Mẫu biên bản họp đại hội đồng cổ đông năm 2024

Đối với công ty thì Đại hội đồng cổ đông sẽ bao gồm tất cả các cổ đông trong công ty có quyền biểu quyết. Đây cũng là cơ quan có quyết định cao nhất của công ty. Tuy nhiên để thực hiện ghi biên bản họp đại hội đồng cổ đông cần phải có những nội dung gì?, Bài viết này , ACC sẽ cung cấp tất cả các thông tin cần thiết đến bạn về mẫu biên bản họp đại hội đồng cổ đông năm 2024.

Mẫu biên bản họp đại hôi đồng cổ đông năm 2024

1.Biên bản đại hội đồng cổ đông là gì?

Biên bản họp đại hội đồng cổ đông là văn bản ghi chép đầy đủ, chính xác nội dung, diễn biến và kết quả của cuộc họp đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ). Biên bản đóng vai trò quan trọng trong việc xác định các quyết định, thỏa thuận được thông qua tại ĐHĐCĐ, đồng thời là căn cứ để thực hiện các công việc tiếp theo của công ty.

2.Nội dung phải có của biên bản họp Đại hội đồng cổ đông ?

2.1.Thông tin chung:

- Tên công ty: Tên đầy đủ và chính xác của công ty theo đăng ký kinh doanh.

- Lần họp ĐHĐCĐ: Lần thứ bao nhiêu trong năm.

- Loại hình ĐHĐCĐ: ĐHĐCĐ thường niên hay bất thường.

- Ngày, giờ, địa điểm tổ chức họp: Ghi rõ ngày, tháng, năm, giờ bắt đầu và kết thúc, địa điểm tổ chức họp.

- Thành phần tham dự:

• Hội đồng quản trị (HĐQT): Liệt kê đầy đủ họ và tên các thành viên HĐQT tham dự.
• Liệt kê đầy đủ họ và tên các cổ đông hoặc đại diện hợp pháp của cổ đông tham dự.
• Ghi rõ số lượng cổ đông tham dự và tỷ lệ đại diện vốn.
• Kiểm soát viên: Liệt kê đầy đủ họ và tên các kiểm soát viên tham dự (nếu có).
• Khách mời: Liệt kê đầy đủ họ và tên các khách mời (nếu có).

2.2. Nội dung cuộc họp:

Báo cáo của Chủ tịch HĐQT:

• Tóm tắt tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong năm/giai đoạn trước.
• Đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch kinh doanh năm/giai đoạn trước.
• Xác định những tồn tại, hạn chế và nguyên nhân.
• Đề ra phương hướng, nhiệm vụ kinh doanh năm/giai đoạn hiện tại.

Báo cáo tài chính và phương án phân phối lợi nhuận:

• Báo cáo kết quả kinh doanh năm/giai đoạn trước.
• Báo cáo cân đối kế toán năm/giai đoạn trước.
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ năm/giai đoạn trước.
• Báo cáo thuyết minh về tình hình tài chính năm/giai đoạn trước.
• Phương án phân phối lợi nhuận năm/giai đoạn trước.

Báo cáo của Ban kiểm toán:

• Nhận xét về tính hợp lệ của báo cáo tài chính năm/giai đoạn trước.
• Ý kiến về phương án phân phối lợi nhuận năm/giai đoạn trước.

Thảo luận và biểu quyết các nội dung:

- Ghi chép chi tiết các nội dung được thảo luận và kết quả biểu quyết cho từng nội dung.

- Các nội dung thảo luận và biểu quyết thường bao gồm:

• Báo cáo của Chủ tịch HĐQT.
• Báo cáo tài chính và phương án phân phối lợi nhuận.
• Báo cáo của Ban kiểm toán.
• Kế hoạch kinh doanh năm/giai đoạn hiện tại.
• Bầu bổ sung thành viên HĐQT (nếu có).
• Bầu bổ sung kiểm soát viên (nếu có).
• Các nội dung khác (nếu có).

- Kết quả biểu quyết:

• Ghi chép chi tiết kết quả biểu quyết cho từng nội dung, bao gồm số phiếu tán thành, số phiếu chống và số phiếu trắng.
• Phân biệt rõ các nội dung được thông qua và không được thông qua.

2.3. Ý kiến của các cổ đông:

• Ghi chép ý kiến, kiến nghị của các cổ đông (nếu có).
• Phân biệt rõ ý kiến được đa số cổ đông đồng ý và ý kiến không được đồng ý.

2.4. Phát biểu của Chủ tịch HĐQT:

• Tóm tắt nội dung cuộc họp.
• Cảm ơn các cổ đông đã tham dự.

2.5. Ký tên:

• Chủ tịch HĐQT: Ký và ghi rõ họ tên.
• Thư ký HĐQT: Ký và ghi rõ họ tên.
• Các thành viên HĐQT: Ký và ghi rõ họ tên.
• Cổ đông: Ký và ghi rõ họ tên (tùy theo yêu cầu).

3.Mẫu biên bản họp đại hội đồng cổ đông năm 2024

                     BIÊN BẢN HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

                                    CÔNG TY CỔ PHẦN ….

                      ( V/v thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh)

Hôm nay, ngày … tháng … năm 20..., tại trụ sở công ty: ….

CÔNG TY CỔ PHẦN …..

Mã số doanh nghiệp:…………………….

Địa chỉ trụ sở: ……..................................

Đại hội đồng cổ đông Công ty tổ chức họp về việc thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh của công ty như sau:

A. Thành phần tham dự họp

I. Thành phần tham dự

 II. Tính hợp pháp và hợp lệ:

- Số cổ đông có mặt: ............... cổ đông đại diện cho ................. cổ phần phổ thông, bằng 100% tổng vốn điều lệ.

- Số cổ đông vắng mặt: Không.

- Số cổ đông được ủy quyền: Không.

  Tổng số cổ phần cổ đông có mặt sở hữu cho ...............cổ phần phổ thông, tương ứng ................ phiếu biểu quyết, bằng 100% tổng cổ phần có quyền biểu quyết.

- Phương thức biểu quyết: Cổ đông biểu quyết bằng hình thức giơ phiếu biểu quyết công khai tại Đại hội theo sự điều khiển của Chủ tọa để lấy ý kiến biểu quyết: “ tán thành”, “không tán thành” và “không có ý kiến”.

B. NỘI DUNG VÀ DIỄN BIẾN ĐẠI HỘI

I. Điều hành Đại hội

Chủ tọa: …………… - Chủ tịch HĐQT

Thư ký: ............................

II. Nội dung cuộc họp

Tại phiên họp, các cổ đông sau khi bàn bạc, thỏa thuận, đã đi đến nhất trí các nội dung sau:

1. Thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty …………………………………………..

                                                          Tỷ lệ biểu quyết

• Tổng số phiếu biểu quyết: ............. phiếu tương ứng …..% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;
• Tổng số phiếu biểu quyết hợp lệ: ................ phiếu tương ứng ……% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;
• Tổng số phiếu biểu quyết không hợp lệ: ……………… phiếu tương ứng …..% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;
• Tỷ lệ tán thành: ................... phiếu tương ứng …..% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp, có biểu quyết tán thành;
• Tỷ lệ không tán thành: ………………. phiếu tương ứng ….% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp, có biểu quyết không tán thành;
• Tỷ lệ không có ý kiến: ……………… phiếu tương ứng ….% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp, có biểu quyết không có ý kiến.

 2. Sửa đổi điều lệ

Sửa đổi những nội dung thay đổi trên trong Điều lệ Công ty, cụ thể:

                                                             Tỷ lệ biểu quyết

• Tổng số phiếu biểu quyết: ............. phiếu tương ứng …..% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;
• Tổng số phiếu biểu quyết hợp lệ: ................ phiếu tương ứng ……% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;
• Tổng số phiếu biểu quyết không hợp lệ: ……………… phiếu tương ứng …..% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;
• Tỷ lệ tán thành: ................... phiếu tương ứng …..% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp, có biểu quyết tán thành;
• Tỷ lệ không tán thành: ………………. phiếu tương ứng ….% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp, có biểu quyết không tán thành;
• Tỷ lệ không có ý kiến: ……………… phiếu tương ứng ….% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp, có biểu quyết không có ý kiến.

Biên bản này được đọc cho mọi người cùng nghe, ký tên dưới đây và được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau và có hiệu lực kể từ ngày ký, 01 bản gửi phòng Đăng ký kinh doanh, 01 bản lưu tại trụ sở công ty.

4.Hướng dẫn lập Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông 

4.1.Chuẩn bị:

• Xác định loại hình ĐHĐCĐ: thường niên hay bất thường.
• Chuẩn bị nội dung thảo luận và biểu quyết tại ĐHĐCĐ.
• Chuẩn bị danh sách cổ đông tham dự.
• Chuẩn bị mẫu Biên bản họp ĐHĐCĐ.

4.2.Lập Biên bản:

a. Ghi thông tin chung:

• Tên công ty.
• Lần họp ĐHĐCĐ.
• Loại hình ĐHĐCĐ.
• Ngày, giờ, địa điểm tổ chức họp.

b. Ghi thành phần tham dự:

• Liệt kê đầy đủ thành viên HĐQT, cổ đông hoặc đại diện hợp pháp của cổ đông tham dự.
• Ghi rõ số lượng cổ đông tham dự và tỷ lệ đại diện vốn.
• Liệt kê kiểm soát viên và khách mời (nếu có).

c. Ghi nội dung cuộc họp:

• Tóm tắt báo cáo của Chủ tịch HĐQT.
• Tóm tắt báo cáo tài chính và phương án phân phối lợi nhuận.
• Tóm tắt báo cáo của Ban kiểm toán.
• Ghi chép chi tiết nội dung thảo luận và kết quả biểu quyết cho từng nội dung.

d. Ghi kết quả biểu quyết:

• Ghi rõ số phiếu tán thành, số phiếu chống và số phiếu trắng cho từng nội dung.
• Phân biệt rõ các nội dung được thông qua và không được thông qua.

e. Ghi ý kiến của các cổ đông:

• Ghi chép ý kiến, kiến nghị của các cổ đông (nếu có).

f. Ghi phát biểu của Chủ tịch HĐQT:

• Tóm tắt nội dung cuộc họp.
• Cảm ơn các cổ đông đã tham dự.

g. Ký tên:

• Chủ tịch HĐQT ký và ghi rõ họ tên.
• Thư ký HĐQT ký và ghi rõ họ tên.
• Các thành viên HĐQT ký và ghi rõ họ tên.
• Cổ đông (tùy theo yêu cầu).

5. Một số lưu ý khi lập biên bản họp Đại hội đồng cổ đông 

• Biên bản phải ghi chép đầy đủ, chính xác và trung thực nội dung, diễn biến và kết quả của cuộc họp. Tránh ghi chép sai lệch, thiếu sót hoặc thêm thắt thông tin.
• Biên bản cần được soạn thảo rõ ràng, súc tích, dễ hiểu. Sử dụng ngôn ngữ chính thống, phù hợp với quy định của pháp luật.
• Biên bản cần ghi đầy đủ thông tin chung về cuộc họp, thành phần tham dự, nội dung thảo luận, kết quả biểu quyết, ý kiến của các cổ đông và phát biểu của Chủ tịch HĐQT.
• Biên bản được ký bởi Chủ tịch HĐQT và Thư ký HĐQT. Lưu trữ tại công ty và gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp.
• Nên ghi âm hoặc ghi hình cuộc họp để có thể đối chiếu lại với nội dung biên bản sau này.
• Sử dụng mẫu biên bản họp ĐHĐCĐ có sẵn để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác.
• Tham khảo các văn bản hướng dẫn của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

6.Câu hỏi thường gặp:

6.1. Mẫu biên bản này có cần cập nhật theo quy định của pháp luật hay không?

Mẫu biên bản này cần được cập nhật theo quy định của pháp luật, đặc biệt là Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14. Do vậy, các công ty cần theo dõi và cập nhật những thay đổi trong quy định pháp luật để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của biên bản họp ĐHĐCĐ.

6.2.Có thể sử dụng phần mềm để lập biên bản họp ĐHĐCĐ hay không?

Có thể sử dụng phần mềm để lập biên bản họp Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ). Việc sử dụng phần mềm có thể mang lại một số lợi ích sau:

• Tiết kiệm thời gian: Phần mềm có thể tự động ghi chép nội dung cuộc họp, giúp tiết kiệm thời gian cho thư ký và chủ tọa.
• Tăng tính chính xác: Phần mềm có thể ghi chép đầy đủ và chính xác nội dung cuộc họp, giảm thiểu nguy cơ sai sót.
• Dễ dàng quản lý: Phần mềm có thể giúp quản lý các phiên bản biên bản, theo dõi tiến độ lập biên bản và lưu trữ an toàn.
• Tuy nhiên, khi sử dụng phần mềm để lập biên bản họp ĐHĐCĐ, cần lưu ý một số điểm sau:
• Lựa chọn phần mềm uy tín: Cần lựa chọn phần mềm được cung cấp bởi nhà cung cấp uy tín, đảm bảo tính bảo mật thông tin.
• Đảm bảo tính hợp pháp: Cần đảm bảo phần mềm được sử dụng phù hợp với quy định của pháp luật.
• Cân nhắc các yếu tố khác: Cần cân nhắc các yếu tố khác như chi phí sử dụng phần mềm, khả năng sử dụng của phần mềm và nhu cầu của công ty.

Dưới đây là một số phần mềm có thể sử dụng để lập biên bản họp ĐHĐCĐ:

• Microsoft Word: Đây là phần mềm phổ biến và dễ sử dụng. Tuy nhiên, Word không có chức năng chuyên dụng để lập biên bản họp ĐHĐCĐ.
• Microsoft OneNote: OneNote là phần mềm hỗ trợ ghi chú và có thể được sử dụng để lập biên bản họp ĐHĐCĐ.
• Google Docs: Google Docs là phần mềm soạn thảo trực tuyến cho phép nhiều người cùng làm việc trên một tài liệu. Google Docs có thể được sử dụng để lập biên bản họp ĐHĐCĐ.
• MinuteBox: MinuteBox là phần mềm chuyên dụng để lập biên bản họp. MinuteBox có nhiều chức năng hỗ trợ lập biên bản họp hiệu quả, như ghi âm cuộc họp, tự động chuyển đổi giọng nói thành văn bản, v.v.
• Voiceaholic: Voiceaholic là phần mềm ghi âm và chuyển đổi giọng nói thành văn bản. Voiceaholic có thể được sử dụng để ghi âm cuộc họp ĐHĐCĐ và sau đó chuyển đổi thành văn bản để lập biên bản.

Nội dung nêu trên là các thông tin cần thiết về Mẫu biên bản họp đại hội đồng cổ đông năm 2024 của chúng tôi dành cho khách hàng . Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng liên hệ với ACC qua số hotline:1900.3330 để được nhận hỗ trợ trực tiếp.