Cách viết hóa đơn bán lẻ chuẩn nhất năm 2024

Trong cuộc sống, hẳn các chủ cửa hàng, doanh nghiệp đã không ít lần thực hiện những giao dịch mua bán với khách hàng. Nhằm phục vụ cho quá trình lưu trữ, đối chiếu thông tin trong tương lai, họ sử dụng hoá đơn bán lẻ như một công cụ hữu hiệu để quản lý những việc này. Tuy nhiên, liệu các bạn đã biết cách viết hoá đơn bán lẻ sao cho chính xác chưa? Hãy cùng ACC tìm hiểu về vấn đề này trong bài viết dưới đây nhé.

1. Hóa đơn bán lẻ là gì?

Hoá đơn bán lẻ hiểu đơn giản là một loại hoá đơn người bán phải xuất cho người mua nếu giữa họ vừa phát sinh một giao dịch mua bán.

Theo Điểm b Khoản 2 Điều 16 và Khoản 1 Điều 18 Thông tư số 39/2014/TT-BTC, chủ cửa hàng phải có nghĩa vụ lập hoá đơn bán lẻ cho người mua nếu đơn hàng có tổng giá trị thanh toán trên 200.00 đồng nhằm giúp quá trình mua bán được diễn ra minh bạch.

Trong trường hợp người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.

Cách viết hóa đơn bán lẻ chuẩn nhất năm 2022

2. Các loại hóa đơn bán lẻ 

2.1 Mẫu hóa đơn bán lẻ 1 liên

Như tên gọi của mình, đây là loại hóa đơn bán lẻ chỉ gồm 1 liên, được người bán trao cho người mua để khách hàng của họ có thể nắm được danh sách các mặt hàng mình đã mua cũng như số lượng và đơn giá của từng loại sản phẩm. Việc rõ ràng, minh bạch trong vấn đề này sẽ giúp khách hàng có thêm niềm tin về sự uy tín của cá nhân, doanh nghiệp.

Mẫu hóa đơn bán lẻ 1 liên thường được in thành quyển, có nếp xé để thuận tiện cho việc đưa cho khách hàng một cách nhanh chóng. Ngoài ra, tùy vào nhu cầu của cửa hàng, quán ăn, chủ quán có thể lựa chọn khổ in giấy khác nhau, miễn rằng phù hợp với mong muốn của mình.

2.2 Mẫu hóa đơn bán lẻ 2 liên

Đây là mẫu hóa đơn bán lẻ gồm có 2 liên được in 2 màu khác nhau đính kèm vào nhau, được sản xuất bằng giấy in kim hoặc giấy than. Bằng vào công dụng đặc biệt của các loại giấy này, khi viết vào liên 1, nội dung sẽ được sao kê sang liên 2 mà không cần phải viết nhiều lần, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình sử dụng.

Trong 2 liên, liên 1 sẽ được đưa cho khách hàng, còn liên 2 sẽ phục vụ cho công tác lưu trữ, đối chiếu với việc xuất hàng hóa. Đây là mẫu hóa đơn thường được sử dụng tại các doanh nghiệp, cửa hàng lớn có chế độ bảo hành, đổi trả sản phẩm rõ ràng. Chính vì vậy, họ cần giữ lại liên 2 để thuận tiện cho quá trình đối chiếu có thể phát sinh trong tương lai. Hóa đơn sẽ được đánh số, trong đó số trên liên 1 và liên 2 là giống nhau, đảm bảo việc đối chiếu thông tin diễn ra thuận lợi nhất có thể.

2.3 Mẫu hóa đơn bán lẻ 3 liên

Giống với mẫu hóa đơn bán lẻ 2 liên, mẫu hóa đơn bán lẻ 3 liên sẽ có liên 2, liên 3 là bản sao của liên 1. Các cá nhân, doanh nghiệp sẽ sử dụng mẫu hóa đơn này nếu phát sinh thêm bên thứ 3 là trung gian trong các giao dịch mua bán của mình. Bên thứ 3 ở đây có thể là các công ty vận chuyển, bán hàng qua mạng,.. Khi đó, chủ cửa hàng cần thêm 1 liên nữa để xuất cho bên thứ 3 này.

3. Giá trị và mục đích sử dụng hoá đơn bán lẻ

Vì hoá đơn bán lẻ là những hoá đơn chỉ được hạch toán nội bộ tại đơn vị mua bán mà không được kê khai khấu trừ thuế, nên giá trị về mặt thuế và pháp lý của chúng khá thấp. Tuy nhiên, không thể phủ nhận một  điều rằng hoá đơn bán lẻ có vai trò quan trọng đối với các bên tham gia. Chúng thường có những vai trò sau:

• Là bằng chứng có giá trị chứng minh sự phát sinh giao dịch mua bán giữa chủ cửa hàng, doanh nghiệp và khách hàng trong trường hợp nảy sinh mâu thuẫn.
• Là công cụ đắc lực giúp chủ cửa hàng, doanh nghiệp quản lý lượng sản phẩm, dịch vụ trong quá trình mua bán, tránh tình trạng thất thoát sản phẩm vì nhiều lý do: sai sót trong quá trình thanh toán, thất lạc sản phẩm khi trưng bày,...
• Phục vụ cho quá trình lưu trữ, đối chiếu thông tin trong tương lai với các hoạt động phát sinh như bảo hành sản phẩm, thu cũ đổi mới sản phẩm cho khách hàng,...

4. Cách viết hóa đơn bán lẻ hợp lệ 

4.1 Về đối tượng sử dụng hóa đơn bán lẻ

Xem thêm tại đây.

4.2 Về thiết kế của hóa đơn bán lẻ tạp hóa

• Hóa đơn viết không được có dết vết sửa chữa, tẩy xóa.
• Trong quá trình in, hóa đơn phải được in bằng cùng một màu mực và sử dụng loại mực không phai để đáp ứng mục đích lưu trữ lâu dài.

4.3 Về thời gian lập hóa đơn

Chủ cửa hàng tạp hóa phải lập hóa đơn bán lẻ tạp hóa ngay tại thời gian phát sinh giao dịch mua bán giữa người mua và người bán, không được viết sớm hơn hay muộn hơn.

4.4 Về nội dung trên hóa đơn bán lẻ tạp hóa

Nội dung trên hóa đơn bán lẻ tạp hóa phải bao gồm những thông tin sau:

• Số hóa đơn
• Ngày phát hành hóa đơn
• Thông tin chi tiết về người mua
• Thông tin chi tiết về người bán
• Số lượng, lượng sản phẩm
• Đơn giá
• Tổng cộng
• Giảm giá (nếu có)
• Chữ ký của người bán hoặc đại lý ủy quyền của mình.

5. Cách viết hoá đơn bán lẻ chính xác 2022

Với cách viết hoá đơn bán lẻ chính xác, một nguyên tắc đơn giản bạn cần tuân thủ là phải viết phù hợp với những gì đặt ra để hoá đơn bán lẻ được xem là hợp lệ. Trong đó, những lưu ý khi viết những nội dung này bao gồm:

• Phải thể hiện được các thông tin của đơn vị bán hàng/cung cấp dịch vụ, sản phẩm (có thể có logo hoặc không).
• Viết rõ ràng, chính xác họ và tên, địa chỉ của người mua hàng để tiện theo dõi, lưu trữ, đối chiếu.
• Viết đầy đủ tên mặt hàng, dịch vụ. Nếu không viết hết các dòng hóa đơn, cần gạch chéo các dòng còn trống.
• Viết rõ đơn vị tính sản phẩm. Ví dụ: quả (đối với trứng), kg (đối với gạo),... Nếu sản phẩm kinh doanh là dịch vụ thì không cần viết đơn vị tính trên hóa đơn.
• Số lượng: Viết đúng số lượng hàng hóa bán ra.
• Đơn giá: Viết giá bán thực tế (giá không có thuế giá trị gia tăng). 
• Thành tiền: Tính theo công thức: Thành tiền = Số lượng x Đơn giá.
• Cộng: Ghi tổng giá trị hàng hóa bên trên. Ghi cả bằng số và bằng chữ;
• Ngày, tháng, năm bán hàng hóa/dịch vụ: Là thời điểm phát sinh giao dịch mua bán giữa chủ cửa hàng, doanh nghiệp và khách hàng.

Trên đây là tất cả những thông tin về hóa đơn bán lẻ cũng như cách viết hóa đơn bán lẻ sao cho chính xác nhất 2022, hy vọng đã cung cấp cho quý bạn đọc những kiến thức hữu ích. Nếu muốn tìm hiểu rõ hơn về cách viết hóa đơn bán lẻ và các vấn đề xoay quanh, vui lòng liên hệ hotline 1900.3330 để đội ngũ chuyên viên của ACC có thể hỗ trợ bạn nhiệt tình nhất. Ngoài ra, nếu có bất kỳ đóng góp nào, hãy phản hồi với chúng tôi để ACC có thể cải thiện chất lượng bài viết, dịch vụ ngày càng tốt hơn.

Email: [email protected]

Website: accgroup.vn