Hiện nay khi muốn thông tin đến các nhân viên hay bộ phận thì các doanh nghiệp thường dùng đến văn bản thông báo. Như vậy, văn bản thông báo là gì? Bạn đọc có hiểu rõ về khái niệm này chưa? Sau đây xin mời bạn đọc cùng tìm hiểu về khái niệm này với chúng tôi thông qua bài viết sau:
Văn bản thông báo là gì? (cập nhật 2022)
1. Khái niệm văn bản thông báo
Văn bản thông báo là một trong những biểu mẫu hành chính được sử dụng phổ biến ở các doanh nghiệp, tổ chức, công ty, đơn vị dùng để truyền đạt những tin tức, nội dung của quyết định cho cá nhân, bộ phận hoặc cơ quan,… Thông thường một văn bản thông báo sẽ có 3 phần bao gồm: mở đầu (quốc hiệu, tiêu ngữ, số ký hiệu, tên của văn bản thông báo), phần nội dung cần thông báo và phần kết thúc. Theo đó, một văn bản thông báo cần phải được soạn thảo một cách rõ ràng, hợp lý, phù hợp với nội dung thông báo.
2. Có những loại văn bản thông báo nào?
Hiện nay có rất nhiều loại văn bản thông báo, tùy thuộc vào mục đích của doanh nghiệp muốn truyền đạt đến những bộ phận điều gì. ACC xin đưa ra một số biểu mẫu thông báo như sau:
- Văn bản thông báo về kết quả của cuộc họp, hội nghị
- Văn bản thông báo về nhiệm vụ được giao từ cấp trên
- Văn bản thông báo về các quyết định (tăng lương, nghỉ việc,…), chính sách, chỉ thị từ trên cấp trên.
- Văn bản thông báo về các vấn đề liên quan tới nội bộ hoạt động quản lý, lãnh đạo, … của công ty hoặc doanh nghiệp
- Văn bản thông báo lịch nghỉ Tết dương lịch
- Văn bản thông báo chuyển địa điểm công ty
3. Mẫu văn bản thông báo
THÔNG BÁO
Về lịch nghỉ Tết âm lịch 2021
Kính gửi: Qúy khách hàng và đối tác của Doanh nghiệp A
Toàn thể các nhân viên của Doanh nghiệp A
Căn cứ vào lịch nghỉ Tết theo quy định
Căn cứ vào việc hoạt động, đặc thù công việc của công ty
Nay, tôi trân trọng thông báo lịch nghỉ Tết âm lịch năm 2021 của Doanh nghiệp A tới quý khách hàng cùng toàn thể nhân viên của công ty như sau:
– Thời gian nghỉ từ ngày 8/2 (tức ngày 27/12 âm lịch ) đến hết ngày 16/2 (tức ngày 5/1 âm lịch)
– Thời gian hoạt động trở lại từ ngày 17/2/2021 (tức ngày 6/1 âm lịch).
Kính chúc quý khách cùng các nhân viên năm mới An khang thịnh vượng – Vạn sự như ý – Sức khỏe dồi dào!
Trân trọng kính chào.
| Nơi nhận
– Khách hàng – Nhân viên – Lưu VT |
GIÁM ĐỐC
(Ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu)
|
4. Các lưu ý khi soạn và sử dụng các loại văn bản thông báo
Xây dựng bố cục văn bản thông báo
Về hình thức thì khi soạn thảo văn bản thông báo với biểu mẫu thông báo như sau:
Mở đầu cần phải ghi đầy đủ quốc hiệu và tiêu ngữ theo đúng mẫu một văn bản hành chính thông thường. Tiếp theo là ngày tháng năm lập thông báo để người tiếp nhận dễ dàng nắm bắt được thời gian ban hành thông báo này. Trong nội dung tên mẫu đơn thông báo thì người soạn thảo phải ghi rõ văn bản thông báo về vấn đề gì ví dụ thông báo về lịch nghỉ tết dương lịch hay thông báo về kế hoạch tập huấn cán bộ, thông báo các hoạt động sắp diễn ra trong doanh nghiệp.
Với cách làm văn bản thông báo thì văn bản thông báo cần có các yếu tố:
– Quốc hiệu và tiêu ngữ.
– Địa danh và ngày tháng năm ra văn bản thông báo.
– Tên cơ quan ra văn bản thông báo.
– Tên văn bản (thông báo) và trích yếu nội dung.
– Nội dung văn bản thông báo
– Ký đóng dấu cơ quan ra văn bản thông báo.
– Nơi nhận.
Cách viết văn bản thông báo
Trong phần nội dung thì với thể thức văn bản thông báo phải ghi rõ người nhận và tuân thủ thông báo này là ai là một cá nhân nào đó hay toàn thể cơ quan. Sau đó nêu ra các căn cứ để đưa ra thông báo này như căn cứ vào lịch nghỉ tết của nhà nước hay căn cứ vào quyết định của Ban giám đốc công ty, căn cứ vào nhu cầu khả năng của doanh nghiệp, hay căn cứ vào văn bản pháp luật nào đó cần ra thông báo để mọi người tiếp thu và thực hiện tránh làm trái quy định của pháp luật…
Tiếp theo cần trình bày rõ nội dung của bản thông báo này như thông báo về lịch nghỉ tết sẽ kéo dài từ ngày bao nhiêu đến ngày bao nhiêu để các toàn thể công nhân viên nắm được và thực hiện đồng loạt, nhất quán.
– Có thể chia văn bản thông báo có nhiều nội dung thành các mục, các điều cho dễ nhớ.Trong thông báo cần đề cập ngay vào nội dung cần thông tin mà không cần nêu lý do, căn cứ, hoặc nêu tình hình chung như các văn bản. Loại thông báo nhằm giới thiệu các đạo luật hay chủ trương, chính sách thì phải nêu rõ tên, số và ngày tháng ban hành văn bản thông báo đó trước khi nêu những nội dung khái quát.
– Phần đại diện ký văn bản thông báo: không bắt buộc phải là thủ trưởng cơ quan, mà các trưởng phó phòng ban có trách nhiệm về các lĩnh vực trên như: phòng giáo vụ, đào tạo ở các trường, văn phòng hay phòng tổ chức, phòng hành chính… ở các cơ quan được quyền ký và trực tiếp thông báo dưới danh nghĩa thừa lệnh thủ trưởng cơ quan.
5. Câu hỏi thường gặp
1. Công văn và văn bản thông báo khác nhau như thế nào?
Đối tương của văn bản thông báo thường rất rộng.
Và hình thức trình bày cũng khác nhau: văn bản thông báo có tên gọi rõ ràng còn các công văn thì không có phần tên gọi; văn bản thông báo không có phần kính gửi còn các công văn thù ngược lại; văn bản thông báo không ghi cơ quan hay cá nhân ở đầu văn bản như đối với các công văn trao đổi– văn bản thông báo được dùng khi mối quan tâm chủ yếu hướng vào thông tin cần truyền đạt; không hoặc rất ít quan tâm đến việc thiết lập và duy trì mối quan hệ giữa người văn bản thông báo và người nhận văn bản thông báo. Trong khi đó thì các công văn lại luôn chú ý trong mối quan hệ này
Phạm vi phổ biến của văn bản thông báo rộng và có thể không chỉ nhằm vào những đối tượng xác định như các công văn. các công văn lại nhằm vào những đối tượng xác định chính vì vậy trong cách thức trình bày của các công văn luôn có phần kính gửi.Nếu sử dụng văn bản thông báo thì chỉ cần quan tâm đến việc cung cấp cho người đọc thông tin nhất định mà chủ thể ban hành hướng đến, thông tin này là hoàn toàn cho ý chí lựa chọn của cả hai bên.
Còn nếu sử dụng các công văn thì ngoài nội dung trên, người soạn thảo các công văn còn thể hiện mong muốn nhận được sự hợp tác của người nhận các công vănTrong nhiều trường hợp nhất định, văn bản thông báo không nhất thiết phải có đối tượng cụ thể mà có thể được gửi tới tất cả các đối tượng cần thiết và có thể được niêm yết tại nơi công cộng, đăng trên cả các phương tiện truyền thông và thông tin đại chúng và ai cũng có thể biếtNếu đối với các công văn thì chỉ gửi đến những nơi mà các cơ quan ban hành các công văn cho rằng có nhu cầu sử dụng hoặc hợp tác giữa các bên với nhau.
2. Văn bản thông báo tiếng anh là gì?
Văn bản thông báo trong tiếng anh được gọi là Notice text
Việc tìm hiểu về thuật ngữ Văn bản thông báo sẽ giúp ích cho bạn đọc nắm thêm kiến thức về vấn đề này, đồng thời những vấn đề khác xoay quanh nó cũng đã được chúng tôi trình bày như trên.
Trên đây là toàn bộ nội dung giới thiệu của ACC về Văn bản thông báo là gì? (cập nhật 2022) gửi đến quý bạn đọc để tham khảo. Trong quá trình tìm hiểu nếu như quý bạn đọc còn thắc mắc cần giải đáp, quý bạn đọc vui lòng truy cập trang web: https: accgroup.vn để được trao đổi, hướng dẫn cụ thể.
Nội dung bài viết:
Bình luận