Thủ tục chuyển từ văn phòng đại diện sang công ty năm 2024

Trong thời đại kinh tế hội nhập và phát triển như hiện nay, việc các công ty, doanh nghiệp muốn mở rộng phạm vi hoạt động kinh doanh sang các tỉnh thành khác bằng cách thành lập các văn phòng đại diện làm nơi đại diện của công ty mình ở các địa điểm khác trụ sở chính. Tuy nhiên, sau một thời gian hoạt động, nhận thấy văn phòng đại diện không còn đáp ứng được những nhu cầu về kinh doanh và quản lý nữa mà nhiều doanh nghiệp muốn được thực hiện việc chuyển từ văn phòng đại diện sang công ty. Vậy câu hỏi được đặt ra là pháp luật có quy định cho phép chuyển từ văn phòng đại diện sang công ty hay không? Thủ tục chuyển từ văn phòng đại diện sang công ty được thực hiện như thế nào? Để có thể giải đáp được những thắc mắc, băn khoăn trên các bạn có thể tham khảo bài viết dưới đây.

1. Có được thực hiện việc chuyển từ văn phòng đại diện sang công ty không?

Văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Hơn nữa, văn phòng đại diện sẽ không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Văn phòng đại diện thì không thực hiện việc kinh doanh, hoạt động thương mại nhằm phát sinh lợi nhuận mà nó chỉ đóng vai trò là văn phòng liên lạc giữa công ty với khách hàng, thực hiện các công việc như tìm hiểu thị trường kinh doanh; hỗ trợ công ty đánh giá thị trường; xúc tiến hoạt động kinh doanh; thực hiện việc mở rộng kinh doanh cho doanh nghiệp trong việc giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng ngoài trụ sở chính của doanh nghiệp; thay mặt, đại diện doanh nghiệp nước ngoài nắm rõ thông tin thị trường và khách hàng tại nước đầu tư.

Chính vì vậy, nếu bạn đang muốn chuyển từ văn phòng đại diện sang công ty để thực hiện việc hoạt động kinh doanh ngoài việc đại diện cho công ty mẹ ở một địa điểm, địa phương nhất định nhưng vẫn gặp các vướng mắc liên quan đến việc có được phép chuyển từ văn phòng đại diện sang công ty không và thủ tục chuyển từ văn phòng đại diện sang công ty có phức tạp hay không?

Hiện nay, Luật doanh nghiệp năm 2020, Luật thương mại năm 2005 và Nghị định 01/2021 về đăng ký doanh nghiệp mới chỉ có các quy định liên quan đến việc chuyển đổi các loại hình công ty, doanh nghiệp và không có đề cập đến việc chuyển đổi giữa văn phòng đại diện và công ty hay ngược lại bởi đây là hai hình thức hoạt động khác nhau. Do vậy, nếu bạn muốn thực hiện việc chuyển từ văn phòng đại diện sang công ty thì bạn không thể thực hiện việc chuyển đổi trực tiếp mà cần phải thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện và sau đó tiến hành thực hiện Thủ tục thành lập công ty mới theo quy định của pháp luật hiện hành về đăng ký doanh nghiệp.

2. Thủ tục chuyển từ văn phòng đại diện sang công ty

Có thể khẳng định rằng bạn không thể thực hiện trực tiếp việc chuyển từ văn phòng đại diện sang công ty mà cần phải thực hiện hai thủ tục liên tiếp là thủ tục chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện và sau đó tiến hành thực hiện Thủ tục thành lập công ty mới. Cụ thể trình tự, thủ tục của từng việc sẽ tiến hành như sau:

• Thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện:

• Để có thể thực hiện việc chấm dứt văn phòng đại diện, bạn cần chuẩn bị các hồ sơ sau:

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện
• Bản sao văn bản của cơ quan cấp giấy phép không gia hạn giấy phép thành lập văn phòng đại diện hoặc bản sao quyết định thu hồi giấy phép thành lập văn phòng đại diện của cơ quan cấp giấy phép
• Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán
• Danh sách người lao động
• Bản chính giấy phép thành lập văn phòng đại diện

• Thủ tục, trình tự chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện:

• Trước khi thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện thì văn phòng đại diện phải đăng ký với Cơ quan thuế để hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế.
• Gửi thông báo về việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh. 
• Sau khi tiếp nhận hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông tin về việc văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động cho Cơ quan thuế. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin của Phòng Đăng ký kinh doanh, Cơ quan thuế gửi ý kiến về việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế của văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp nếu không nhận được ý kiến từ chối của Cơ quan thuế, đồng thời ra thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

• Thủ tục thành lập công ty

• Hồ sơ thành lập công ty: để mở công ty, doanh nghiệp bạn cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
• Dự thảo điều lệ công ty
• Danh sách thành viên/ cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (Công ty TNHH 2 thành viên trở lên, Công ty cổ phần)
• Giấy tờ chứng thực của thành viên, người đại diện theo pháp luật;
• Giấy tờ chứng thực cá nhân còn hiệu lực của người đại diện theo ủy quyền và người đại diện theo pháp luật
• Văn bản xác nhận vốn pháp định
• Bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề và CMND của người có chứng chỉ hành nghề đối với doanh nghiệp kinh doanh các ngành, nghề yêu cầu phải có chứng chỉ hành nghề

• Thủ tục thành lập công ty, doanh nghiệp:

• Chuẩn bị bộ hồ sơ gồm những giấy tờ đã nêu trên.
• Nộp hồ sơ: Nộp hồ sơ doanh nghiệp tại phòng đăng ký kinh doanh: Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp tỉnh.
• Nhận kết quả: 

• Hồ sơ hợp lệ thì nhận giấy biên nhận và chờ kết quả sau 3-5 ngày. Đến ngày hẹn trên giấy biên nhận đến Phòng đăng ký kinh doanh Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp tỉnh để nhận kết quả.
• Hồ sơ chưa hợp lệ thì tiến hành bổ sung sửa đổi hồ sơ theo yêu cầu, nộp lại hồ sơ và chờ kết quả.

3. Những câu hỏi thường gặp

Văn phòng đại diện có chức năng chính là gì?

Văn phòng đại diện có chức năng chính là đại diện theo uỷ quyền cho doanh nghiệp, thực hiện các công việc hỗ trợ, liên lạc, tiếp cận đối tác…trên các lĩnh vực đúng theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp.

Tên văn phòng đại diện quy định như thế nào?

– Tên văn phòng đại diện quy định phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

Địa chỉ trụ sở Văn phòng đại diện?

Là địa điểm liên lạc của Văn phòng đại diện trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty ở đâu?

Khi thành lập văn phòng đại diện công ty, công ty sẽ nộp hồ sơ thành lập cho Phòng đăng ký kinh doanh trực thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt văn phòng đại diện.

Nếu công ty có sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của các đơn vị, tổ chức thì việc hoàn thiện bộ hồ sơ đầy đủ và nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh sẽ do các đơn vị, tổ chức này thực hiện.

Trên đây là những vấn đề pháp lý liên quan đến việc chuyển từ văn phòng đại diện sang công ty. Nếu bạn đang có nhu cầu muốn nhận được sự tư vấn chuyên sâu hơn về vấn đề này cũng như thủ tục chuyển từ văn phòng đại diện sang công ty thì  hãy liên hệ ngay với công ty Luật ACC để có thể nhận được sự tư vấn nhanh chóng, hiệu quả với chi phí tiết kiệm nhất.

Công ty Luật ACC - Đồng hành pháp lý cùng bạn

Liên hệ với chúng tôi:

- Tư vấn pháp lý: 1900.3330

- Zalo: 084.696.7979

- Văn phòng: (028) 777.00.888

- Mail: [email protected]