Bài tập về rủi ro kiểm toán đưa ra thủ tục kiểm soát phù hợp

Bài tập về rủi ro kiểm toán

Bài tập về rủi ro kiểm toán đưa ra thủ tục kiểm soát phù hợp

Bài 1: Tại công ty ABC, trong quá trình nhập liệu số tiền đã thanh toán của một khách hàng, số tiền 20.789.897 đồng đã bị nhập nhầm số 0 thành chữ “O” do đó nghiệp vụ không được xử lý chính xác, báo cáo công nợ khách hàng bị sai.

Yêu cầu

3.1 Hãy phân tích rủi ro xảy ra ở tình huống trên.

- Do nguyên nhân chủ quan: sai sót trong quá trình nhập liệu.

- Dẫn đến rủi ro khiến dữ liệu về số tiền của một khách hàng đã thanh toán cho công ty bị sai lệch; khiến nghiệp vụ không được xử lý chính xác, báo Cáo công nợ khách hàng bị sai. Nhiều hơn thế nữa là việc mất lòng tin ở khách hàng, ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của doanh nghiệp, làm mất các cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp.

3.2 Xác định những thủ tục kiểm soát có thể ngăn ngừa, phát hiện hoặc sửa sai rủi ro trong tình huống trên.

- Kiểm soát ngăn ngừa: sử dụng phần mềm kiểm soát và kiểm tra lỗi giúp ngăn ngừa và phát hiện sớm các lỗi một cách nhanh chóng.

- Kiểm soát phát hiện: thường xuyên so sánh đối chiếu, kiểm tra lại tính đúng đắn của dữ liệu nhập vào; giúp kịp thời phát hiện và xử lý lỗi nhập sai.

Bài 2: Cửa hàng ABC chuyên cung cấp văn phòng phẩm. Tại cửa hàng, khi mặt hàng nào hết, thủ kho sẽ điện thoại cho bộ phận mua hàng, nói rõ mặt hàng và số lượng cần đặt. BP mua hàng sau khi nghe điện thoại, ghi yêu cầu đặt hàng và lập đơn đặt hàng 2 liên. Liên 1 gửi NCC, liên 2 lưu tại bộ phận. NCC sẽ giao hàng trực tiếp cho thủ kho để lập phiếu nhập kho, ghi thẻ kho.

Yêu cầu:

1.1 Chỉ ra những rủi ro có thể xảy ra của hệ thống trên => Phát sinh nhu cầu mua hàng

- Khi phát sinh nhu cầu mua hàng ko có giấy đề nghị mua hàng, rủi ro mua hàng quá nhu cầu hoặc mua hàng vượt quá khả năng thanh toán của DN.

- Không có cấp xét duyệt mua hàng khi đề nghị mua hàng, rủi ro mua hàng quá nhu cầu hoặc mua hàng vượt quá khả năng thanh toán của DN.

- Đơn đặt hàng qua điện thoại, không tham khảo giá thị trường, rủi ro gian lận, biển thủ tài sản.

- Thủ kho vừa nhận hàng, vừa lập phiếu nhập kho vừa ghi thẻ kho => rủi ro sai sót chứng từ, gian lận biển thủ tài sản

1.2 Đề xuất những biện pháp khắc phục rủi ro trên.

- Khi phát sinh nhu cầu mua hàng cần lập giấy đề nghị mua hàng, trên giấy ghi rõ mã hàng, số lượng hàng cần mua.

- Khi có nhu cầu mua hàng cần có cấp xét duyệt đề nghị mua hàng.

- Cần tách biệt chức năng giữa người nhận hàng, lập phiếu nhập kho và ghi thẻ kho.

Bài 3: Khi hàng tồn dư trong kho thấp hơn định mức dự trữ đã thiết lập, thủ kho sẽ báo cho nhân viên cấp dưới mua hàng để đặt mua. Nhân viên mua hàng địa thế căn cứ list nhà cung ứng đã được duyệt để đặt hàng. Khi hàng về, nhân viên cấp dưới mua hàng sẽ kiểm tra hàng, nhận hàng, giao hàng cho thủ kho. Các hóa đơn do nhà sản xuất gửi đến sẽ chuyển trực tiếp cho nhân viên cấp dưới mua hàng. Sau đó, nhân viên cấp dưới mua hàng sẽ chuyển hàng loạt hồ sơ mua hàng cho Kế toán mua hàng, hồ sơ gồm có: một bản sao

2.1 Rủi ro: Nhân viên có thể nộp các chứng từ mua hàng giả mạo để yêu cầu đơn vị thanh toán, có sự thông đồng từ bên ngoài.

2.2 Đề xuất thủ tục kiểm soát:

- Tất cả những nhiệm vụ mua hàng đều phải có giấy đề xuất mua hàng đã được phê duyệt, cần phân công cụ thể người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm ý kiến đề nghị mua hàng nhằm mục đích tránh thực trạng ý kiến đề nghị mua hàng nhiều lần cho cùng một nhu yếu. Thường xuyên theo dõi quá trình thực thi so với giấy đề xuất mua hàng đã phát hành để bảo vệ hàng đề xuất mua được giải quyết và xử lý kịp thời ở những bước tiếp theo

- Nên hoán đổi nhân viên cấp dưới mua hàng, việc lựa chọn nhà cung ứng phải được người có thẩm quyền phê duyệt nhằm mục đích tránh thực trạng có sự thông đồng giữa nhân viên cấp dưới mua hàng và nhà sản xuất, nhân viên cấp dưới nhận hàng không được thuộc bộ phận đặt hàng.

- Mọi thông tin (giá thành, chất lượng, quy cách, điều kiện kèm theo giao dịch thanh toán, điều kiện kèm theo giao hàng, mức chiết khấu, … ) trong bảng làm giá đều phải được ghi chép, tàng trữ và tổng hợp để báo cáo giải trình cho người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm phê duyệt.

- Khi nhận hàng, nhân viên cấp dưới nhận hàng cần lập báo cáo giải trình nhận hàng. Báo cáo nhận hàng cần ghi rõ số lượng, chủng loại, chất lượng hàng thực nhận. Để tránh thực trạng kiểm nhận hàng cẩu thả hoặc vô tình bỏ sót những cụ thể quan trọng, Doanh Nghiệp nên phong cách thiết kế những bảng kiểm tra bao quát toàn bộ những đặc thù quan trọng của hàng mua cần kiểm tra khi nhận hàng như : Số lượng, quy cách, chất lượng, .. và gửi kèm với báo cáo giải trình nhận hàng cho bộ phận mua hàng

>>> Xem thêm về Bài tập tình huống kiểm toán có lời giải chi tiết qua bài viết của ACC GROUP.

Bài 1: Tại công ty ABC, trong quá trình nhập liệu số tiền đã thanh toán của một khách hàng, số tiền 20.789.897 đồng đã bị nhập nhầm số 0 thành chữ "O" do đó nghiệp vụ không được xử lý chính xác, báo cáo công nợ khách hàng bị sai.

3.1 Hãy phân tích rủi ro xảy ra ở tình huống trên.

- Do nguyên nhân chủ quan: sai sót trong quá trình nhập liệu.
- Dẫn đến rủi ro khiến dữ liệu về số tiền của một khách hàng đã thanh toán cho công ty bị sai lệch; khiến nghiệp vụ không được xử lý chính xác, báo Cáo công nợ khách hàng bị sai. Nhiều hơn thế nữa là việc mất lòng tin ở khách hàng, ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của doanh nghiệp, làm mất các cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp.

3.2 Xác định những thủ tục kiểm soát có thể ngăn ngừa, phát hiện hoặc sửa sai rủi ro trong tình huống trên.

- Kiểm soát ngăn ngừa: sử dụng phần mềm kiểm soát và kiểm tra lỗi giúp ngăn ngừa và phát hiện sớm các lỗi một cách nhanh chóng.
- Kiểm soát phát hiện: thường xuyên so sánh đối chiếu, kiểm tra lại tính đúng đắn của dữ liệu nhập vào; giúp kịp thời phát hiện và xử lý lỗi nhập sai.

Bài 2: Cửa hàng ABC chuyên cung cấp văn phòng phẩm. Tại cửa hàng, khi mặt hàng nào hết, thủ kho sẽ điện thoại cho bộ phận mua hàng, nói rõ mặt hàng và số lượng cần đặt. BP mua hàng sau khi nghe điện thoại, ghi yêu cầu đặt hàng và lập đơn đặt hàng 2 liên. Liên 1 gửi NCC, liên 2 lưu tại bộ phận. NCC sẽ giao hàng trực tiếp cho thủ kho để lập phiếu nhập kho, ghi thẻ kho.

1.1 Chỉ ra những rủi ro có thể xảy ra của hệ thống trên => Phát sinh nhu cầu mua hàng

- Khi phát sinh nhu cầu mua hàng ko có giấy đề nghị mua hàng, rủi ro mua hàng quá nhu cầu hoặc mua hàng vượt quá khả năng thanh toán của DN.
- Không có cấp xét duyệt mua hàng khi đề nghị mua hàng, rủi ro mua hàng quá nhu cầu hoặc mua hàng vượt quá khả năng thanh toán của DN.
- Đơn đặt hàng qua điện thoại, không tham khảo giá thị trường, rủi ro gian lận, biển thủ tài sản.
- Thủ kho vừa nhận hàng, vừa lập phiếu nhập kho vừa ghi thẻ kho => rủi ro sai sót chứng từ, gian lận biển thủ tài sản

1.2 Đề xuất những biện pháp khắc phục rủi ro trên.

- Khi phát sinh nhu cầu mua hàng cần lập giấy đề nghị mua hàng, trên giấy ghi rõ mã hàng, số lượng hàng cần mua.
- Khi có nhu cầu mua hàng cần có cấp xét duyệt đề nghị mua hàng.
- Cần tách biệt chức năng giữa người nhận hàng, lập phiếu nhập kho và ghi thẻ kho.

Bài 3: Khi hàng tồn dư trong kho thấp hơn định mức dự trữ đã thiết lập, thủ kho sẽ báo cho nhân viên cấp dưới mua hàng để đặt mua. Nhân viên mua hàng địa thế căn cứ list nhà cung ứng đã được duyệt để đặt hàng. Khi hàng về, nhân viên cấp dưới mua hàng sẽ kiểm tra hàng, nhận hàng, giao hàng cho thủ kho. Các hóa đơn do nhà sản xuất gửi đến sẽ chuyển trực tiếp cho nhân viên cấp dưới mua hàng. Sau đó, nhân viên cấp dưới mua hàng sẽ chuyển hàng loạt hồ sơ mua hàng cho Kế toán mua hàng, hồ sơ gồm có: một bản sao

2.1 Rủi ro: Nhân viên có thể nộp các chứng từ mua hàng giả mạo để yêu cầu đơn vị thanh toán, có sự thông đồng từ bên ngoài.

2.2 Đề xuất thủ tục kiểm soát:

- Tất cả những nhiệm vụ mua hàng đều phải có giấy đề xuất mua hàng đã được phê duyệt, cần phân công cụ thể người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm ý kiến đề nghị mua hàng nhằm mục đích tránh thực trạng ý kiến đề nghị mua hàng nhiều lần cho cùng một nhu yếu. Thường xuyên theo dõi quá trình thực thi so với giấy đề xuất mua hàng đã phát hành để bảo vệ hàng đề xuất mua được giải quyết và xử lý kịp thời ở những bước tiếp theo.

- Nên hoán đổi nhân viên cấp dưới mua hàng, việc lựa chọn nhà cung ứng phải được người có thẩm quyền phê duyệt nhằm mục đích tránh thực trạng có sự thông đồng giữa nhân viên cấp dưới mua hàng và nhà sản xuất, nhân viên cấp dưới nhận hàng không được thuộc bộ phận đặt hàng.

- Mọi thông tin (giá thành, chất lượng, quy cách, điều kiện kèm theo giao dịch thanh toán, điều kiện kèm theo giao hàng, mức chiết khấu, … ) trong bảng làm giá đều phải được ghi chép, tàng trữ và tổng hợp để báo cáo giải trình cho người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm phê duyệt.

- Khi nhận hàng, nhân viên cấp dưới nhận hàng cần lập báo cáo giải trình nhận hàng. Báo cáo nhận hàng cần ghi rõ số lượng, chủng loại, chất lượng hàng thực nhận. Để tránh thực trạng kiểm nhận hàng cẩu thả hoặc vô tình bỏ sót những cụ thể quan trọng, Doanh Nghiệp nên phong cách thiết kế những bảng kiểm tra bao quát toàn bộ những đặc thù quan trọng của hàng mua cần kiểm tra khi nhận hàng như : Số lượng, quy cách, chất lượng, .. và gửi kèm với báo cáo giải trình nhận hàng cho bộ phận mua hàng.

>>> Xem thêm về Bài tập tình huống kiểm toán nội bộ kèm lời giải qua bài viết của ACC GROUP.