Khi tiến hành việc kê khai hóa đơn cho khách hàng, doanh nghiệp không tránh khỏi sẽ có những sai sót.Một số sai sót thường gặp như : số lượng hàng hóa, giá bán trên hóa đơn đã xuất trước đó cao hơn đã thỏa thuận ban đầu hoặc thuế suất có ghi cao hơn mức quy định của Luật thuế Gía trị gia tăng thì phải thực hiện điều chỉnh giảm giá trị hoá đơn. Để thực hiện việc điều chỉnh trên một cách hiệu quả, mời các bạn cùng đọc bài viết dưới đây, sẽ hướng dẫn Cách kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm theo Thông tư 78/2021/TT-BTC chuẩn nhất.
1.Các trường hợp sai sót trong hóa đơn mà doanh nghiệp thường gặp
-Viết sai hóa đơn
Căn cứ theo điều 19 nghị định 123/2020/NĐ-CP và điều 7 thông tư 78/2021/TT-BTC thì trường hợp hóa đơn có sai sót về các thông tin làm giá trị hóa đơn (sai về thành tiền, thuế suất, tiền thuế,…) cao hơn so với thực tế thì doanh nghiệp cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc xuất hóa đơn thay thế. Việc xuất hóa đơn điều chỉnh giảm như trường hợp này là một trong các cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai mà kế toán doanh nghiệp áp dụng thực hiện.
-Doanh nghiệp giảm giá hàng bán
Trường hợp sau khi lập hóa đơn và hạch toán doanh thu, doanh nghiệp phát hiện hàng lỗi, chất lượng thấp và quyết định giảm giá cho khách hàng thì sẽ phát hành một hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị cho hóa đơn ban đầu.
- Doanh nghiệp thực hiện chương trình chiết khấu thương mại.
- Nếu số tiền chiết khấu cuối cùng khi kết thúc chương trình bán hàng lớn hơn các khoản đã giảm trước đó cho KH thì kế toán được lập hóa đơn điều chỉnh giảm.
- Doanh nghiệp thực hiện quyết toán cuối cùng của công trình xây dựng lắp đặt phát hiện giá trị quyết toán thấp hơn giá trị tạm tính.
2.Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 78/2021/TT-BTC tại từng trường hợp cụ thể
Thứ nhất, Người bán tự phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của CQT viết sai, chưa gửi cho khách hàng
-Cách giải quyết: Hủy hóa đơn đã lập và phát hành hóa đơn mới thay thế.Thực hiện theo các bước sau:
+Bước 1: Hủy hóa đơn đã lập có sai sót (nhưng chưa gửi cho khách hàng)
Doanh nghiệp/kế toán tiến hành thao tác Hủy hóa đơn đã phát hành có sai sót và Nhập lý do hủy trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng.Trường hợp hóa đơn sai sót này chưa gửi cho khách hàng nên khi Hủy hóa đơn không cần thông báo hủy cho khách hàng.
+Bước 2: Lập thông báo hóa đơn sai sót gửi CQT
Bước tiếp tại, doanh nghiệp/kế toán cần thực hiện thông báo với cơ quan thuế tại Mẫu số 04/SS-HĐĐT (ban hành kèm tại Nghị định 120) về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
*Lưu ý:
- Thông báo sai sót có thể lập cho từng hóa đơn hoặc cho danh sách các hóa đơn sai sót.
- Thông báo sai sót có thể lập bất cứ thời điểm nào trước hạn nộp tờ khai thuế GTGT của hóa đơn điều chỉnh.
- Sau khi thông báo sai sót gửi đến cơ quan thuế, cơ quan thuế sẽ phản hồi về kết quả tiếp nhận và xử lý thông báo sai sót. Doanh nghiệp/Kế toán cần kiểm tra trạng thái thông báo sai sót vào chi tiết nội dung phản hồi của cơ quan thuế.
+Bước 3: Lập hóa đơn mới, gửi CQT cấp mã và gửi cho khách hàng
Lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập, và gửi cho người mua. Thao tác thực hiện tương tự như khi lập và phát hành hóa đơn mới.Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn trên hệ thống của CQT.
+Bước 4: Gửi lại hóa đơn mới (thay thế) cho người mua
-Thứ hai, Người bán hoặc người mua phát hiện hóa đơn có sai sót sau khi gửi khách hàng
+Trường hợp 1: Xử lý sai sót hóa đơn ghi sai tên, địa chỉ của người mua (các nội dung khác không viết sai)
Cách giải quyết: Thông báo hóa đơn có sai sót cho người mua và CQT, không phải lập lại hóa đơn, thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Gửi thông báo hóa đơn sai sót cho người mua
Doanh nghiệp/kế toán gửi thông báo cho người mua (khách hàng) về việc hóa đơn điện tử có sai sót với nội dung sai tên hoặc địa chỉ của người mua.
Bước 2: Lập thông báo hóa đơn sai sót gửi cơ quan thuế
Doanh nghiệp/kế toán thực hiện lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi lên cơ quan thuế tại Mẫu số 04/SS-HĐĐT (ban hành kèm tại Nghị định 120) với nội dung Giải trình và ghi rõ lý do sai sót.
Lưu ý: Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của CQT có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế thì không cần lập thông báo hóa đơn sai sót gửi CQT.
Bước 3: Gửi cho người mua kết quả đã thông báo cho cơ quan thuế về sai sót
+Trường hợp 2: Xử lý hóa đơn điện tử viết sai về Mã số thuế, Số tiền ghi trên hóa đơn, Thuế suất, Tiền thuế hoặc Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng
Cách giải quyết : Người bán và người mua tự thỏa thuận với nhau để chọn 1 trong 2 phương án giải quyết như sau:
*Phương án 1: Lập hóa đơn điều chỉnh cho HĐĐT có sai sót.
Bước 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh sai sót thì 2 bên ghi rõ sai sót trong văn bản, sau đó người bán lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
– Đối với doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân áp dụng hóa đơn điện tử có mã CQT: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho HĐĐT đã lập có sai sót, sau đó gửi cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.
– Đối với doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân áp dụng hóa đơn điện tử không có mã CQT: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho HĐĐT đã lập có sai sót sau đó gửi cho người mua.
Bước 2: Lập thông báo hóa đơn sai sót gửi Cơ quan thuế
Doanh nghiệp/kế toán thực hiện lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi lên cơ quan thuế và kiểm tra trạng thái thông báo/phản hồi của cơ quan thuế.
Bước 3: Gửi lại hóa đơn đã điều chỉnh đúng cho người mua
*Phương án 2: Hủy hóa đơn sai sót và lập hóa đơn điện tử mới thay thế
Bước 1: Hủy hóa đơn điện tử có sai sót
Bước 2: Lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn sai sót đã hủy
Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót.
Trường hợp bên bán và bên mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn ban đầu có sai sót, thì 2 bên ghi rõ sai sót vào văn bản, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Thao tác thực hiện tương tự như khi lập và phát hành hóa đơn mới.
- Đối với doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân áp dụng hóa đơn điện tử có mã CQT: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế cho HĐĐT đã lập có sai sót, sau đó gửi cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.
- Đối với doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân áp dụng hóa đơn điện tử không có mã CQT: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế cho HĐĐT đã lập có sai sót sau đó gửi cho người mua.
Bước 3: Lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi Cơ quan thuế
Bước 4: Gửi lại hóa đơn mới (hóa đơn thay thế) cho người mua.
- Thứ ba, Cơ quan thuế phát hiện sai sót và thông báo đến người bán
Bước 1: Nhận thông báo rà soát của cơ quan thuế
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử của đơn vị, cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán tại Mẫu số 01/TB-RSĐT (ban hành kèm tại Nghị định 123) qua email để người bán kiểm tra sai sót.
Bước 2: Lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi CQT
Bước 3: Hủy/Thay thế/Điều chỉnh hóa đơn, chờ CQT cấp mã và gửi cho người mua.
Lưu ý:
- Trên mẫu Thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát CQT gửi người bán có ghi thời hạn để đơn vị thông báo lại kết quả rà soát cho CQT. Nếu hết thời hạn mà người bán không thông báo lại với CQT, CQT sẽ tiếp tục gửi thông báo yêu cầu rà soát lần 2.
- Trường hợp sau 2 lần thông báo nhưng bên bán vẫn không gửi kết quả phản hồi, CQT sẽ xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử của đơn vị.
-Thứ tư, Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót trong một số trường hợp khác
- Kể từ thời điểm doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân sử dụng hóa đơn điện tử tại Nghị định 123 và Thông tư 78, sau đó phát hiện hóa đơn đã lập tại quy định cũ trước đó (Nghị định 51) có sai sót ⇒ Bắt buộc lập hóa đơn thay thế – Căn cứ tại Khoản 6, Điều 12 Thông tư 78
- Nếu hóa đơn không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót => Lập hóa đơn điều chỉnh – Căn cứ theo Điểm đ, Khoản 1, Điều 7, TT78
- Nếu hóa đơn thay thế bị sai => Lập hóa đơn thay thế khác (vẫn thay thế cho hóa đơn thay thế) – Căn cứ theo Điểm c, Khoản 1, Điều 7, TT78
- Nếu hóa đơn điều chỉnh bị sai => Lập hóa đơn điều chỉnh khác (vẫn điều chỉnh cho hóa đơn gốc) – Căn cứ theo Điểm c, Khoản 1, Điều 7, TT78.
3.Một số câu hỏi liên quan thường gặp ?
-Hóa đơn điện tử gồm bao nhiều loại ?
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại:
- Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng;hóa đơn bán hàng;hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm...
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng...
-Cơ quan thuế phản hồi về kết quả tiếp nhận và xử lý thông báo hóa đơn sai sót của bên bán gửi trong bao lâu?
Căn cứ tại Khoản 3, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: “Trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 01/TB-HĐSS…”
-Thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là từ khi nào?
Căn cứ theo quy định tại Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC thì doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi mua - bán hàng hóa, dịch vụ từ ngày 01/7/2022.
Nội dung bài viết:
Bình luận