Hướng dẫn thủ tục xuất hoá đơn đỏ online

Bài viết dưới đây Hướng dẫn thủ tục xuất hoá đơn đỏ online của Luật ACC cung cấp cho bạn đọc những thông tin khái quát về hóa đơn đỏ, khi nào doanh nghiệp/người bán được xuất hóa đơn đỏ và thủ tục xuất hoá đơn đỏ online.  

1. Hóa đơn đỏ là gì? 

Hóa đơn đỏ là thuật ngữ thực tế người dân thường sử dụng để chỉ "hóa đơn giá trị gia tăng" được ghi nhận trong pháp luật về hóa đơn, chứng từ. Như vậy, trên thực tế "Hóa đơn đỏ" là "hóa đơn giá trị gia tăng".

Hóa đơn đỏ là một trong các loại hóa đơn được ghi nhận tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó, hóa đơn đỏ là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa; Hoạt động vận tải quốc tế; Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu; xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

Muốn xuất hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn đỏ có VAT) thì tổ chức, cá nhân  phải thành lập doanh nghiệp và đăng ký tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Hiện nay, phát hành hóa đơn được chia thành 2 loại: hóa đơn đặt in/tự in hoặc hóa đơn điện tử.

2. Khi nào doanh nghiệp/người bán được xuất hóa đơn đỏ?

2.1. Doanh nghiệp/ người bán xuất hóa đơn đỏ trong trường hợp nào?

Theo quy định của Pháp luật, bên bán hàng hóa, dịch vụ phải xuất hóa đơn đỏ. Và những hóa đơn có giá trị trên 200.000 đồng thì người mua sẽ phải trả thêm 10% giá trị hàng hóa (thuế GTGT) để người bán có thể thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế.

Doanh nghiệp có hợp đồng thuê địa điểm để kinh doanh hoặc được phép in hóa đơn giá trị gia tăng nếu đã đăng ký phương pháp tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Nếu đã được đặt in hóa đơn hoặc tự in hóa đơn thì phải thỏa mãn các điều kiện đặt in hóa đơn, tự in hóa đơn theo quy định của pháp luật.

Doanh nghiệp đang hoạt động nộp thuế giá trị gia tăng sẽ tính theo phương pháp khấu trừ hoặc có thực hiện đầu tư, mua sắm, nhận góp vốn bằng tài sản cố định, thiết bị, công cụ, dụng cụ, máy móc.

2.2. Một số điểm cần lưu ý khi xuất hóa đơn đỏ

• Nội dung viết liên tục, không ngắt quãng, không viết đè chữ lên nhau và gạch chéo phần còn trống.
• Nội dung thể hiện trên hóa đơn đỏ không được tẩy sửa, xóa và cùng một loại mực
• Điền đầy đủ thông tin về người mua hàng một cách chính xác.
• Người viết phải kẹp 3 liên viết cùng lúc, nội dung trên các liên phải đồng nhất, không được viết tách riêng từng liên
• Số hóa đơn lập phải liên tục, từ số nhỏ tới lớn.
• Ngày/tháng/năm ghi trên trên hóa đơn vào thời điểm phát sinh giao dịch hoặc ngay sau khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, hàng hóa cho bên mua.
• Hình thức thanh toán có thể là chuyển khoản hoặc bằng tiền mặt.

3. Hướng dẫn thủ tục xuất hoá đơn đỏ online

Các bước để tổ chức xuất hóa đơn giá trị gia tăng đặt in/ tự in như sau:

Bước 1 : ĐĂNG NHẬP vào phần mềm xuất hóa đơn điện tử online https://hoadondientutrungkien.com:8443/eInvoicing/Login.jsp?logout. 

Quý khách nhập thông tin đăng nhập nhận được trong email, bao gồm: 

- Tên đăng nhập (Mã Số Thuế công ty) 

- Mật khẩu hệ thống sẽ cấp ngẫu nhiên và bảo mật cho từng công ty. Quý khách có thể thay đổi ngay sau khi đã đăng nhập vào hệ thống ở mục thông tin tài khoản.

Bước 2 : NHẬP THÔNG TIN NGƯỜI MUA, Có 2 trường hợp:

+ Trường hợp 1: Nếu quý khách đã Import thông tin khách hàng vào hệ thống hoặc đã xuất cho cty này 1 lần thì quý khách làm theo hướng dẫn sau: Quý khách nhập MST người mua vào mục Mã Số Thuế 

-> Bấm Kiểm Tra -> Thông tin công ty sẽ hiển thị đầy đủ.

+ Trường hợp 2: Quý khách chưa xuất hóa đơn cho cty này lần nào và cũng chưa Import thông tin khách hàng này vào hệ thống. Thì quý khách nhập trình tự như sau: 

• Mã Số Thuế: Trường hợp nếu là hộ kinh doanh cá thể/cơ quan hành chính đặt biệt/khách vãng lai không có mã số thuế thì để trống.
• Họ Tên Người Mua Hàng (Không cần thiết): Trường hợp là khách vãng lai thì nhập họ tên người mua hàng.
• Tên Đơn Vị: Ở đây là tên công ty theo GPKD.
• Email: Đối với HDDT thì email là tiêu chí bắt buộc, vì hóa đơn điện tử được gửi và nhận bằng email và phương tiện điện tử. Có thể nhập email công ty mình nếu khách hàng chưa có email, nhập nhiều địa chỉ mail khác nhau cách nhau bởi dấu phẩy “,”
• Địa chỉ: Nhập địa chỉ theo GPKD
• Số TK Ngân hàng (Không cần thiết)
• Hình thức thanh toán: hệ thống mặc định hình thức giao dịch là tiền mặt/ chuyển khoản. Ngoài ra quý khách có thể chọn các đối số khác như tiền mặt, chuyển khoản, bù trừ công nợ, thẻ, hàng hóa...
• Ngoại Tệ: nếu loại tiền giao dịch là Việt Nam đồng (VND) quý khách giữ nguyên, nếu ngoại tệ khác quý khách chọn theo danh sách các ngoại tệ khác mà hệ thống gợi ý như: US DOLLAR, EURO và nhập tỷ giá.

Bước 3: NHẬP THÔNG TIN HÀNG HÓA DỊCH VỤ: 

Quý khách bấm vào "Thêm hàng hóa, dịch vụ" để thêm mới 1 dòng hóa đơn. Sau đó chỉ cần nhập 4 tiêu chí sau: 1/ Tên hàng hóa, dịch vụ là gì? 2/ Đơn vị tính là gì? 3/Số lượng bao nhiêu? 4/ Đơn giá bao nhiêu?

Lưu ý: Nếu quý khách đã Import mã hàng vào hệ thống, thì chỉ cần ký tự đầu của mã hàng vào ô tên hàng hóa thì thông tin sẽ tự động hiển thị. Nếu chưa import mã hàng vào thì hệ thống sẽ tự nhảy mã hàng tương ứng. Và mã hàng chỉ hỗ trợ tra cứu sản phẩm chứ không hiển thị trên tờ hóa đơn.

Ngoài ra, quý khách có thể kéo thanh trượt sang phải để thay đổi mức thuế suất mặc định từ 10% thành 5% hoặc 0%. Sau đó bấm Cập nhật để lưu thông tin sản phẩm bán ra.

Mẹo: Nếu quý khách chỉ có đơn giá sau thuế thì chỉ cần nhập đơn giá đó vào ô "Đơn giá (đã có VAT) , hệ thống sẽ tự tính ra đơn giá chưa VAT. Ngoài ra, nếu đã có đơn giá chưa VAT thì không cần nhập thêm vào ô Đơn giá đã VAT.

Sau khi cập nhật dòng trên, những tiêu chí còn lại (Cộng tiền hàng, tiền thuế GTGT, tổng cộng tiền thanh toán, số tiền viết bằng chữ ... ) sẽ tự động hoàn thành, Quý khách sẽ lựa chọn "+ thêm hàng hóa dịch vụ" để thêm dòng hóa đơn hoặc "Lưu hóa đơn" để hoàn tất việc xuất hóa đơn .

Note: Sau khi bấm "Lưu hóa đơn", hệ thống sẽ xuất hiện 1 tờ hóa đơn hoàn chỉnh để quý khách xem lại thông tin cũng như lưu hoặc in gởi mail cho Khách hàng xem trước khi ký hóa đơn. Bên cạnh đó, HDDT không giới hạn số dòng, nên quý khách có thể thêm bao nhiêu dòng tùy ý.

Trên đây là  tư vấn của chúng tôi về chủ đề: Hướng dẫn thủ tục xuất hoá đơn đỏ online. Nếu quý khách hàng có bất kỳ câu hỏi liên quan đến chủ đề này có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi để nhận được câu trả lời nhanh chóng, chính xác nhất. Với đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý nhiều kinh nghiệm, giỏi chuyên môn, chúng tôi tự tin cam kết cho Quý khách hàng dịch vụ pháp lý tốt nhất, nhanh nhất, giá cả hợp lý nhất.