Điều kiện để được phép xuất hóa đơn đỏ?

Hoá đơn đỏ là loại hoá đơn thường xuất hiện trong cuộc sống đặc biệt lag trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên không phải bất kỳ đơn vị doanh nghiệp nào cũng được phép xuất hoá đơn đỏ. Do đó, bài viết dưới đây ACC sẽ cung cấp tới bạn đọc thông tin về Điều kiện để được phép xuất hóa đơn đỏ? Mời quý bạn đọc cùng tham khảo.

1. Hóa đơn đỏ là gì?

Pháp luật hiện hành không có quy định cụ thể về hóa đơn đỏ là gì. Tuy nhiên thuật ngữ này được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng trong thực tế.

Hóa đơn đỏ- VAT invoice là một tên gọi khác của hóa đơn giá trị gia tăng/hóa đơn VAT. Đây là loại hóa đơn do Bộ Tài chính phát hành hoặc do doanh nghiệp tự in sau khi đã đăng ký mẫu do cơ quan thuế, do bên cung ứng sản phẩm, dịch vụ xuất. Hóa đơn này được dùng làm căn cứ để xác định số tiền thuế cần nộp vào ngân sách nhà nước. 

Số tiền thuế giá trị gia tăng trên hóa đơn đỏ khi mua hàng được gọi là thuế giá trị gia tăng đầu vào. Còn số tiền thuế ghi trên các loại hóa đơn xanh hoặc tím khi mua hàng thì gọi là thuế giá trị gia tăng đầu ra. Nếu thuế GTGT đầu vào của doanh nghiệp lớn hơn đầu thuế GTGT đầu ra thì nhà nước sẽ khấu trừ và hoàn lại mức chênh lệch. Ngược lại, doanh nghiệp cần nộp phần chênh lệch nếu thuế GTGT đầu ra lớn hơn mức đầu vào.

Xuất phát từ màu sắc của liên giao cho khách hàng hoặc người tiêu dùng là màu đỏ hoặc màu hồng mà người ta gọi hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn đỏ. 

Hiện nay pháp luật cho phép doanh nghiệp kinh doanh tự in hoặc đặt in hóa đơn và tự thực hiện việc phát hành hóa đơn cho khách hàng hoặc người tiêu dùng. Vai trò của cơ quan thuế chỉ phát hành hóa đơn lẻ, biên lai thu phí, lệ phí theo luật định và có vai trò quản lý việc phát sinh và sử dụng hóa đơn của đơn vị.

Xem thêm: Hóa đơn đỏ là gì? 

2. Điều kiện được phép xuất hoá đơn đỏ

2.1. Điều kiện đối với chủ thể 

Tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, chủ thể được phép xuất hóa đơn đỏ được quy định như sau: 

• Đối với hóa đơn tự in: Điều kiện để doanh nghiệp tự in hóa đơn theo khoản 1, Điều 6 Thông tư 39/2014/TT-BTC:

- Các doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp được tạo hóa đơn tự in kể từ khi có mã số thuế gồm:

+ Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao.

+ Các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật.

+ Doanh nghiệp, Ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn.

- Doanh nghiệp mới thành lập từ ngày 1/6/2014 có vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng là doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ có thực hiện đầu tư mua sắm tài sản cố định, máy móc, thiết bị có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên ghi trên hóa đơn mua tài sản cố định, máy móc, thiết bị tại thời điểm thông báo phát hành hóa đơn được tự in hóa đơn để sử dụng cho việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nếu có đủ các điều kiện sau:

+ Đã được cấp mã số thuế;

+ Có doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ;

+ Có hệ thống thiết bị đảm bảo cho việc in và lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

+ Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm tự in hóa đơn đảm bảo các điều kiện theo quy định

+ Không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế hoặc đã bị xử phạt và đã chấp hành xử phạt vi phạm pháp luật về thuế mà tổng số tiền phạt vi phạm pháp luật về thuế dưới năm mươi (50) triệu đồng.

+ Có văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn tự in và được cơ quan thuế quản lý trực tiếp xác nhận đủ điều kiện. Trường hợp sau 5 ngày làm việc cơ quan quản lý thuế trực tiếp không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn tự in.

-Tổ chức nêu trên trước khi tạo hóa đơn phải ra quyết định áp dụng hóa đơn tự in và chịu trách nhiệm về quyết định này. Quyết định áp dụng hóa đơn tự in gồm các nội dung chủ yếu sau:

+  Tên hệ thống thiết bị dùng để in hóa đơn;

+ Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật tự in hóa đơn;

+ Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn tự in trong nội bộ tổ chức;

+ Mẫu các loại hóa đơn tự in cùng với mục đích sử dụng của mỗi loại.

• Đối với hóa đơn đặt in

-  Tổ chức kinh doanh mới thành lập thuộc đối tượng được tự in hóa đơn nếu không sử dụng hóa đơn tự in thì được tạo hóa đơn đặt in để sử dụng cho các hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

- Tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp không thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế được tạo hóa đơn đặt in để sử dụng cho các hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Trước khi đặt in hóa đơn lần đầu, tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp phải gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in.

2.2. Điều kiện khi xuất hóa đơn đỏ

Các doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT phải sử dụng hóa đơn đỏ, kể cả trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt. Các chứng từ cần thiết đối với một hóa đơn đỏ bao gồm:

- Hợp đồng mua, hợp đồng bán hàng hóa;

- Phiếu xuất kho; phiếu nhập kho;

- Phiếu thu, phiếu chi ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng;

- Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán

Tại các văn bản và chứng từ nêu trên đều phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu theo đúng qui định của pháp luật. Chỉ xuất hoá đơn đối với các hàng hóa doanh nghiệp kinh doanh đã được đăng ký kinh doanh tại Sở kế hoạch và đầu tư và cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.  Khi xuất hóa đơn phải ghi đúng mức thuế xuất áp dụng theo quy định.

3. Những lưu ý khi xuất hóa đơn đỏ

Thông thường, hóa đơn đỏ được lập thành 3 liên, tương ứng với 3 màu là trắng đỏ và xanh. Khi xuất hóa đơn đỏ, cần lưu ý một số vấn đề sau:

- Bên bán phải kẹp 3 liên hóa đơn viết cùng 1 lúc để đảm bảo nội dung đồng nhất giữa các liên. Việc tách các liên ra viết riêng lẻ là không được phép.

- Thông tin người mua trên hóa đơn đỏ phải được ghi đầy đủ, chính xác.

- Các thông tin trên hóa đơn đỏ không được tẩy xóa, sửa và phải được thể hiện với chỉ 1 màu mực.

- Nội dung phải liên tục, không ngắt quãng, đặc biệt không viết đè chữ lên nhau và phải gạch chéo phần còn trống.

- Số hóa đơn đỏ phải được lập liên tục từ nhỏ đến lớn.

- Thời gian ngày, tháng, năm lập hóa đơn sẽ ghi vào thời điểm phát sinh giao dịch hoặc khi đã hoàn thành giao dịch cung cấp hàng hóa/dịch vụ cho người mua.

- Hình thức thanh toán trong hóa đơn đỏ được chấp nhận là tiền mặt hoặc chuyển khoản.

Trên đây là tất cả thông tin về Điều kiện để được phép xuất hóa đơn đỏ mà ACC Group cung cấp tới các bạn đọc giả. Nếu Quý đọc giả có bất kỳ thắc mắc hay góp ý nào liên quan đến bài viết hãy liên hệ với Công ty Luật ACC để nhận được sự hỗ trợ từ đội ngũ tác giả. Chúng tôi luôn sẵn lòng giải đáp thắc mắc của Quý bạn đọc. Trân trọng!