Thời đại ngày nay, các doanh nghiệp đang có xu hướng thành lập các văn phòng đại diện đặt tại nhiều khu vực khác nhau. Văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp thực hiện các hoạt động đã được ủy quyền cũng như mang thương hiệu của doanh nghiệp đến nhiều địa bàn. Vậy, văn phòng giao dịch và văn phòng đại diện là gì?
1.Tổng quát về văn phòng đại diện
Trước khi tìm hiểu văn phòng giao dịch và văn phòng đại diện, chủ thể cần nắm được tổng quát về văn phòng đại diện là gì.
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của văn phòng đại diện của doanh nghiệp.
Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.
Không yêu cầu bắt buộc văn phòng đại diện phải có con dấu, nên việc văn phòng đại diện có con dấu hay không phụ thuộc vào quyết định của doanh nghiệp hoặc điều lệ công ty.
Căn cứ vào khoản 1 điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.
Như vậy, không giới hạn việc thành lập văn phòng đại diện.
2.Văn phòng giao dịch và văn phòng đại diện khác nhau như thế nào?
Văn phòng giao dịch và văn phòng đại diện được phân biệt cụ thể như sau:
Trụ sở
Văn phòng đại diện: Theo như quy định trong Điều 36 Luật doanh nghiệp năm 2014. Trong đó, trụ sở của văn phòng đại diện có thể đặt tại các tỉnh (thành phố) nơi công ty mình có trụ sở chính và các chi nhánh hoặc ở các tỉnh (thành phố) khác không có trụ sở chính.
Vì vậy mà một doanh nghiệp, công ty có thể thành lập được nhiều văn phòng đại diện tại một hoặc nhiều thành phố, thị xã, các quận huyện khác nhau.
Văn phòng giao dịch: Khác văn phòng đại diện vì đây thực chất là địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Văn phòng giao dịch chỉ là tên gọi mà doanh nghiệp tự đặt khi đăng ký lập địa điểm kinh doanh. Tên một địa điểm kinh doanh bao gồm: tên riêng + Tên công ty.
Do đó doanh nghiệp chỉ có thể lập một hoặc nhiều văn phòng giao dịch tại tỉnh (thành phố) nơi công ty mình có trụ sở. Nếu muốn mở rộng kinh doanh ở các tỉnh (thành phố) khác nơi công ty có trụ sở chính thì doanh nghiệp bắt buộc phải thành lập chi nhánh công ty, không thể lập văn phòng giao dịch ở tỉnh (thành phố) không có trụ sở chính.
Phạm vi hoạt động
Văn phòng đại diện: Hoạt động chủ yếu của văn phòng đại diện khác văn phòng giao dịch là có quyền thực hiện các công việc hành chính được ủy quyền, giới thiệu, xúc tiến thương mại, thay mặt công ty giao dịch với khách hàng.
Cụ thể, văn phòng đại diện được lập ra với chức năng là một văn phòng trung gian chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với các đối tác; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới; văn phòng đại diện có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của Công ty, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ, văn phòng đại diện, đại diện công ty khiếu kiện về sự vi phạm nói trên.
Nhìn chung, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh. Có thể kí kết hợp đồng khi có được sự ủy quyền từ trụ sở chính của doanh nghiệp.
Văn phòng giao dịch: Bản chất của văn phòng giao dịch là địa điểm kinh doanh vì vậy tại nơi đặt văn phòng giao dịch doanh nghiệp có thể bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, thực hiện các hoạt động kinh doanh theo ủy quyền của doanh nghiệp.
Một địa điểm kinh doanh được thành lập ra sẽ không có con dấu riêng và chịu sự quản lý, giám sát, hạch toán rất chặt chẽ; đây cũng là một bộ phận có liên hệ mật thiết với công ty mẹ. Vì vậy, nếu trường hợp cần ký hợp đồng, xuất hóa đơn, hay cần phải ghi nhận chi phí bằng hóa đơn thì công ty mẹ sẽ thực hiện thay cho địa điểm kinh doanh.
Thủ tục mở văn phòng giao dịch
Về thủ tục thành lập thì việc thành lập văn phòng đại diện sẽ phức tạp, tốn thời gian hơn so với thành lập văn phòng giao dịch (địa điểm kinh doanh). Hanoi Office xin tư vấn cho các bạn thông tin hồ sơ chi tiết trong quá trình thành lập văn phòng đại diện và văn phòng giao dịch.
3.Đăng ký và chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện
Khi tìm hiểu văn phòng giao dịch và văn phòng đại diện, chủ thể cũng cần biết được thông tin liên quan đến đăng ký và chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện
Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.
Trường hợp thành lập văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm:
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện;
- Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện;
Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.
Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
Văn phòng đại diện của doanh nghiệp được chấm dứt hoạt động theo quyết định của chính doanh nghiệp đó hoặc theo quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và người đứng đầu văn phòng đại diện bị chấm dứt hoạt động liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.
Những vấn đề có liên quan đến văn phòng giao dịch và văn phòng đại diện cũng như các thông tin cần thiết khác đã được trình bày cụ thể và chi tiết trong bài viết. Khi nắm được các thông tin về văn phòng giao dịch và văn phòng đại diện sẽ giúp chủ thể xác định được vấn đề một cách chính xác và rõ ràng hơn.
4. Những câu hỏi thường gặp
Đặt tên văn phòng đại diện sao cho đúng luật?
Theo quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020, tên chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh được đặt theo quy định
Thủ tục các bước thành lập văn phòng đại diện là gì?
Để thành lập văn phòng đại diện bạn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ. Sau đó, bạn nộp tại Sở KH&ĐT và chờ kết quả trong vòng 3 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ.
Có cần khắc con dấu mới cho văn phòng đại diện hay không?
- Tùy vào nhu cầu của công ty, có thể khắc mới hoặc không khắc.
Chức năng kinh doanh của văn phòng đại diện là gì?
- Chức năng kinh doanh của văn phòng đại diện là Giao dịch và tiếp thị.
Nếu quý khách hàng vẫn còn thắc mắc liên quan đến văn phòng giao dịch và văn phòng đại diện cũng như các vấn đề có liên quan, hãy liên hệ ngay với ACC. Công ty luật ACC chuyên cung cấp các dịch vụ tư vấn pháp lý đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong thời gian sớm nhất có thể.
Nội dung bài viết:
Bình luận