Hướng dẫn xuất hóa đơn đỏ cho cá nhân

Trong hoạt động kinh doanh, tất cả các doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng đều phải lập hóa đơn giá trị gia tăng hay còn gọi là hóa đơn đỏ. Đối tượng bán hàng của doanh nghiệp có thể là cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp... Do đó, bài viết dưới đây ACC sẽ cung cấp tới bạn đọc thông tin về Hướng dẫn xuất hóa đơn đỏ cho cá nhân Mời quý bạn đọc cùng tham khảo.

1. Hóa đơn đỏ là gì?

Pháp luật hiện hành không có quy định cụ thể về hóa đơn đỏ là gì. Tuy nhiên thuật ngữ này được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng trong thực tế.

Hóa đơn đỏ- VAT invoice là một tên gọi khác của hóa đơn giá trị gia tăng/hóa đơn VAT. Đây là loại hóa đơn do Bộ Tài chính phát hành hoặc do doanh nghiệp tự in sau khi đã đăng ký mẫu do cơ quan thuế, do bên cung ứng sản phẩm, dịch vụ xuất. Hóa đơn này được dùng làm căn cứ để xác định số tiền thuế cần nộp vào ngân sách nhà nước. 

Số tiền thuế giá trị gia tăng trên hóa đơn đỏ khi mua hàng được gọi là thuế giá trị gia tăng đầu vào. Còn số tiền thuế ghi trên các loại hóa đơn xanh hoặc tím khi mua hàng thì gọi là thuế giá trị gia tăng đầu ra. Nếu thuế GTGT đầu vào của doanh nghiệp lớn hơn đầu thuế GTGT đầu ra thì nhà nước sẽ khấu trừ và hoàn lại mức chênh lệch. Ngược lại, doanh nghiệp cần nộp phần chênh lệch nếu thuế GTGT đầu ra lớn hơn mức đầu vào.

Xuất phát từ màu sắc của liên giao cho khách hàng hoặc người tiêu dùng là màu đỏ hoặc màu hồng mà người ta gọi hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn đỏ. 

Hiện nay pháp luật cho phép doanh nghiệp kinh doanh tự in hoặc đặt in hóa đơn và tự thực hiện việc phát hành hóa đơn cho khách hàng hoặc người tiêu dùng. Vai trò của cơ quan thuế chỉ phát hành hóa đơn lẻ, biên lai thu phí, lệ phí theo luật định và có vai trò quản lý việc phát sinh và sử dụng hóa đơn của đơn vị.

Xem thêm: Hóa đơn đỏ là gì? 

2. Hướng dẫn xuất hóa đơn đỏ cho cá nhân

2.1. Viết đúng tiêu thức ngày/tháng/năm trên hóa đơn đỏ

Đối với thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa thì phải là ngày chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho bên mua. Không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền.

Đối với thời điểm lập hóa đơn cung ứng dịch vụ thì phải là ngày hoàn tất việc cung ứng dịch vụ. Không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp bên cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước thì ngày lập hóa đơn phải là ngày thu tiền trước đó.

Riêng với trường hợp kinh doanh dịch vụ thì hóa đơn GTGT được bỏ qua tiêu thức “đơn vị tính”.

Một số trường hợp bán hàng, cung ứng dịch vụ khác, đã được quy định riêng thì kế toán chỉ việc căn cứ vào quy định của Thông tư số 68/2019/TT-BTC về thời điểm lập hóa đơn.

2.2. Không cần viết thông tin bên bán trên hóa đơn đỏ

Vì thông tin bên bán đã được thể hiện sẵn trên hóa đơn rồi do đó tiêu thức này kế toán lập hóa đơn không cần phải viết hay điền nữa.

2.3. Viết đầy đủ thông tin của cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ

Đối với thông tin người mua hàng, kế toán lập hóa đơn cần điền đầy đủ thông tin vào các tiêu thức sau:

– Họ tên người mua hàng: Phải là họ tên của người trực tiếp đến mua và thực hiện giao dịch này.

– Địa chỉ của cá nhân.

– Hình thức thanh toán: Kế toán khi viết hóa đơn đỏ sẽ dùng ký hiệu TM, CK hoặc TM/CK tùy trường hợp. Trong đó:

+ TM: Là hình thức thanh toán bằng tiền mặt

+ CK: Là hình thức thanh toán bằng chuyển khoản

+ TM/CM: Là hình thức thanh toán chưa xác định

Những trường hợp hóa đơn có giá trị trên 20 triệu đồng, bên mua bắt buộc phải lựa chọn hình thức thanh toán CK thì mới được áp dụng khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.

2.4. Hoàn tất bảng kê chi tiết hàng hóa, dịch vụ bán ra

Tại bảng kê chi tiết, kế toán viết hóa đơn phải điền đầy đủ thông tin vào cột: Số thứ tự; Tên hàng hóa, dịch vụ; Đơn vị tính; Số lượng; Đơn giá; và Thành tiền.

Trong phần này, kế toán viết hóa đơn đỏ cần lưu ý rằng:

– Trường hợp hàng hóa, dịch vụ được quy định mã, kế toán bắt buộc phải ghi cả mã số vào.

– Trường hợp các hàng hóa, dịch vụ cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu, kế toán phải ghi các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng dùng khi đăng lý pháp luật vào hóa đơn đỏ.

– Trường hợp là hóa đơn điều chỉnh thì phải ghi rõ điều chỉnh sai sót gì, tăng hay giảm, ký hiệu, ngày/tháng/năm.

Sau khi đã hoàn tất, nếu bảng kê vẫn còn thừa dòng thì gạch chéo toàn bộ phần còn trống đó, bắt đầu từ trái qua phải.

2.5. Viết đúng phần tổng cộng

Để đảm bảo tính chính xác cho hóa đơn đỏ, kế toán cần phải hết sức lưu ý, đảm bảo tính chuẩn xác cho phần tổng cộng tại các tiêu thức:

– Cộng tiền hàng.

– Thuế suất GTGT.

– Tổng cộng tiền thanh toán: Là tổng cộng của hai tiêu thức “Cộng tiền hàng” và “thuế suất GTGT”.

– Số tiền viết bằng chữ: Viết lại số liệu tại dòng “Tổng cộng tiền thanh toán” bằng chữ.

2.6. Bắt buộc ký tên trên hóa đơn đỏ

Việc ký tên tại hóa đơn đỏ là bắt buộc. Do đó, hai bên bán mua phải hoàn tất các tiêu thức sau:

– Người mua hàng: Ai trực tiếp thực hiện giao dịch thì người đó sẽ ký. Nếu trường hợp khách hàng không tới mua trực tiếp thì bên bán phải ghi rõ bán hàng qua điện thoại, qua mạng hay qua fax.

– Người bán hàng: Người lập hóa đơn đỏ sẽ là người trực tiếp ký.

3. Những lưu ý khi xuất hóa đơn đỏ cho cá nhân

Thông thường, hóa đơn đỏ được lập thành 3 liên, tương ứng với 3 màu là trắng đỏ và xanh. Khi xuất hóa đơn đỏ, cần lưu ý một số vấn đề sau:

- Bên bán phải kẹp 3 liên hóa đơn viết cùng 1 lúc để đảm bảo nội dung đồng nhất giữa các liên. Việc tách các liên ra viết riêng lẻ là không được phép.

- Thông tin người mua trên hóa đơn đỏ phải được ghi đầy đủ, chính xác.

- Các thông tin trên hóa đơn đỏ không được tẩy xóa, sửa và phải được thể hiện với chỉ 1 màu mực.

- Nội dung phải liên tục, không ngắt quãng, đặc biệt không viết đè chữ lên nhau và phải gạch chéo phần còn trống.

- Số hóa đơn đỏ phải được lập liên tục từ nhỏ đến lớn.

- Thời gian ngày, tháng, năm lập hóa đơn sẽ ghi vào thời điểm phát sinh giao dịch hoặc khi đã hoàn thành giao dịch cung cấp hàng hóa/dịch vụ cho người mua.

- Hình thức thanh toán trong hóa đơn đỏ được chấp nhận là tiền mặt hoặc chuyển khoản.

Trên đây là tất cả thông tin về Hướng dẫn xuất hóa đơn đỏ cho cá nhân mà ACC Group cung cấp tới các bạn đọc giả. Nếu Quý đọc giả có bất kỳ thắc mắc hay góp ý nào liên quan đến bài viết hãy liên hệ với Công ty Luật ACC để nhận được sự hỗ trợ từ đội ngũ tác giả. Chúng tôi luôn sẵn lòng giải đáp thắc mắc của Quý bạn đọc. Trân trọng!