Thủ tục xin cấp mới sổ bảo hiểm xã hội (Cập nhật 2023) 

Hiện nay, nhu cầu cấp mới sổ bảo hiểm xã hội càng ngày càng tăng. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều người còn băn khoăn về thủ tục xin cấp mới sổ bảo hiểm xã hội. ACC sẽ giải đáp băn khoăn này trong bài viết dưới đây.

1. Hồ sơ xin cấp mới sổ bảo hiểm xã hội

Căn cứ điểm 1.1 khoản 1 Điều 23 tại Quyết định 595/QĐ-BHXH 2017 (sửa đổi, bổ sung), quy định về hồ sơ xin cấp mới sổ bảo hiểm xã hội như sau:

Đối với người lao động, hồ sơ cần có:

(i) Tờ khai tham gia BHXH, điều chỉnh thông tin BHXH (Theo mẫu TK1 – TS).

(ii) Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn thì cần bổ sung thêm các giấy tờ chứng minh để được hưởng quyền lợi. Các giấy tờ chứng minh có thể là các giấy tờ theo Phụ lục 3 kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH 2017.

(iii) Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc Hợp đồng lao động được gia hạn kèm văn bản gia hạn hợp đồng hoặc hợp đồng được ký mới tại quốc gia tiếp nhận lao động. Loại giấy tờ này được yêu cầu nộp đối với người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo các loại hợp đồng sau: 

• Hợp đồng đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài với doanh nghiệp hoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài, tổ chức sự nghiệp được phép đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài;

• Hợp đồng đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hình thức thực tập nâng cao tay nghề với doanh nghiệp đưa người lao động đi làm việc theo hình thức thực tập nâng cao tay nghề;

• Hợp đồng cá nhân.

Đối với đơn vị sử dụng lao động, hồ sơ cần có:

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).

• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS).

• Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

2. Các bước thực hiện thủ tục xin cấp mới sổ bảo hiểm xã hội

Căn cứ điều 31, 32 Quyết định 595/QĐ-BHXH 2017 (sửa đổi, bổ sung), thủ tục xin cấp mới sổ bảo hiểm xã hội gồm các bước sau:

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ và nộp hồ sơ

Người lao động làm việc tại đơn vị sử dụng lao động: Chuẩn bị hồ sơ xin cấp mới sổ bảo hiểm xã hội; nộp hồ sơ cho đơn vị sử dụng lao động.

Người lao động làm việc ở nước ngoài: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký xin cấp mới sổ bảo hiểm xã hội. Thực hiện nộp hồ sơ như sau:  

• Trường hợp đóng bảo hiểm xã hội qua đơn vị đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài thì nộp hồ sơ cho đơn vị.

• Trường hợp đóng bảo hiểm xã hội trực tiếp cho cơ quan bảo hiểm xã hội nơi cư trú của người lao động trước khi đi làm việc ở nước ngoài thì hồ sơ cho nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội .

• Trường hợp người lao động được gia hạn hợp đồng hoặc ký hợp đồng lao động mới ngay tại nước tiếp nhận lao động truy nộp sau khi về nước thì nộp hồ sơ cho đơn vị hoặc nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội .

Đơn vị sử dụng lao động: Ghi mã số bảo hiểm xã hội vào các mẫu biểu tương ứng đối với người lao động đã được cấp mã số bảo hiểm xã hội ; Hướng dẫn người lao động lập Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) đối với người lao động chưa được cấp mã số bảo hiểm xã hội (kể cả trường hợp người lao không nhớ mã số bảo hiểm xã hội ); nộp hồ sơ xin cấp mới sổ bảo hiểm xã hội của người lao động cho cơ quan bảo hiểm xã hội . 

Bước 2. Cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận hồ sơ và giải quyết.

Theo quy định điểm 1.2 khoản 1 Điều 23 tại Quyết định 595/QĐ-BHXH 2017, thời hạn giải quyết không quá 5 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo quy định. 

Bước 3. Nhận trả kết quả là Sổ bảo hiểm xã hội và Thông báo, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội hằng năm.

3. Các hình thức nộp hồ sơ xin cấp mới sổ bảo hiểm xã hội

Hiện nay, nộp hồ sơ xin cấp mới sổ bảo hiểm xã hội có 2 hình thức nộp hồ sơ: Nộp qua dịch vụ bưu chính và qua giao dịch điện tử. 

Đối với hồ sơ giấy: đơn vị sử dụng lao động nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH thông qua dịch vụ bưu chính công ích (điểm 1.3  khoản 1 Điều 32 Quyết định 595/QĐ-BHXH 2017 (sửa đổi, bổ sung)).; 

Đối với hồ sơ là dữ liệu điện tử (nếu có) gửi cho cơ quan BHXH qua internet. Trường hợp đơn vị đăng ký giao dịch điện tử thì thực hiện theo quy định về giao dịch điện tử trong việc thực hiện thủ tục tham gia BHXH, BHYT, BH thất nghiệp; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT của BHXH Việt Nam.

4. Một số câu hỏi thường gặp về thủ tục xin cấp mới sổ bảo hiểm xã hội

4.1. Ai giữ sổ bảo hiểm xã hội?

Theo khoản 3 Điều 19 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, chủ thể có trách nhiệm giữ sổ và bảo quản sổ bảo hiểm xã hội là người lao động. 

4.2. Nộp hồ sơ xin cấp mới bảo hiểm xã hội ở đâu? 

Nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội quận/huyện (Đăng ký cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý theo địa bàn đăng ký trên giấy phép đăng ký kinh doanh)

Đơn vị đóng trụ sở chính ở địa bàn tỉnh nào thì đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội tại địa bàn tỉnh đó theo phân cấp của cơ quan bảo hiểm xã hội tỉnh.

Chi nhánh của doanh nghiệp đóng bảo hiểm xã hội tại địa bàn nơi cấp giấy phép kinh doanh cho chi nhánh.

Trên đây là tất cả các thông tin về thủ tục xin cấp mới sổ bảo hiểm xã hội mới nhất mà ACC muốn chia sẻ với quý bạn đọc. Nếu các bạn còn thắc mắc về vấn đề này, hãy truy cập website accgroup.vn để nhận tư vấn từ các chuyên viên của chúng tôi.