Các chức năng phần mềm quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự thường được gọi với cái tên HRM (viết tắt của cụm từ tiếng anh Human Resource Management). HRM có nhiệm vụ tổ chức, quản lý đội ngũ nhân viên, nguồn nhân lực con người tại các doanh nghiệp, công ty, tổ chức luôn đảm bảo về số lượng và chất lượng. Tuy nhiên, nhiều người lại chưa hiểu rõ về vấn đề này. Hãy cùng ACC tìm hiểu các thông tin về chức năng phần mềm quản lý nhân sự thông qua bài viết dưới đây để hiểu rõ thêm về vấn đề này nhé.

chức năng phần mềm quản lý nhân sự 

1. Phần mềm quản lý nhân sự là gì?

HRM – Human Resource Management, hay phần mềm quản lý nhân sự hiểu đơn giản là việc doanh nghiệp áp dụng công nghệ trong quy trình quản lý thông tin, dữ liệu của người lao động trong doanh nghiệp.

Với các phần mềm quản lý, doanh nghiệp có thể tối ưu quy trình vận hành ở nhiều khía cạnh khác nhau gồm:

• Quản lý quy trình tuyển dụng
• Quản lý dữ liệu nhân viên
• Đánh giá và xem xét hiệu suất cá nhân
• Quán lý lương thưởng

Thông thường, các doanh nghiệp nhỏ, quy mô từ 10 nhân sự sẽ chọn cách quản lý nhân sự thủ công hoặc sử dụng các phần mềm miễn phí.

Tuy nhiên với các doanh nghiệp vừa và lớn, hiểu được tầm quan trọng trong việc kiểm soát chất lượng nhân sự và quản trị nguồn lực sẽ lựa chọn đầu tư vào những phần mềm quản lý có trả phí.

Hoặc tuyệt vời hơn nữa, là tự thiết kế và lập trình một phần mềm quản lý nhân sự của riêng mình nhằm tăng cường bảo mật.

2. Tại sao doanh nghiệp cần phải quản lý nhân sự hiệu quả

Việc sử dụng các phần mềm quản lý nhân lực Online bên cạnh việc giúp doanh nghiệp tối ưu các hồ sơ, file quản lý hiệu quả thì còn giúp doanh nghiệp có thể tối ưu quy tình và cắt giảm những chi phí không cần thiết.

Cùng Navee tìm hiểu một số các lợi ích nổi bật mà các phần mềm này đem lại cho doanh nghiệp khi sử dụng nhé:

• Tối ưu hóa quy trình tuyển dụng

Các phần mềm này thường sẽ được liên kết với các nền tảng tuyển dụng trực tuyến. Chỉ với một thao tác, doanh nghiệp dễ dàng đăng tải thông tin tuyển dụng của doanh nghiệp, cũng như lưu trữ hồ sơ ứng tuyển và sắp xếp lịch phỏng vấn hiệu quả hơn.

• Quản trị thông tin và đánh giá năng lực nhân sự.

Ứng dụng HRM hoạt động như một File excel khổng lồ chứa các dữ liệu liên quan đến hiệu suất hoạt động của từng cá nhân.

Từ đó đưa ra được một đánh giá tổng quan về năng lực của nhân sự giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng xây dựng định hướng hỗ trợ giúp nhân viên phát triển tối đa tiềm năng của họ.

• Quản lý lương, thưởng, tính OT

Hệ thống HRM sẽ lưu trữ thông tin chấm công của từng nhân viên, giúp đảm bảo phúc lợi và tối ưu quy trình vận hành cho doanh nghiệp.

Với HRM, doanh nghiệp đánh giá mọi thứ khách quan thông qua công nghệ, máy móc và xử lý các tác vụ nặng, tốn nhiều thời gian một cách tự động, nhanh chóng, hiệu quả.

3. Chức năng cơ bản của phần mềm quản lý nhân sự

Quản lý tuyển dụng

Các phần mềm quản lý nhân sự hỗ trợ xây dựng quy trình tuyển dụng nhanh gọn, thông minh. Chúng vừa tự động hóa nhiều thao tác thủ công, vừa tương tác đa chiều với ứng viên. Qua đó tăng hiệu quả của công tác tìm người.

Phần lớn các phần mềm HRM đều có tính năng cơ bản sau:

• Tạo đợt tuyển dụng theo nhu cầu
• Quản lý hồ sơ ứng viên
• Tích hợp các trang web tuyển dụng
• Sàng lọc và duyệt ứng viên phù hợp
• Tạo vòng phỏng vấn ứng viên
• Tự động gửi email thông báo kết quả, trúng tuyển, mời phỏng vấn, cảm ơn, từ chối,…
• Đo lường hiệu quả đợt tuyển dụng
• Chuyển hồ sơ ứng viên sang nhân viên chính thức

Quản lý đào tạo

Đào tạo là quá trình cần thiết trong tất cả giai đoạn phát triển của một doanh nghiệp. Đào tạo giúp doanh nghiệp nâng cao trình độ và chuyên môn nội tại. Đồng thời là phương thức giữ chân nhân tài hiệu quả.

Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự trong đào tạo sẽ nâng cao chất lượng quy trình. Cụ thể:

• Quản lý các chương trình đào tạo
• Quản lý danh sách người tham gia đào tạo
• Tạo thư viện tài liệu đào tạo
• Theo dõi quá trình đào tạo
• Xây dựng bài kiểm tra hậu đào tạo
• Thu thập phản hồi chất lượng ngày đào tạo
• Tra cứu thông tin học viên đào tạo

Quản lý chấm công

Theo dõi thời gian làm việc của nhân viên là bài toán khó với nhiều doanh nghiệp. Đặc biệt khi quy mô nhân sự không ngừng tăng, cơ chế hoạt động lại nhiều ca, kíp.

Vì thế, quản lý chấm công là điều không thể thiếu trong danh sách chức năng của phần mềm quản lý nhân sự.

• Nhận dữ liệu từ máy chấm công. Sau đó tự động chuẩn hóa theo các thiết lập nội quy của doanh nghiệp
• Tùy chỉnh các ca làm việc với chính sách khác nhau về giờ ra, giờ vào, đi muộn về sớm, giờ giải lao,…
• Không giới hạn cài đặt số ca làm việc
• Xây dựng ca làm theo từng bộ phận, phòng ban, nhân sự
• Lập bảng chấm công chuẩn, tiện lợi theo dõi
• Cho phép giải trình công kịp thời
• Xuất bảng chấm công tới nhân viên theo mẫu của doanh nghiệp

Quản lý hồ sơ

Phần mềm quản lý nhân sự hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu nhân viên tốt hơn. Không chỉ cung cấp khóa bảo mật an toàn, phần mềm tiết kiệm thời gian tìm kiếm và nhập liệu của Hành chính Nhân sự (HCNS).

• Theo dõi quá trình công tác của nhân viên: lịch sử công lương, kết quả đánh giá,…
• Lưu trữ thông tin liên lạc, tình trạng sức khỏe, sơ yếu lý lịch,…
• Quản lý thông tin bổ trợ trong bảo hiểm và thuế như: số người phụ thuộc, giảm trừ gia cảnh,…
• Quản lý các quyết định khen thưởng, bổ nhiệm khi nhân viên làm việc trong tổ chức
• Theo dõi kinh nghiệm làm việc trước đây

Quản lý tiền lương

Với dữ liệu công chuẩn, phần mềm HRM có thể tự động đưa ra kết quả lương. Từ đó tăng độ chính xác và tốc độ của các kỳ thanh toán lương.

• • Tính lương theo bảng chấm công
  • Tính các khoản phạt, thưởng độ chuyên cần theo chính sách của công ty
  • Hỗ trợ tính thuế và bảo hiểm
  • Theo dõi kỳ tạm ứng lương của nhân viên
  • Xuất bảng lương theo mẫu của doanh nghiệp tới nhân viên
  • Một số phần mềm quản lý nhân sự cho phép thiết lập công thức tính lương khác nhau.

Trên đây là một số thông tin về chức năng phần mềm quản lý nhân sự. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Luật ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.