Hướng dẫn xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo thông tư 78

1. Các tình huống cần điều chỉnh giảm hóa đơn

Điều chỉnh giảm hóa đơn là việc xuất hóa đơn hoặc lập một biên bản nhằm ghi nhận sự giảm giá trị của một hóa đơn đã lập trước đó.

Các trường hợp cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm, bao gồm:

• Khi viết sai hóa đơn

Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là một trong các cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai. Cụ thể, theo hướng dẫn tại điều 19 nghị định 123/2020/NĐ-CP và điều 7 thông tư 78/2021/TT-BTC, nếu hóa đơn đã lập có sai sót về thành tiền, thuế suất gtgt, tiền thuế… mà cao hơn thực tế thì doanh nghiệp cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc xuất hóa đơn thay thế.

• Khi thực hiện giảm giá bán hàng hóa

Trường hợp sau khi lập hóa đơn và hạch toán doanh thu, doanh nghiệp phát hiện hàng lỗi, chất lượng thấp và quyết định giảm giá cho khách hàng thì sẽ phát hành một hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị cho hóa đơn ban đầu.

• Khi thực hiện chiết khấu thương mại:

Nếu số tiền chiết khấu cuối cùng khi kết thúc chương trình bán hàng lớn hơn các khoản đã giảm trước đó cho KH thì kế toán được lập hóa đơn điều chỉnh giảm

• Khi điều chỉnh giảm doanh thu do giá trị quyết toán cuối cùng của công trình xây dựng, lắp đặt thấp hơn giá trị tạm tính trước đó.

2. Mẫu hóa đơn  điều chỉnh giảm

Mẫu hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm phải được ghi rõ tiêu đề là “Hóa đơn điều chỉnh” và có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Điểm khác giữa mẫu hóa đơn điều chỉnh giảm của thông tư 78/2021/TT-BTC so với thông tư 32/2011/TT-BTC, đó là đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì sẽ ghi dấu âm ( ). (Theo khoản 1 điều 7 thông tư 78/2021/TT-BTC)

3. Cách xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm theo thông tư 78

Hiện nay, tất cả các phần mềm hóa đơn điện tử đều đã cập nhật tính năng xuất hóa đơn điều chỉnh tăng/giảm. Các bước thực hiện chung như sau:

Bước 1: Ghi lý do điều chỉnh giảm

Bạn truy cập phân hệ Lập hóa đơn như bình thường và chọn mục Lập hóa đơn điều chỉnh. Sau đó, lựa chọn hóa đơn sai sót gốc, các phần mềm đều sẽ kế thừa dữ liệu thông tin từ hóa đơn gốc sang hóa đơn điều chỉnh.

Tại đây, bạn cần ghi rõ lý do điều chỉnh hóa đơn theo mẫu: Điều chỉnh …..(1)….. từ …..(2)……. thành ……(3). Ví dụ: Điều chỉnh giảm giá hàng bán sản phẩm A từ 2,000,000đ/kg còn 1,000,000đ/kg

Bước 2: Viết nội dung trên hóa đơn điều chỉnh giảm

Bạn thực hiện điều chỉnh nội dung sai sót theo nguyên tắc, sai ở đâu sửa ở đó. Đặc biệt lưu ý: Chỉ ghi giá trị chênh lệch cần điều chỉnh lên hóa đơn điều chỉnh

Nếu xuất hóa đơn điều chỉnh giảm thuế suất, bạn giữ nguyên các ô đơn giá, khối lượng, thành tiền, còn tại ô %thuế suất, bạn ghi số % thuế cần giảm. Ví dụ: mức thuế thực tế là 8%; mức ghi nhận sai ở hóa đơn gốc là 10%; vậy ở ô %thuế suất, bạn điền (2%)

Nếu xuất hóa đơn điều chỉnh giảm thành tiền, bạn chỉ điền mức giảm (chưa tính thuế) vào ô “thành tiền”; hệ thống sẽ tự động tính mức thuế giảm tương ứng.

Tương tự như vậy với trường hợp xuất hóa đơn điều chỉnh giảm đơn giá

Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn cho người mua

Bạn phát hành hóa đơn, ký số rồi gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Ngoài ra, kế toán cũng cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử trên file word, in và đóng dấu nếu trên phần mềm HĐĐT không hỗ trợ tính năng này.

4. Nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót theo thông tư 78 và Nghị định 123

Ngày 17/9/2021 Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn và chứng từ, trong đó có nêu một số điểm mới về nội dung xử lý hóa đơn điện tử có sai sót như sau:

Trường hợp sai sót	Nguyên tắc xử lý sai sót	Căn cứ tại
I – ĐỐI VỚI HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý tại hình thức điều chỉnh/thay thế	Người bán có thể thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn điện tử có sai sót (sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT) và gửi thông báo đến cơ quan thuế bất kỳ lúc nào, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.	Khoản 1, Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC
Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ	Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn tại Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý tại hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót	Các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện tại hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
Trường hợp tại quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót	Người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.
Trường hợp nội dung về giá trị trên hóa đơn điện tử có sai sót	Điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
Khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan các hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy)	Thực hiện tại quy định của pháp luật quản lý thuế.
II – ĐỐI VỚI BẢNG TỔNG HỢP DỮ LIỆU HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Trường hợp bảng tổng hợp đã gửi cơ quan thuế thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử	Người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung.	Khoản 2, Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC
Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót	Người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.
Việc điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử tại quy định tại Nghị định 123	Điền đủ các thông tin: ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn vào cột 14 “Thông tin hóa đơn liên quan” tại Mẫu 01/TH-HĐĐT (ban hành kèm tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ), trừ một số trường hợp không nhất thiết phải có đầy đủ các thông tin ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn trên hóa đơn điện tử tại quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123.

Trên đây là các nội dung giải đáp của chúng tôi về Hướng dẫn xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo thông tư 78. Trong quá trình tìm hiểu, nếu như các bạn cần Công ty Luật ACC hướng dẫn các vấn đề pháp lý vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.