Mẫu biên bản bàn giao con dấu cho văn thư

Biên bản bàn giao con dấu cho văn thư là loại giấy tờ có vai trò cực kỳ quan trọng. Thiếu đi văn bản này, con dấu không được chuyển giao đúng lúc và sẽ gây ảnh hưởng đến quá trình phê duyệt giấy tờ của các đơn vị, doanh nghiệp…Để tìm hiểu kỹ hơn về vấn đề này, hãy cùng Luật ACC theo dõi bài viết sau đây:

 

Biên bản bàn giao con dấu cho văn thư

1. Bàn giao con dấu cho văn thư có phải lập văn bản ghi nhận không?

Theo Điều 32 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật như sau:

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định.

- Văn thư cơ quan có trách nhiệm

+ Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức.

+ Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản.

+ Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.

+ Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.

Như vậy, đối với văn thư chỉ được giữ con dấu khi được người đứng đầu cơ quan giao cho quản lý, sử dụng,... Tuy nhiên, không có đề cập tới khi bàn giao có phải lập biên bản hay không. Trên thực tế, các đơn vị sẽ thực hiện lập biên bản bàn giao con dấu để xác nhận việc giao con dấu để hạn chế rủi ro.

2. Khái niệm biên bản bàn giao con dấu cho văn thư

Biên bản bàn giao con dấu cho văn thư là văn bản pháp lý được sử dụng khi có sự thay đổi, chuyển giao nhân sự (có chức vụ cao) trong nội bộ doanh nghiệp.

Khi một người có chức vụ cao và nắm giữ con dấu nghỉ việc, nghỉ hưu hoặc chuyển đi nơi khác thì doanh nghiệp phải sắp xếp một người thay thế họ để tiếp quản con dấu. Người cũ có trách nhiệm bàn giao lại công việc và con dấu cho người mới đến để bảo đảm công việc không bị gián đoạn hay ảnh hưởng.

Và khi bàn giao vật dụng quan trọng như con dấu, chúng ta phải có giấy tờ chứng minh để hoàn tất quá trình bàn giao. Và loại giấy tờ được sử dụng ở đây chính là biên bản bàn giao con dấu công ty.

Văn bản này được coi như lời khẳng định rằng người cũ đã hết trách nhiệm và không còn liên quan đến con dấu này nữa. Nếu có vấn đề gì xảy ra thì người phải đứng ra chịu trách nhiệm sẽ là người hiện thời đang giữ con dấu.

Biên bản bàn giao con dấu thường được chia thành 2 loại là biên bản bàn giao con dấu còn giá trị sử dụng và biên bản bàn giao con dấu hết giá trị sử dụng.

Loại 1 là dành cho những cá nhân hiện vẫn đang trong nhiệm kỳ làm việc, con dấu vẫn còn đầy đủ giá trị pháp lý và vẫn được sử dụng trong doanh nghiệp, tổ chức.

Loại 2 là dành cho những người đã hết nhiệm kỳ, con dấu họ bàn giao lại cũng không còn giá trị về mặt pháp lý. Việc bàn giao lại chỉ nhằm mục đích lưu trữ mà thôi.

3. Mẫu biên bản bàn giao con dấu cho Văn thư

TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN

TÊN CƠ QUAN ĐĂNG KÝ MẪU CON DẤU

——-

Số:…/BB-…(1)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————

BIÊN BẢN

Về việc bàn giao con dấu hết giá trị sử dụng

Căn cứ Quyết định số …/2019/QĐ-TTg ngày …tháng … năm 2019 của Thủ tướng Chính phủ về việc giữ lại con dấu hết giá trị sử dụng của một số cơ quan, tổ chức và chức danh nhà nước để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu lịch sử;

Hôm nay, vào .. .giờ … phút, ngày … tháng … năm … tại .. .(2),

Chúng tôi gồm:

1. Bên giao: … (cơ quan đăng ký mẫu con dấu), đại diện là:

Ông/ Bà: …

Chức vụ: …

2. Bên nhận: … (lưu trữ lịch sử), đại diện là:

Ông/Bà: …

Chức vụ: …

Hai bên thống nhất bàn giao con dấu hết giá trị sử dụng của các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước để lưu trữ và phục vụ nghiên cứu lịch sử theo danh mục cụ thể như sau:

Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản./.

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO

(Ký tên, đóng dấu)

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN

(Ký tên, đóng dấu)

4. Mục đích của biên bản bàn giao con dấu

Mục đích của biên bản bàn giao con dấu

Như chúng tôi đã nói ở trên, mỗi loại con dấu sẽ được dùng trong những trường hợp khác nhau tùy theo nhu cầu của người sử dụng. Khi con dấu này hết hiệu lực hoặc khi người giữ con dấu chuyển công tác thì con dấu phải được bàn giao hoặc trao trả lại cho tổ chức. Và quá trình trao trả chỉ thành công khi có sự tồn tại của biên bản bàn giao con dấu.

Mục đích quan trọng nhất của việc sử dụng biên bản bàn giao con dấu chính là giúp cho quá trình phê chuẩn các loại giấy tờ, văn bản của doanh nghiệp, tổ chức không bị gián đoạn, luôn bảo đảm được tiến trình công việc. Nó là loại giấy tờ có tính pháp lý quan trọng, nó là nhân tố quyết định quyền và nghĩa vụ của người tiếp quản công việc và con dấu.

Mẫu biên bản bàn giao con dấu cho Văn thư này nên có phần hướng dẫn sử dụng con dấu để người tiếp nhận con dấu biết cách sử dụng sao cho đúng, tránh tình trạng hoang mang do không hiểu biết để rồi làm sai quy định. Người sử dụng tuyệt đối không được dùng con dấu cho mục đích cá nhân, họ chỉ được phép dùng nó trong công việc và phải tuân thủ đúng các quy tắc đã đề ra về việc sử dụng con dấu.

5. Những điều cần chú ý khi lập loại biên bản bàn giao con dấu

• Do biên bản bàn giao con dấu có tính pháp lý cao nên người lập biên bản phải trình bày nội dung sao cho đúng và chuẩn nhất. Nếu chưa hiểu rõ về loại văn bản này thì bạn nên tham khảo những văn bản đã có từ trước đó để nắm được cách viết chính xác.
• Phần nội dung và phần trình bày đều phải được chú trọng. Các phần nội dung phải đúng và cách trình bày phải khoa học, đẹp mắt và chuyên nghiệp! Người viết phải hết sức cẩn thận, không để bản thân mắc phải những lỗi cơ bản như lỗi chính tả, lỗi trong việc sắp đặt bố cục…
• Những mục quan trọng như: quốc hiệu, tiêu ngữ, tên cơ quan, tên biên bản… cần được ghi theo đúng quy chuẩn để đảm bảo tính trang trọng cho văn bản; người viết tuyệt đối không sáng tạo theo ý mình ở phần này. 

Bài viết này tổng hợp những thông tin liên quan đến biên bản bàn giao con dấu cho văn thư mà Luật ACC muốn chia sẻ đến bạn. Mong rằng chúng sẽ giúp ích nhiều cho bạn trong công việc cũng như cuộc sống. Mọi thông tin vui lòng liên hệ với ACC để được đội ngũ chuyên viên hỗ trợ nhanh chóng. Công ty Luật ACC - Đồng hành pháp lý cùng bạn.