệ thống tự động ẩn đi):

90e99c6f-a79f-4b22-972a-74a0555e8a4b?t=1619150695015

      Sau khi chọn loại giấy tờ và chọn ngày giờ hẹn, ND/DN bấm nút [Đặt lịch hẹn], hệ thống hiển thị thông báo thành công và mã lịch hẹn:

12ea7096-88ce-4a0b-8728-3f6b1bc38a71?t=1619150702831

      Đồng thời hệ thống gửi sms tới số điện thoại của ND/DN thông báo mã lịch hẹn và thời gian hẹn.Trong trường hợp cán bộ tư pháp hẹn lại vào thời điểm khác, hệ thống sẽ gửi sms tới số điện thoại của ND/DN thông báo thời gian hẹn lại, đồng thời notify tới tài khoản DVCQG của ND/DN. ND/DN đến cơ quan đã đăng ký chứng thực theo lịch hẹn, mang bản chính giấy tờ cần chứng thực, nộp lệ phí chứng thực.

      b. Nhận kết quả chứng thực bản sao điện tử

      Trường hợp ND/DN có tài khoản cổng DVCQG và đăng ký chứng thực bằng hình thức đặt lịch hẹn hoặc khi tới cơ quan tư pháp, ND/DN thông báo với cán bộ tư pháp có tài khoản DVCQG và cung cấp CMND/CCCD hoặc MST (với doanh nghiệp), khi đó sau khi cơ quan tư pháp hoàn tất việc cấp bản chứng thực điện tử, thì hồ sơ sẽ được gửi về tài khoản DVCQG của ND/DN như sau:

396ecda5-ab2f-4fa2-b62d-c6056e74bf8b?t=1619150711364

      Để xem file kết quả, ND/DN bấm nút [Xem giấy tờ] trên hồ sơ, hệ thống hiển thị màn hình như sau:

932aea80-1652-43da-a328-32693a4816a8?t=1619150718134

c2429927-d14e-4075-9705-55d65a8322a5?t=1619150727354

      ND/DN bấm nút [Xem chi tiết], hệ thống hiển thị file CTĐT:

      Trường hợp ND/DN không có tài khoản DVCQG, khi tới cơ quan tư pháp, cán bộ tư pháp sẽ yêu cầu cung cấp email. Khi đó sau khi cơ quan tư pháp hoàn tất việc cấp bản chứng thực điện tử, thì file CTĐT sẽ được gửi về email mà ND/DN đã cung cấp.

       2. Cách thức Công chức tư pháp, lãnh đạo, văn thư thuộc UBND cấp xã, Phòng Tư pháp xử lý hồ sơ yêu cầu chứng thực bản sao điện tử

      Cán bộ được phân quyền thực hiện truy cập địa chỉ https://quantri.dichvucong.gov.vn/ và thực hiện đăng nhập bằng tài khoản vnconnect (Lưu ý: tài khoản đã được phân quyền tương ứng với từng vai trò xử lý)

      a. Công chức Tư pháp

      Công chức tư pháp sau khi truy cập hệ thống, đăng nhập thành công, căn cứ vào cách thức người dân, doanh nghiệp thực hiện đăng ký chứng thực điện tử bằng hình thức đặt lịch hẹn hay đến trực tiếp mà Công chức tư pháp cũng có 2 hình thức xử lý cho người dân, doanh nghiệp.

      - Xử lý không qua lịch hẹn

Cán bộ tư pháp chọn menu [Thêm mới bản sao từ bản chính], hệ thống hiển thị màn hình như sau:

a883b0cc-803b-4bb8-ae24-fb2e1f2190a5?t=1619150733953

       Lúc này, tại cơ quan tư pháp, cán bộ tư pháp hỏi người dân, doanh nghiệp có tài khoản cổng DVCQG hay không, trường hợp người dân, doanh nghiệp có tài khoản cổng DVCQG thì yêu cầu ND/DN cung cấp CMND/CCCD hoặc MST.

       Cán bộ tư pháp nhập CMND/CCCD hoặc MST để thực hiện tìm kiếm tài khoản như sau:

434b61c2-2890-4636-9793-c4f9ad947228?t=1619150739928

       Trường hợp người dân không có tài khoản DVCQG thì cán bộ Tư pháp check radio box “Đối tượng không có tài khoản DVCQG”, sau đó nhập email của người dân như sau:

47f3fef9-1661-4437-9dae-80eb11c54ec6?t=1619150745762

       Sau đó cán bộ tư pháp đính kèm bản scan của bản gốc, file đính kèm bắt buộc định dạng .pdf và dung lượng <= 30mb và chọn loại giấy tờ cần chứng thực, sau đó bấm nút [Trình ký] để trình tới lãnh đạo đơn vị.

      - Xử lý lịch hẹn

      Trường hợp người dân đã đặt lịch hẹn trên cổng DVCQG, cán bộ tư pháp chọn menu [Lịch hẹn chờ duyệt], hệ thống hiển thị màn hình như sau:

ec37ca6a-94fb-4e3c-9e2a-3cae2cae08ab?t=1619150753312

  • Xử lý lịch hẹn

     Hệ thống hiển thị toàn bộ các lịch hẹn của đơn vị mà người dân, doanh nghiệp đã hẹn, cán bộ tư pháp chọn 1 lịch hẹn để xử lý, bấm nút [Xử lý], hệ thống hiển thị màn hình như sau:

e662c66f-4339-449c-8120-0bae55c9f9e0?t=1619150759630

     Trên giao diện hiển thị thông tin của người dân, doanh nghiệp đăng ký chứng thực, loại giấy tờ cần chứng thực, cán bộ tư pháp cần scan bản giấy của giấy tờ (người dân mang bản giấy tới), sau đó đính kèm lên trên hệ thống, file đính kèm bắt buộc định dạng .pdf và dung lượng <= 30mb.Sau khi đính kèm bản scan, cán bộ tư pháp bấm nút [Trình ký] để trình tới lãnh đạo của đơn vị mình.

  • Dời lịch hẹn    
  • a2aa74cd-6cd8-4afa-9739-6c9cd32bd73d?t=1619150765855

      Trong trường hợp lịch hẹn của người dân, doanh nghiệp trùng lịch với lịch của cơ quan hoặc cán bộ bận việc đột xuất, hệ thống cung cấp chức năng cho cán bộ tư pháp dời lịch hẹn. Để dời lịch hẹn, cán bộ bấm nút “Dời lịch hẹn” của lịch hẹn cần dời, hệ thống hiển thị màn hình như sau:

       Cán bộ tư pháp chọn lại giờ hẹn, nhập lý do hẹn, bấm nút [Đặt lại lịch hẹn]. Sau khi đặt lại lịch hẹn thành công, hệ thống sẽ gửi sms tới số điện thoại của người dân, doanh nghiệp, đồng thời gửi notify tới tài khoản cổng DVCQG của người dân, doanh nghiệp.

      -  Xử lý hồ sơ bị từ chối

Hồ sơ bị từ chối là các hồ sơ do lãnh đạo đơn vị trả về, có 2 cách xử lý:

       Cách 1: hủy hồ sơ, hủy bỏ hoàn toàn hồ sơ, dừng xử lý

       Cách 2: Xử lý tiếp, cán bộ bấm nút “Xử lý tiếp” => cán bộ tư pháp có thể chỉnh sửa các thông tin như file scan… để trình ký lại lãnh đạo.

       b. Lãnh đạo ký bản sao

       Lãnh đạo sau khi truy cập thành công hệ thống, sẽ hiển thị màn hình danh sách các bản sao chờ ký như sau:

c2d42a60-0c72-4c5c-9a40-4e8225f4521b?t=1619150772781

       Lãnh đạo bấm nút [Xử lý], hệ thống hiển thị màn hình như sau:

44de91c3-79c4-40e4-a2e1-3845b38a4d14?t=1619150778865

       Chú ý: để ký số được thì máy tính của lãnh đạo phải được cài công cụ plugin ký số.

       Lãnh đạo bấm nút [Ký số], khi đó hệ thống gọi đến plugin để ký số như sau:

4dbc6aa3-6b01-48fe-8c52-b524f02e7d75?t=1619150786057

       Lãnh đạo bấm nút [Ok] trên plugin để thực hiện ký, sau khi ký plugin hiển thị file đã có chữ ký và lời chứng như sau:

8ebec69a-b8b6-4aa8-94cc-bf15137776b7?t=1619150792312

       Hệ thống mặc định thêm trang trắng để hiển thị chữ ký và lời chứng, tuy nhiên trong trường hợp muốn căn chỉnh vị trí thì click vào hình ảnh chữ ký để kéo thả vị trí theo ý muốn. Bấm nút [Áp dụng] trên plugin để hoàn tất việc ký, hệ thống sẽ hiển thị file đã ký như sau:

da7dd5e6-dd65-4ddf-b66d-83b4d4f30a21?t=1619150799598

       Lãnh đạo bấm nút [Chuyển cấp số và đóng dấu] để chuyển tới văn thư đóng dấu

       c. Văn thư đóng dấu bản sao

      - Quản lý sổ chứng thực

      Văn thư sau khi đăng nhập thành công, chọn menu [Quản lý sổ chứng thực], hệ thống hiển thị màn hình như sau:

f84d2c6c-2dd3-4975-92b7-63ba8138d937?t=1619150807039

      Tại màn hình quản lý sổ chứng thực, văn thư có thể thực hiện các chức năng:

  • Thêm mới sổ chứng thực

      Văn thư bấm nút [Thêm mới], hệ thống hiển thị màn hình như sau:

9d74aebb-5129-4063-aeca-2f9b76e75d95?t=1619150815853

      Văn thư nhập các thông tin:

  • Tên sổ chứng thực
  • Số bắt đầu sổ: chỉ nhập số
  • Ngày mở sổ
  • Ngày đóng sổ

     Bấm nút [Lưu] để hoàn tất việc thêm mới sổ

  • Chỉnh sửa sổ

     Để chỉnh sửa sổ, văn thư bấm icon [chỉnh sửa] trên danh sách, hệ thống hiển thị màn hình sau:

3565e31a-850a-421b-864f-bc9ab332466e?t=1619150823013

     Văn thư chỉnh sửa các thông tin và bấm nút [Lưu] để hoàn thành việc chỉnh sửa

  • Xóa sổ

     Sổ chỉ được xóa khi sổ còn trống, sổ đã được cấp sổ không thể thực hiện xóa, để xóa sổ người dùng bấm nút [Xóa] để thực hiện xóa sổ

  • View thông tin sổ

     Văn thư bấm nút view thông tin sổ trên danh sách sổ, hệ thống hiển thị màn hình như sau:

845a28a1-003d-4847-8e42-b5cb97853b46?t=1619150830330

     Hệ thống hiển thị thông tin sổ và danh sách hồ sơ chứng thực được cấp trong sổ.

  • Xuất báo cáo

     Văn thư bấm nút xuất báo cáo dữ liệu của sổ, hệ thống xuất báo cáo ra file excel như sau:

b2975730-8a29-4af5-9279-d1f7ce988ec0?t=1619150837412

     - Cấp số và đóng dấu bản chứng thực điện tử

     Văn thư chọn menu [Bản sao chờ đóng dấu], hệ thống hiển thị danh sách các bản sao chờ đóng dấu như sau:

8824015e-de4d-4258-ad39-5d31e19099bd?t=1619150843465

     Văn thư bấm nút [Xử lý] của một hồ sơ trên danh sách, hệ thống hiển thị như sau:

dfd1268e-c493-4afc-b4f4-673ab51f6843?t=1619150849112

     Văn thư chọn sổ chứng thực, hệ thống tự động sinh số theo sổ chứng thực. 

     Sau đó, văn thư bấm nút [Đóng dấu] để thực hiện đóng dấu cho bản sao, hệ thống gọi tới plugin để đóng dấu. Chú ý: để đóng dấu được thì máy tính của văn thư phải được cài công cụ plugin ký số.

22784bbf-2aef-423e-b790-7ad59e01ff39?t=1619150855539

     Văn thư chọn chứng thư số để đóng dấu, hệ thống hiển thị màn hình như sau:

485246c7-37d3-4b5a-8859-f4f668735851?t=1619150861187

     Văn thư bấm nút [Áp dụng] trên plugin để hoàn thành việc đóng dấu, khi đó hệ thống hiển thị bản đã đóng dấu như sau:

a5bf5d6f-c4c2-4a2f-90b5-4ef7dcbc8262?t=1619150867021

     Văn thư bấm nút [Hoàn thành và chuyển bản CTĐT tới người dân/doanh nghiệp], khi đó bản CTĐT sẽ được chuyển tới tài khoản DVCQG của ND/DN hoặc chuyển tới email trong trường hợp ND/DN không có tài khoản DVCQG./.

 Phòng Hành chính và Bổ trợ tư pháp

III. Những câu hỏi thường gặp.

1. Lợi ích của công chứng điện tử?

Về cơ bản, trình tự giải quyết thủ tục hành chính công chứng – chứng thực điện tử được thực hiện như chứng thực truyền thống (bản giấy), công dân không phải chờ đợi lâu để nhận kết quả. Bản sao chứng thực điện tử được ký số, đóng dấu, bảo đảm tính nguyên vẹn, chính xác, có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác và có thể được sử dụng nhiều lần.

2. Công chứng điện tử là gì và cơ quan nào thực hiện?

Khoản 9 Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP giải thích:

Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính: là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính.

Trong đó, theo Điều 10 Nghị định 45, bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính dạng văn bản giấy này có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

+ Về thẩm quyền chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, căn cứ Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:

– Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức của Việt Nam; cơ quan, tổ chức của nước ngoài; cơ quan, tổ chức của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

– Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.

3. Bảng giá công chứng điện tử?

Biểu phí, bảng giá công chứng điện tử được áp dụng như biểu phí bảng giá công chứng chứng thực truyền thống (Bản giấy).

4. Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là gì?

Khoản 9 Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP giải thích:

Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính: là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính.

IV. Dịch vụ công chứng điện tử của ACC

ACC là đơn vị uy tín có kinh nghiệm trong thực hiện các thủ tục hành chính. Nhìn chung việc công chứng khá đơn giản tuy nhiên công chứng điện tử không phải ai cũng nắm bắt được vì đây là thủ tục khá mới đối với người dân. Chúng tôi cam kết:

  • Tư vấn hướng dẫn kỹ càng cho khách hàng về công chứng điện tử, đảm bảo thủ tục sẽ được thực hiện thành công và nhanh chóng;
  • ACC tư vấn mọi vấn đề pháp lý cho khách hàng. Trường hợp khách hàng gặp các rắc rối pháp lý, có thể liên hệ với ACC để nắm bắt được thông tin và sẽ nhận tư vấn từ đội ngũ luật sư chuyên viên giỏi của chúng tôi;
  • ACC luôn đề cao lợi ích của khách hàng do đó khi thực hiện dịch vụ tại ACC khách hàng hoàn toàn có thể yên tâm trước dịch vụ của chúng tôi;
  • ACC luôn đảm bảo chi phí hợp lý, không phát sinh bất cứ chi phí nào khác ngoài chi phí đã báo từ đầu. Do đó khách hàng có thể yên tâm khi sử dụng dịch vụ của ACC.

Trên đây là toàn bộ nội dung chi tiết về công chứng điện tử. Quý vị nếu có nhu cầu có thể liên hệ với chúng tôi để biết thêm chi tiết.

Xem thêm bài viết: Sao y công chứng là gì? Sao y công chứng ở đâu? (2023)

CÔNG TY LUẬT ACC

Tư vấn: 1900.3330

Zalo: 084.696.7979

Fanpage: : ACC Group – Đồng Hành Pháp Lý Cùng Bạn

Mail: [email protected]

✅ Hướng dẫn: Công chứng điện tử
✅ Dịch vụ: ⭐ Trọn Gói - Tận Tâm
✅ Zalo: ⭕ 0846967979
✅ Hỗ trợ: ⭐ Toàn quốc
✅ Hotline: ⭕ 1900.3330

Nội dung bài viết:

    Đánh giá bài viết: (200 lượt)

    Để lại thông tin để được tư vấn

    Họ và tên không được để trống

    Số điện thoại không được để trống

    Số điện thoại không đúng định dạng

    Email không được để trống

    Vấn đề cần tư vấn không được để trống

    Bài viết liên quan

    Phản hồi (0)

    Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!

    084.696.7979 19003330 Báo giá Chat Zalo