Ủy nhiệm chi là một trong những phương thức thanh toán khá phổ biến ở Việt Nam hiện nay. Vậy ủy nhiệm chi là gì? Quy định về ủy nhiệm chi? Bài viết dưới đây có thể giải đáp thắc mắc cho bạn.
Ủy nhiệm chi là gì?
1. Ủy nhiệm chi là gì?
Ủy nhiệm chi là việc giao cho trung gian thanh toán thực hiện việc trích tiền từ tài khoản của chủ tài khoản để trả cho người thụ hưởng. Ủy nhiệm chi (lệnh chi) là phương thức thanh toán mà người trả tiền sẽ lập lệnh thanh toán theo mẫu mà ngân hàng cung cấp. Sau đó, người trả tiền sẽ gửi lại ngân hàng tại nơi mở tài khoản để yêu cầu trích một số tiền trong tài khoản thanh toán của mình bằng với số tiền ghi trên ủy nhiệm chi để trả cho người thụ hưởng.
Ví dụ: A và B là 2 doanh nghiệp có hợp tác làm ăn và ký kết hợp đồng cung ứng hàng tiêu dùng. Nếu điều khoản trong hợp đồng quy định đến ngày thanh toán, bên A được yêu cầu bên B thanh toán 1 tỷ VND qua hình thức chuyển khoản. Lúc này, kế toán hoặc lãnh đạo của bên B sẽ cần lập ủy nhiệm chi, ký xác nhận và ra ngân hàng mở tài khoản nộp lại ủy nhiệm chi để thanh toán cho bên A theo quy định.
2. Chủ thể quan hệ thanh toán uỷ nhiệm chi
- Bên trả tiền: Người mua hàng hoá, dịch vụ, người chuyển tiền;
- Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phục vụ bên trả tiền;
- Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phục vụ bên thụ hưởng.
- Bên trả tiền có nghĩa vụ lập giấy uỷ nhiệm chi theo quy định của ngân hàng, nộp vào ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phục vụ mình (noi mở tài khoản) để trích tài khoản củà mình trả cho bên thụ hưởng. Khi lập giấy uỷ nhiệm chi phải ghi rõ ràng, đầy đủ, chính xác các yếu tố khớp đúng với nội dung giữa các liên uỷ nhiệm chi và kí tên đóng dấu trên tất cả các liên uỷ nhiệm chi;
- Ngân hàng, kho bạc phục vụ bên trả tiền có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của giấy uỷ nhiệm chi, số dư tài khoản tiền gửi của khách hàng trước khi thực hiện việc thanh toán, có quyền trả lại giấy ủy nhiệm chi cho khách hàng khi phát hiện có sai sót, số dư tài khoản tiền gửi của khách hàng không đủ để thanh toán.
Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phục vụ bên trả tiền có trách nhiệm thanh toán ngay đối với giấy uỷ nhiệm chi hợp lệ.
3. Quy định về ủy nhiệm chi
3.1 Số liên trong ủy nhiệm chi
Ủy nhiệm chi có 2 liên, 1 liên ngân hàng giữ lại, 1 liên được trả về để kế toán doanh nghiệp làm căn cứ đối chiếu, ra soát sổ sách sau này.
3.2 Quy định về chữ kỹ trên ủy nhiệm chi
Trên ủy nhiệm chi bắt buộc phải có chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng công ty hoặc người ủy quyền kế toán trưởng ký thay. Đối với các trường hợp doanh nghiệp không cần bổ nhiệm kế toán trưởng thì trên ủy nhiệm chi phải có chữ ký của chủ tài khoản. Các chữ ký trên ủy nhiệm chi phải trùng với mẫu chữ ký đã đăng ký tại ngân hàng.
3.3 Cách đóng dấu ủy nhiệm chi
Dấu trên ủy nhiệm chi cần phải đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng màu mực dấu theo quy định. Dấu cần đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.
3.4 Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi
Sau khi nhận được ủy nhiệm chi từ kế toán doanh nghiệp, ngân hàng sẽ tiến hành kiểm soát, đối chiếu thông tin, chữ ký trên ủy nhiệm chi. Nếu các thông tin trên ủy nhiệm chi hợp lệ, hợp pháp, số tiền trên ủy nhiệm chi đủ để thanh toán, ngân hàng sẽ tiến xử lý chứng từ, hạch toán kế toán và trích tiền từ tài khoản của khách hàng và tài khoản của người thụ hưởng theo đúng quy định của pháp luật.
4. Ưu điểm và nhược điểm khi thanh toán ủy nhiệm chi
Thanh toán bằng hình thức ủy nhiệm chi sẽ có thuận lợi, ưu nhược điểm riêng. Tùy theo nhu cầu và tình hình thực tế khách hàng có thể cân nhắc sử dụng.
4.1 Về ưu điểm:
- Quá trình thanh toán được kiểm soát chặt chẽ bởi ngân hàng nên ít có sai sót.
- Hình thức thanh toán đơn giản và nhanh chóng.
- Khách hàng ủy quyền cho ngân hàng thanh toán trực tiếp cho người thụ hưởng
4.2 Về nhược điểm:
- Người ủy quyền thanh toán ủy nhiệm chi sẽ phải trả cho ngân hàng một khoản phí.
- Ngân hàng sẽ từ chối thực hiện giao dịch nếu như trong tài khoản của người ủy quyền không có đủ tiền để chi trả theo nội dung trên giấy ủy nhiệm chi. Do đó quá trình thanh toán có thể bị chậm trễ.
5. Câu hỏi thường gặp
Ủy nhiệm chi là gì?
Là sự ủy quyền của người có nghĩa vụ thanh toán cho đơn vị ngân hàng. Hình thức của ủy nhiệm chi theo mẫu in sẵn của ngân hàng. Người có nghĩa vụ thanh toán sẽ cần phải điền và ký vào ủy quyền này.
Giấy ủy nhiệm chi hợp lệ thường sẽ đảm bảo yếu tố nào?
- Chữ lệnh chi/ủy nhiệm chi, số seri là yếu tố bắt buộc đầu tiên.
- Tiếp đến là phần họ tên, địa chỉ và số hiệu tài khoản người trả tiền.
- Chắc chắn sẽ không thể thiếu tên, địa chỉ tổ chức, doanh nghiệp cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người trả tiền.
- Tiếp theo là họ tên, địa chỉ và số hiệu tài khoản của người thụ hưởng.
- Tên, địa chỉ tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người thụ hưởng.
- Số tiền thanh toán bằng chữ và số.
- Nơi và ngày tháng lập ủy nhiệm chi.
- Chữ ký của chủ tài khoản hoặc chữ ký của người được chủ tài khoản ủy quyền.
- Các yếu tố khác có liên quan do tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán quy định theo đúng pháp luật.
Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi ra sao?
- Bước 1: Người trả tiền sẽ làm thủ tục ủy nhiệm chi qua ngân hàng khi có nhu cầu chi trả. Theo đó mà ủy nhiệm chi sẽ phải ghi đầy đủ các thông tin theo đúng mãu mà pháp luật quy định mới được xem là hợp lệ.
- Bước 2: Ngân hàng phụ vụ sẽ trả tiền và làm thủ tục trích tiền trên tài khoản người trả khi đã nhận được lệnh chi và tiến hành thủ tục chuyển tiền với ngân hàng hàng phụ vụ người hưởng thụ
- Bước 3: Ngân hàng phục vụ người hưởng thụ sẽ tiến hành làm thủ tục thanh toán nhanh đối với người thụ hưởng và giao dịch ủy nhiệm chi chính thức hoàn tất.
Khi nào ủy nhiệm chi được xem là chứng từ hợp lệ?
Căn cứ vào khoản 1 Điều 9 Nghị định 218/2013/NĐ-CP ngày 26/12/2013 Chính phủ đã quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp để xem xét trường hợp ủy nhiệm chi có hợp pháp hay không. Cụ thể:
“Điều 9. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
Trừ các khoản chi quy định tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả các khoản chi sau:
– Khoản chi cho thực hiện nhiệm vụ giáo dục quốc phòng và an ninh, huấn luyện, hoạt động của lực lượng dân quân tự vệ và phục vụ các nhiệm vụ quốc phòng, an ninh khác theo quy định của pháp luật; khoản chi hỗ trợ phục vụ cho hoạt động của tổ chức đảng, tổ chức chính trị – xã hội trong doanh nghiệp;....
Hy vọng bài viết trên đây sẽ giúp các bạn hiểu rõ ủy nhiệm chi là gì? Xét về bản chất pháp lý thì đây chỉ là phương pháp thanh toán qua đơn vị trung gian thanh toán là ngân hàng, tổ chức tín dụng. Nếu các bạn còn vướng mắc xoay quanh đến vấn đề ủy nhiệm chi là gì hoặc nếu bạn đang có nhu cầu được hỗ trợ, trợ giúp về các vấn đề pháp lý, đừng ngần ngại liên hệ với Công ty Luật ACC:
Hotline:1900.3330
Zalo:0846967979
Gmail:[email protected]
Website: accgroup.vn
Nội dung bài viết:
Bình luận