Văn phòng là gì? Những điều cần biết về văn phòng như chức năng và yếu tố cấu thành nên nó là gì? Hãy cùng Luật ACC tìm hiểu chi tiết thông qua bài viết sau nhé!
1. Văn phòng là gì?
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp, là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Hoặc có thể hiểu theo những cách khác nhau như:
- Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị.
- Văn phòng là bộ phận phụ trách công tác công văn giấy tờ hành chính trong cơ quan đơn vị. Quan niệm này đồng nhất văn phòng với bộ phận văn thư của cơ quan, đơn vị.
2. Chức năng của văn phòng là gì?
– Chức năng giúp việc điều hành:
+ Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc;
+ Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch;
+ Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan.
– Chức năng tham mưu tổng hợp:
+ Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý.
– Chức năng hậu cần, quản trị:
+ Chức năng quản trị của văn phòng liên quan đến quản lý nguồn nhân lực, mua, kiểm soát bảo vệ tài sản, quan hệ công chúng …
+ Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan.
+ Văn phòng sẽ liên quan đến việc xác định các tài sản khác nhau và yêu cầu về nguồn lực cho hoạt động kinh doanh. Chức năng cơ bản của văn phòng là mua một tài sản thích hợp với giá hợp lý.
+ Văn phòng phát triển cơ chế có hệ thống để mua tài sản và các nguồn lực khác cần thiết cho hoạt động kinh doanh với chi phí tối thiểu có thể.
3. Các yếu tố cấu thành văn phòng là gì?
– Con người: Mọi hoạt động của văn phòng đều trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến yếu tố con người. Sự hiểu biết và tinh thần của mọi người sẽ quyết định rất lớn đến hiệu quả văn phòng.
– Hệ thống trang thiết bị: Đây một yếu tố không thể thiếu trong văn phòng bao gồm: máy móc văn phòng, trang bị kĩ thuật, yếu tố vật chất…
– Hệ thống nguyên tắc thủ tục: Là những quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân. Đây là căn cứ để mọi bộ phận, cá nhân thực thi công việc của mình trong đó có văn phòng.
– Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng: Các nghiệp vụ hành chính văn phòng được xây dựng đầy đủ, hoàn chỉnh có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại giúp cho công việc hành chính văn phòng được vận hành trôi chảy, thông suốt theo những quy tắc, quy trình thống nhất, hợp lý.
Nội dung bài viết:
Bình luận