Chứng từ ghi sổ là một trong những loại chứng từ kế toán phản ánh tổng hợp sổ sách kế toán. Chứng từ ghi sổ phải được viết theo đúng mẫu quy định. Vậy kế toán phải ghi chứng từ ghi sổ như thế nào theo quy định của Thông tư 200? Trong bài viết dưới đây, Công ty Luật ACC sẽ cung cấp thông tin về Cách ghi chứng từ ghi sổ theo thông tư 200/2014/TT-BTC. Mời các bạn tham khảo.
1. Chứng từ ghi sổ là gì?
Chứng từ ghi sổ là những chứng từ dùng để tập hợp số liệu của các chứng từ gốc cùng loại, cùng nội dung nghiệp vụ để trên cơ sở đó kế toán ghi chép số liệu vào sổ kế toán. Chứng từ ghi sổ không có giá trị pháp lý như chứng từ gốc. Nó chỉ có giá trị khi có các chứng từ gốc liên quan đi kèm.
Chứng từ ghi sổ mang những đặc điểm cơ bản sau:
+ Chứng từ ghi sổ là cơ sở để trực tiếp để ghi chép sổ sách kế toán;
+ Việc ghi chứng từ mang tính tổng hợp theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ;
+ Nội dung thể hiện trên chứng từ ghi sổ phải thể hiện theo nội dung ghi nhận trong Sổ Cái;
+ Hình thức chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ kế toán như: Chứng từ ghi sổ; Sổ Cái, Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ; các sổ khác, Thẻ kế toán chi tiết,…
2. Đặc trưng, trình tự ghi sổ của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
2.1. Đặc trưng của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
- Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là "Chứng từ ghi sổ". Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.
+ Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
- Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:
+ Chứng từ ghi sổ;
+ Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
+ Sổ Cái;
+ Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
2.2. Trình tự ghi chứng từ
Thời gian ghi trên chứng từ ghi sổ cần thể hiện theo trình tự thời gian xuyên suốt, cụ thể:
+ Ghi theo ngày hoặc ghi theo định kỳ:
Căn cứ vào các loại chứng từ kế toán hoặc bảng thống kê chứng từ, Quý vị cần kiểm tra thời gian lập chứng từ là ngày/ tháng/ năm nào. Dựa vào thời gian lập để ghi nhận chứng từ ghi sổ vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tiếp đó ghi vào Sổ Cái.
+ Ghi theo tháng:
Cuối tháng kế toán phải khóa sổ và tính tổng số tiền đã phát sinh hay hoàn thành khi thực hiện nghiệp vụ kinh tế trong tháng đó. Căn cứ vào đó để lập bảng cân đối tài khoản.
Đối chiếu các số liệu đã khớp trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp được dùng lập Báo cáo tài chính, Quý vị sẽ lập các chứng từ ghi sổ.
3. Nội dung, kết cấu và cách ghi chứng từ ghi sổ theo thông tư 200
3.1. Nội dung của chứng từ ghi sổ
+ Ghi số hiệu riêng của chứng từ ghi sổ
+ Ghi thời gian lập chứng từ ghi sổ
+ Ghi số tiền, giát trị của chứng từ ghi sổ
+ Cuối trang chứng từ sẽ cộng lũy kế để chuyển trang sau
+ Đầu trang tiếp phải ghi số cộng của trang trước chuyển sang.
Ngoài ra, khi lập chứng từ ghi sổ cần xác định đúng số liệu và kiểm tra lại số liệu ghi nhận trong những tài liệu liên quan. Đảm bảo mục đích tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký và Số Cái trùng khớp nhau.
3.2. Kết cấu của chứng từ ghi sổ
- Kết cấu và phương pháp ghi chép sổ Đăng ký chứng từ ghi số:
Cột A: Ghi số hiệu của Chứng từ ghi sổ.
Cột B: Ghi ngày, tháng lập Chứng từ ghi sổ.
Cột 1: Ghi số tiền của Chứng từ ghi sổ.
Cuối trang sổ phải cộng số luỹ kế để chuyển sang trang sau.
Đầu trang sổ phải ghi số cộng trang trước chuyển sang.
Cuối tháng, cuối năm, kế toán cộng tổng số tiền phát sinh trên Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, lấy số liệu đối chiếu với Bảng Cân đối số phát sinh.
- Kết cấu và phương pháp ghi Sổ Cái:
Sổ Cái của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được mở riêng cho từng tài khoản. Mỗi tài khoản được mở một trang hoặc một số trang tùy theo số lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít của từng tài khoản.
Sổ Cái có 2 loại: Sổ Cái ít cột và Sổ Cái nhiều cột.
Sổ Cái ít cột: thường được áp dụng cho những tài khoản có ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn giản.
Kết cấu của Sổ Cái loại ít cột (Mẫu số S02c1-DN)
- Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
- Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày, tháng của Chứng từ ghi sổ.
- Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.
- Cột 1, 2: Ghi số tiền ghi Nợ, ghi Có của tài khoản này.
Sổ Cái nhiều cột: thường được áp dụng cho những tài khoản có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc nghiệp vụ kinh tế phát sinh phức tạp cần phải theo dõi chi tiết có thể kết hợp mở riêng cho một trang sổ trên Sổ Cái và được phân tích chi tiết theo tài khoản đối ứng.
Kết cấu của Sổ Cái loại nhiều cột (Mẫu số S02c2-DN)
- Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
- Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày, tháng của Chứng từ ghi sổ.
- Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.
- Cột 1, 2: Ghi tổng số tiền phát sinh Nợ, phát sinh Có của tài khoản này.
- Cột 3 đến cột 10: Ghi số tiền phát sinh bên Nợ, bên Có của các tài khoản cấp 2.
Phương pháp ghi Sổ Cái:
- Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó Chứng từ ghi sổ được sử dụng để ghi vào Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Hàng ngày, căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ Cái ở các cột phù hợp.
- Cuối mỗi trang phải cộng tổng số tiền theo từng cột và chuyển sang đầu trang sau.
- Cuối tháng, (quý, năm) kế toán phải khoá sổ, cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có, tính ra số dư và cộng luỹ kế số phát sinh từ đầu quý, đầu năm của từng tài khoản để làm căn cứ lập Bảng Cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính.
Trên đây là tất cả thông tin về Cách ghi chứng từ ghi sổ theo thông tư 200/2014/TT-BTC mà Công ty Luật ACC cung cấp tới các bạn đọc giả. Nếu các bạn đọc giả còn có bất kỳ thắc mắc hay góp ý nào liên quan đến bài viết hoặc những vấn đề pháp lý khác hãy liên hệ với Công ty Luật ACC để nhận được sự hỗ trợ từ đội ngũ luật sư và các tác giả. Chúng tôi luôn sẵn lòng giải đáp thắc mắc của các bạn đọc. Trân trọng!
Nội dung bài viết:
Bình luận