Cách ghi sổ quỹ tiền mặt theo thông tư 200/2014/TT-BTC

Hiện nay, mẫu sổ quỹ tiền mặt được quy định tại Thông tư 133 và Thông tư 200 của Bộ Tài chính, được dùng cho thủ quỹ (hoặc dùng cho kế toán tiền mặt) để phản ánh tình hình thu, chi tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam của đơn vị. Trong bài viết này, Luật ACC sẽ cung cấp một số thông tin liên quan đến cách ghi sổ quỹ tiền mặt theo thông tư 200/2014/TT-BTC. 

Căn cứ pháp lý 

Thông tư 200/2014/TT-BTC về hàng khuyến mại 

1. Sổ quỹ tiền mặt là gì ? 

Sổ quỹ tiền mặt là loại sổ có chức năng phản ánh hoạt động thu chi nguồn tiền, tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam của các đơn vị, tổ chức hoặc doanh nghiệp mọi quy mô. Loại sổ này thường phát sinh tại các kỳ kế toán và thường do thủ quỹ, hoặc kế toán viên tiền mặt thực hiện. 

Kiểm soát tốt thu chi là một trong các nguyên tắc quản lý tài chính doanh nghiệp quan trọng. Để thực hiện điều này, doanh nghiệp phải ghi chép lại những thông tin cần thiết để đối chiếu số liệu vào cuối mỗi kỳ kế toán, tránh thất thoát ngân sách. Sổ quỹ tiền mặt ra đời nhằm phục vụ mục đích này, giúp giảm bớt gánh nặng cho kế toán tổng hợp, kế toán trưởng.

2. Cách ghi sổ quỹ tiền mặt. 

Sổ này mở cho thủ quỹ: Mỗi quỹ dùng một sổ hay một số trang sổ. Sổ này cũng dùng cho kế toán chi tiết quỹ tiền mặt và tên sổ sửa lại là “Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt”. Tương ứng với 1 sổ của thủ quỹ thì có 1 sổ của kế toán cùng ghi song song.

- Căn cứ để ghi sổ quỹ tiền mặt là các Phiếu thu, Phiếu chi đã được thực hiện nhập, xuất quỹ.

- Cột A: Ghi ngày tháng ghi sổ.

- Cột B: Ghi ngày tháng của Phiếu thu, Phiếu chi.

- Cột C, D: Ghi số hiệu của Phiếu thu, số hiệu Phiếu chi liên tục từ nhỏ đến lớn.

- Cột E: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế của Phiếu thu, Phiếu chi.

- Cột 1: Số tiền nhập quỹ.

- Cột 2: Số tiền xuất quỹ.

- Cột 3: Số dư tồn quỹ cuối ngày. Số tồn quỹ cuối ngày phải khớp đúng với số tiền mặt trong két.

Định kỳ kế toán kiểm tra, đối chiếu giữa “Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt” với “Sổ quỹ tiền mặt”, ký xác nhận vào cột G.

3. Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. 

- Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 200 là Mẫu số S07- DN ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, được áp dụng đối với:

+ Các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế.

+ Các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang thực hiện kế toán theo Chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ được vận dụng quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC để kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của mình.

SỔ QUỸ TIỀN MẶT

Loại quỹ: ...

- Sổ này có ... trang, đánh số từ trang 01 đến trang ...

- Ngày mở sổ: ...

4. Quy định của sổ quỹ tiền mặt. 

Mục đích sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 200: Sổ này dùng cho thủ quỹ (hoặc dùng cho kế toán tiền mặt) để phản ánh tình hình thu, chi tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam của đơn vị. 

Về cơ bản, sổ quỹ tiền mặt phải đáp ứng một số yêu cầu như sau:

• Phải ghi chép thu chi trong sổ quỹ tiền mặt: Khi doanh nghiệp có các sự kiện kinh tế phát sinh trong kỳ, thì kế toán viên phải ghi chép lại khoản tiền đó vào sổ. Đồng thời, kế toán viên cũng có trách nhiệm xuất nhập tiền khi có yêu cầu từ cấp trên.
• Phải kiểm tra quỹ tiền còn trong két: Kế toán tiền mặt phải kiểm tra quỹ tiền mặt thực tế còn trong két và không được để tiền cá nhân vào, không được tự ý mang ra khỏi doanh nghiệp nếu không có yêu cầu từ cấp trên.
• Xử lý khi phát hiện chênh lệch: Nếu đối chiếu thực tế và sổ sách có chênh lệch, kế toán viên hoặc thủ quỹ phải kiểm tra lại phiếu thu, hóa đơn và tìm ra biện pháp xử lý nhanh chóng.
• Khóa sổ và ký vào sổ: Trước khi ra về, hoặc khi cần, kế toán viên hoặc thủ quỹ phải khóa sổ và ký vào sổ.
• Các phương pháp sử dụng khi đối chiếu: Kế toán viên và thủ quỹ có thể dùng phương pháp khác nhau. Ví dụ, kế toán viên sử dụng phương pháp dồn tích. Thủ quỹ sử dụng phương pháp kế toán tiền để ghi nhận các khoản thu chi. 

5. Yêu cầu khi quản lý sổ quỹ tiền mặt. 

- Hằng ngày thủ quỹ hoặc kế toán tiền mặt phải kiểm tra quỹ tiền mặt thực tế còn trong két, tiền mặt phải được sắp xếp gọn gàng theo mệnh giá, không được để tiền cá nhân vào hay tự ý mang tiền ra khỏi đơn vị, doanh nghiệp.

- Khi đối chiếu tiền hiện có với sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt nếu có phát sinh chênh lệch cần phải kiểm tra lại từ phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn để tìm ra nguyên nhân và có biện pháp xử lý.

- Khi thực hiện ghi nhận các khoản thu chi vào sổ quỹ tiền mặt, thủ quỹ phải kiểm tra đầy đủ các hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, kiểm tra xem các chứng từ có hợp lệ, hợp pháp hay không mới tiếp nhận. Khi có đầy đủ chứng từ kèm theo chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập - xuất quỹ hợp lệ theo quy định thì mới được phép tiến hành nhập, xuất quỹ.

- Kế toán viên có trách nhiệm ghi chép, nhập dữ liệu hằng ngày đối với sổ quỹ tiền mặt. Việc ghi chép được thực hiện liên tục theo trình tự phát sinh trước sau của các nghiệp vụ, bên cạnh đó còn có trách nhiệm tính toán số lượng tồn quỹ tại các thời điểm.

- Trước khi ra về thủ quỹ cần khóa sổ và ký vào sổ quỹ tiền mặt, kiểm tra két (nếu có).

- Trong quá trình kiểm tra đối chiếu thông thường kế toán và thủ quỹ sẽ sử dụng phương pháp khác nhau: kế toán hạch toán theo phương pháp kế toán dồn tích còn thủ quỹ ghi nhận thu chi tiền mặt theo phương pháp kế toán tiền.

Do vậy sẽ có thể xảy ra các chênh lệch, kế toán và thủ quỹ cần lưu ý điều này và đối chiếu thường xuyên với nhau.

6. Một số câu hỏi thường gặp. 

Câu 1: Công cụ lập sổ quỹ tiền mặt là gì?

Sổ quỹ tiền mặt Excel được sử dụng khá phổ biến hiện nay. Excel là một trong những công cụ tin học tuyệt vời giúp doanh nghiệp thực hiện nhiều hoạt động khác nhau, như quản lý tài chính, quản lý hàng tồn kho,… 

Câu 2: Kế toán và thủ quỹ có thể do một người thực hiện không?

Khoản 3 Điều 19 Nghị định 174/2016 quy định người đã làm thủ quỹ thì không được làm kế toán, trừ trường hợp doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH 1 thành viên. Ngược lại, người làm kế toán thì được phép kiêm nhiệm cả những công việc khác, miễn không trái với Luật kế toán. Về việc kế toán có được làm thủ quỹ hay không thì vẫn có nhiều cách diễn giải luật khác nhau.  

Trên đây là nội dung bài viết của Luật ACC về “Cách ghi sổ quỹ tiền mặt theo thông tư 200/2014/TT-BTC”. Bài viết trên là những thông tin cần thiết mà quý độc giả có thể áp dụng vào đời sống thực tiễn. Trong thời gian tham khảo nếu có những vướng mắc hay thông tin nào cần chia sẻ hãy chủ động liên hệ và trao đổi cùng luật sư để được hỗ trợ đưa ra phương án giải quyết cho những vướng mắc pháp lý mà khách hàng đang mắc phải.