Xây dựng kế hoạch là gì? (cập nhật 2024)

Tính kế hoạch là đặc trưng của quản lý; có kế hoạch là nguyên tắc của quản lý; quản lý bằng kế hoạch là phương pháp chủ đạo của quản lý. Quản lý một hệ thống phức tạp đòi hỏi phải có một kế hoạch được xây dựng từ trước. V.I. Lênin đã từng khẳng định: “Người nào bắt tay vào giải quyết những vấn đề riêng trước khi giải quyết những vấn đề chung, thì người đó trong mỗi bước đi sẽ không tránh khỏi những vấp váp một cách không tự giác”. “Ở thời đại chúng ta, bất cứ nền kinh tế nào ít hay nhiều cũng phải kế hoạch hoá” (Những lời kêu gọi của Hồ Chủ Tịch, NXB Sự thật, Hà Nội, 1956, tr. 56).

Kế hoạch hoá là “làm cho phát triển một cách có kế hoạch (thường là trên quy mô lớn)” (Từ điển tiếng Việt, Viện ngôn ngữ học, Nhà xuất bản Đà Nẵng, 2001).

Kế hoạch hoá trong giáo dục là áp dụng sự phân tích hệ thống và hợp lý các quá trình phát triển giáo dục với mục đích làm cho giáo dục đạt được các kết quả và có hiệu quả phù hợp với những yêu cầu và nhiệm vụ của người học và xã hội đặt ra (Education Planning, Mexico, 1990).

Công tác kế hoạch hoá gồm các hoạt động sau: Xây dựng quy hoạch, kế hoạch; tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch; đánh giá việc thực hiện quy hoạch, kế hoạch, tái kế hoạch hoá. Công tác kế hoạch hoá được thực hiện thông qua các bản quy hoạch và kế hoạch.

Xây dựng kế hoạch là sự xác định một cách có căn cứ khoa học những mục tiêu, chỉ tiêu, nhiệm vụ (thời hạn, tốc độ, tỉ lệ cân đối) về sự phát triển một quá trình và định ra những phương tiện cơ bản để thực hiện có kết quả những mục tiêu, chỉ tiêu, nhiệm vụ đó. Nói một cách đơn giản, xây dựng kế hoạch là quyết định trước xem sẽ phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai sẽ làm cái đó. Xây dựng kế hoạch bao gồm các bước: tiền kế hoạch, chẩn đoán, hình thành bản kế hoạch, hoàn chỉnh bản kế hoạch.

2. Tại sao phải xây dựng kế hoạch?

2.1 Tập trung vào mục tiêu

Việc thiết kế một kế hoạch sẽ giúp bạn đặt ra những mục tiêu cụ thể cho doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp bạn tập trung nguồn lực cho việc thực hiện các mục tiêu đó. Những mục tiêu quan trọng sẽ được thực hiện trước còn những mục tiêu khác sẽ được tiến hành sau.

Phương pháp quản trị mục tiêu OKRs sẽ giúp bạn có thể bứt phá giới hạn chính mình với những mục tiêu đầy cảm hứng và các Kết quả chính rõ ràng. Áp dụng OKRs hiệu quả đem lại rất nhiều giá trị cho bạn về nhiều mặt.

2.2 Giảm thiểu sự không chắc chắn

Không ai có thể đoán được việc gì sẽ xảy ra trong tương lai đặc biệt đối với môi trường kinh doanh luôn thay đổi. Vì vậy, việc thiết lập kế hoạch trong tương lai để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo mục tiêu đưa ra. Điều này sẽ làm giảm thiểu sự không chắc chắn hay những bất ổn có thể xảy ra dựa vào kinh nghiệm và tình hình hiện tại.

2.3 Tối ưu hóa nguồn lực

Những mục tiêu đã được đưa ra, người lãnh đạo cần phải tập hợp tất cả nguồn lực để các hoạt động được vào vận hành và sử dụng tốt nhất có thể. Nhờ đó, nguồn lực sẽ được tối ưu hóa và hiệu quả công việc cũng được nâng cao.

2.4 Tính kinh tế trong điều hành

Bạn sẽ xác định các mục tiêu của dự án trước khi lựa chọn một phương pháp phù hợp để có thể hoàn thành theo mục tiêu này. Việc này sẽ giúp bạn tránh được tình trạng lãng phí nguồn lực vào việc lựa chọn.

Tất cả các nhân viên trong nhóm dự án cần phải nỗ lực và phối hợp với nhau để nhanh chóng đạt được những mục tiêu đã đề ra trong bản kế hoạch. Việc thiết lập kế hoạch sẽ giúp cho sự hợp tác trong tổ chức diễn ra tốt hơn và từ đó dễ dàng đạt được thành công hơn.

2.5 Công cụ kiểm soát hiệu quả

Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn thiết lập được các mục tiêu và đưa ra những tiêu chuẩn để đánh giá. Điều này sẽ giúp cấp trên hay ban quản lý có thể đánh giá hiệu quả công việc của cấp dưới. Nhờ đó, những sai lệch sẽ được sửa chữa kịp thời bằng các biện pháp khắc phục.

2.6 Hoạt động phân quyền

Một lợi ích khi lập kế hoạch là tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động phân quyền. Việc thực hiện hoạt động phân quyền sẽ được thực hiện qua quá trình lập kế hoạch. Vì mỗi người đều có những mục tiêu cố định riêng nên việc phân quyền sẽ giúp nhân viên có những quyền hạn cần thiết để thực hiện công việc.

3. Các loại kế hoạch trong doanh nghiệp

3.1 Kế hoạch chiến lược

Kế hoạch chiến lược là đưa ra những mục tiêu dài hạn có phương thức thực hiện dựa trên cơ sở phân tích môi trường và vị trí tổ chức của môi trường đó. Bản kế hoạch này thường do các nhà lãnh đạo, nhà quản lý doanh nghiệp thiết kế theo những mục tiêu tổng thể của tổ chức.

3.2 Kế hoạch tác nghiệp

Đây là một kế hoạch trình bày chi tiết các chiến lược đã được cụ thể hóa nhằm giúp các doanh nghiệp biết mình phải làm thế nào để đạt được những mục tiêu đã đặt ra. Kế hoạch tác nghiệp đảm bảo tất cả nhân viên trong tổ chức điều nắm rõ các mục tiêu và xác nhận được trách nhiệm của mình trong việc thực hiện nhiệm vụ để đạt được những kết quả đã dự định trước đó

3.3 Kế hoạch tài chính

Kế hoạch tài chính sẽ giúp bạn xác định những công việc cần làm nhằm đạt được những mục tiêu cụ thể về tài chính trong một quản thời gian nhất định, ngắn hạn hoặc dài hạn. Kế hoạch thường sẽ liệt kê thông tin về các hoạt động, nguồn lực, điều kiện và thời gian cần thiết để đạt được mục tiêu đã đặt ra.

3.4 Kế hoạch kinh doanh

Kế hoạch kinh doanh là bảng mô tả tổng thể quá trình kinh doanh của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nào đó. Kế hoạch này giúp bạn xác định và đánh giá việc kinh doanh đã đạt những kết quả như thế nào và tìm kiếm những triển vọng có thể phát triển trong tươi lai.

3.5 Kế hoạch Marketing

Kế hoạch Marketing hay còn gọi là kế hoạch tiếp thị thường được dùng để phác thảo các ý tưởng quyết định quảng cáo và tiếp thị. Kế hoạch này sẽ mô tả các hoạt động kinh doanh liên quan đến quá trình hoàn thành các mục tiêu tiếp thị cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định.