Quy định trưởng văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

Trong xu hướng hội nhập toàn cầu hóa cùng với sự phát triển của giao thương và chuyển giao công nghệ sản xuất, Việt Nam đang dần trở thành điểm đầu tư hấp dẫn, thu hút rất nhiều thương nhân nước ngoài. Văn phòng đại diện của thương nhân nước là một trong số hình thức đầu tư giúp thương nhân nước ngoài có thể tiến hành các hoạt động xúc tiến thương mại tại Việt Nam. Để duy trì hoạt động của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài bổ nhiệm một người giữ vị trí người đứng đầu văn phòng đại diện (hay còn gọi Trưởng văn phòng đại diện) để điều hành hoạt động của văn phòng. Bài viết này, Công ty Luật ACC góp một số ý kiến pháp lý quy định về trưởng văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam như sau:

Căn cứ pháp lý

• Luật Thương mại năm 2005
• Nghị định 07/2016/NĐ-CP ngày 25/01/216

Quy định về bổ nhiệm trưởng văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

Thương nhân nước ngoài bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện. Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về hoạt động của mình và của Văn phòng đại diện trong phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.

Trách nhiệm của trưởng văn phòng đại diện

Người nhiệm của Trưởng văn phòng đại diện có trách sau:

• Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm về các hoạt động của mình trong trường hợp thực hiện các hoạt động ngoài phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.
• Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Việc ủy quyền này phải được sự đồng ý của thương nhân nước ngoài. Người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.
• Trường hợp hết thời hạn ủy quyền theo nêu trên mà người đứng đầu Văn phòng đại diện chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì người được ủy quyền có quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện trong phạm vi đã được ủy quyền cho đến khi người đứng đầu Văn phòng đại diện trở lại làm việc tại Văn phòng đại diện hoặc cho đến khi thương nhân nước ngoài bổ nhiệm người khác làm người đứng đầu Văn phòng đại diện.
• Trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện không hiện diện tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện hoặc bị chết, mất tích, tạm giam, kết án tù, bị hạn chế mất năng lực hành vi dân sự thì thương nhân nước ngoài phải bổ nhiệm người khác làm người đứng đầu Văn phòng đại diện.

Các chức vụ Trưởng văn phòng đại diện không được kiêm nhiệm

Khi được bổ nhiệm làm trưởng văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài, người được bổ nhiệm không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

• Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;
• Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;
• Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;
• Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.

Quy trình thủ tục bổ nhiệm trưởng văn phòng đại diện

Pháp luật Việt Nam không quy định cụ thể quy trình bổ nhiệm trưởng văn phòng địa diện. Bằng kinh nghiệm thực tiễn trong quá trình thực hiện dịch vụ, Luật ACC xin đưa ra quy trình bổ nhiệm như sau:

Bước 1: Tuyển chọn người bổ nhiệm.

Thương nhân nước ngoài chọn một người đủ điều kiện theo quy định của pháp luật nước sở tại, phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty để bổ nhiệm.

Bước 2: Ban hành quyết định bổ nhiệm.

Quyết định bổ nhiệm do người đại diện theo pháp luật có thẩm quyền của thương nhân ký tên, đóng dấu.

Bước 3: Thông báo cho Sở Công thương nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện.

Quyết định bổ nhiệm khi thành lập được nộp cùng hồ sơ xin thành lập văn phòng đại diện.

Trường hợp thay đổi trưởng văn phòng đại diện, hồ sơ thay đổi phải có xác nhận trưởng văn phòng đại diện cũ đã hoàn tất nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân và văn phòng phải nộp hồ sơ chậm nhất là 60 ngày kể từ ngày được bổ nhiệm.

Bước 4: Đăng ký và kê khai nộp thuế thu nhập cá nhân.

Sau khi được cấp giấy phép thành lập hoặc thay đổi, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép trưởng văn phòng đại diện liên hệ cơ quan thuế để thực hiện việc đăng ký và kê khai thuế thu nhập cá nhân theo quy định của pháp luật về thuế.

Trách nhiệm của Trưởng Văn phòng đại diện nước ngoài

Người đứng đầu VPĐD phải chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về hoạt động của mình và của Văn phòng đại diện trong phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.

Người đứng đầu VPĐD phải chịu trách nhiệm về các hoạt động của mình trong trường hợp thực hiện các hoạt động ngoài phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.

Nếu Người đứng đầu VPĐD được công ty nước ngoài ủy quyền để giao kết hợp đồng hoặc sửa đổi hợp đồng, văn bản ủy quyền phải được lập cho từng lần thực hiện giao kết.