Khi soạn thảo bất cứ công văn nào cũng cần lưu ý về thể thức của công văn, tránh trường hợp sai lỗi về thể thức gây mất tính chuyên nghiệp. Việc đóng dấu công văn tưởng chừng đơn giản nhưng lại có ý nghĩa rất quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Cập nhật cách đóng dấu công văn sẽ giúp bạn tránh những sai sót không đáng có và đảm bảo tính hợp lệ của các văn bản. Bài viết sau đây ACC sẽ chia sẻ về cách đóng dấu công văn và một số lưu ý đi kèm.
Cập nhật cách đóng dấu công văn
1. Công văn đến là gì?
Khái niệm công văn đến được hiểu như sau: Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến.
Theo đó, công văn cũng là một trong các văn bản hành chính, do đó có thể hiểu theo cách hiểu trên.
2. Cách đóng dấu công văn đến
Theo đó quy định đóng dấu công văn đến được quy định như sau:
Trước hết khi gửi công văn, công văn đó phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán v.v…
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”.
Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết.
Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
3. Mẫu dấu công văn đến
4. Dịch vụ viết công văn của ACC
Khi sử dụng dịch vụ viết công văn, quý vị sẽ không cần lo lắng về việc đóng dấu cũng như các vấn đề khác liên quan đến thể thức khi viết công văn. Do đó lựa chọn đơn vị thực hiện viết công văn thay khách hàng là sự lựa chọn rất phù hợp hiện nay.
ACC là đơn vị uy tín, có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý. Đặc biệt là về dịch vụ viết công văn. Chúng tôi đã hỗ trợ rất nhiều khách hàng trong thực hiện công văn. Việc viết công văn như thế nào cũng đòi hỏi người viết phải có những hiểu biết nhất định.
ACC cam kết:
- Viết công văn chuẩn xác, giảm thiểu rủi ro tối đa cho khách hàng. Khách hàng không cần lo lắng khi lựa chọn dịch vụ tại ACC;
- Khách hàng chỉ cần cung cấp một số thông tin cần thiết, còn lại việc viết công văn sẽ do ACC đảm nhiệm;
- Thời gian thực hiện đảm bảo nhanh chóng, không kéo dài gây mất thời gian lãng phí tiền bạc;
- Chi phí luôn hợp lý, không phát sinh thêm bất cứ chi phí nào khác ngoài chi phí đã thông báo từ đầu.
- Bảo mật thông tin khách hàng tuyệt đối
5. Câu hỏi thường gặp
Đóng dấu chữ ký là gì?
- Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, đây là con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.
- Cách đóng dấu chữ ký:
+ Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.
+ Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
Ký thừa ủy quyền là gì?
- Đối tượng áp dụng:
Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký.
Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.
- Cách thức: Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Căn cứ pháp lý: Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 và Khoản 7 Mục II Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30.
Ký thừa lệnh là gì?
- Đối tượng áp dụng:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản.
Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
- Cách thức: Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Căn cứ pháp lý: Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 và Khoản 7 Mục II Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30.
Đóng dấu giáp lai là gì?
- Cách thức đóng dấu: Dấu giáp lai đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
Trên đây là bài viết về Cập nhật cách đóng dấu công văn mời bạn đọc thêm tham khảo và nếu có thêm những thắc mắc về bài viết này hay những vấn đề pháp lý khác về dịch vụ luật sư, tư vấn nhà đất, thành lập doanh nghiệp… hãy liên hệ với ACC theo thông tin bên dưới để nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả từ đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý có nhiều năm kinh nghiệm từ chúng tôi. ACC đồng hành pháp lý cùng bạn.
Nội dung bài viết:
Bình luận