Trưởng văn phòng đại diện có được phép ký hợp đồng không?

Hiện nay, các doanh nghiệp đang có xu hướng thành lập các văn phòng đại diện đặt tại nhiều khu vực khác nhau. Văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp thực hiện các hoạt động đã được ủy quyền cũng như mang thương hiệu của doanh nghiệp đến nhiều địa bàn. Vậy, trưởng văn phòng đại diện có được ký hợp đồng không? Hãy cùng theo dõi bài viết bên dưới của ACC để được giải đáp thắc mắc và biết thêm thông tin chi tiết về trưởng văn phòng đại diện có được ký hợp đồng.

1. Khái quát về văn phòng đại diện

Trước khi tìm hiểu trưởng văn phòng đại diện có được ký hợp đồng, chủ thể cần nắm được tổng quát về văn phòng đại diện là gì.

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.

Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của văn phòng đại diện của doanh nghiệp.

Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.

Không yêu cầu bắt buộc văn phòng đại diện phải có con dấu, nên việc văn phòng đại diện có con dấu hay không phụ thuộc vào quyết định của doanh nghiệp hoặc điều lệ công ty.

Căn cứ vào khoản 1 điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.

Như vậy, không giới hạn việc thành lập văn phòng đại diện.

2. Trưởng văn phòng đại diện có được ký hợp đồng không?

Trưởng văn phòng đại diện có được ký hợp đồng cụ thể như sau:

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Trong phạm vi hoạt động của mình, VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN có chức năng như văn phòng liên lạc; xúc tiến xây dựng các dự án hợp tác; nghiên cứu thị trường; theo dõi, đôn đốc thực hiện các hợp đồng đã ký và các chức năng khác theo quy định của pháp luật. VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN không có chức năng kinh doanh nên không được phép ký kết hợp đồng vì mục đích kinh doanh, mua bán hàng hóa và các hoạt động liên quan trực tiếp đến mua bán hàng hóa.

VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN  được ký những hợp đồng phục vụ cho nhu cầu thiết yếu của VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN như thuê địa điểm đặt VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN, thuê lao động. Trong trường hợp doanh nghiệp chính ủy quyền cho người đứng đầu VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN giao kết hợp đồng hoặc sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì doanh nghiệp đó phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết. Như vậy, chỉ khi có hợp đồng ủy quyền, trưởng VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN mới có thể thay mặt công ty ký hợp đồng mua bán nhân danh công ty.

Dù không có tư cách pháp nhân nhưng chi nhánh, văn phòng đại diện vẫn có thể ký kết hợp, trở thành một bên trong quan hệ hợp đồng.

Khoản 5 Điều 84 Bộ luật dân sự 2015 quy định: “Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyền của pháp nhân trong phạm vi và thời hạn được ủy quyền.”

Theo đó, người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện không đương nhiên có quyền đại diện cho chi nhánh, văn phòng đại diện ký kết hợp đồng mà quyền này chỉ phát sinh khi có ủy quyền của người đại diện của công ty.

Phạm vi ủy quyền như thế nào là do người đại diện theo pháp luật của công ty quyết định. Và trong bất cứ hoàn cảnh nào, công ty cũng có quyền hủy việc ủy quyền cho người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.

Khi chi nhánh, văn phòng đại diện ký kết một số hợp đồng hoặc thực hiện một số công việc mà cần sự cho phép của công ty, người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện phải xuất trình được văn bản uỷ quyền của công ty.

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Như vậy, nhìn chung Văn phòng đại diện được lập ra với chức năng: Là một văn phòng trung gian chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với các đối tác; Thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới; Có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của Công ty, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ, đại diện công ty khiếu kiện về sự vi phạm nói trên,… nhưng không được quyền nhân danh chính mình để ký kết hợp đồng riêng.

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam :Căn cứ theo Luật Thương mại năm 2005 điều 18 khoản 3 thì văn phòng đại diện không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài”. Như vậy văn phòng đại diện không có chức năng giao kết, ký kết hợp đồng.

Để có thể thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa có thể xem xét các quy định pháp luật tại Luật thương mại năm 2005 điều 18 khoản 3: “Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài hoặc các trường hợp quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều 17 của Luật này.” Nghị định 72/2006/NĐ-CP Quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam điều 20 khoản 3: “Trong trường hợp thương nhân nước ngoài ủy quyền cho người đứng đầu Văn phòng đại diện giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.” Người đứng đầu văn phòng đại điện của Công ty có thể giao kết hợp đồng mua bán hoa quả nếu được sự ủy quyền bằng văn bản của Công ty . Việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng.

3. Đăng ký và chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện

Khi tìm hiểu trưởng văn phòng đại diện có được ký hợp đồng, chủ thể cũng cần biết được thông tin liên quan đến đăng ký và chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện

Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.

Trường hợp thành lập văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm:

- Thông báo thành lập văn phòng đại diện;

- Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện;

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

Văn phòng đại diện của doanh nghiệp được chấm dứt hoạt động theo quyết định của chính doanh nghiệp đó hoặc theo quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và người đứng đầu văn phòng đại diện bị chấm dứt hoạt động liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

Những vấn đề có liên quan đến trưởng văn phòng đại diện có được ký hợp đồng cũng như các thông tin cần thiết khác đã được trình bày cụ thể và chi tiết trong bài viết. Khi nắm được các thông tin về trưởng văn phòng đại diện có được ký hợp đồng sẽ giúp chủ thể xác định được vấn đề một cách chính xác và rõ ràng hơn.

4. Những câu hỏi thường gặp

Quy định về thuế môn bài của văn phòng đại diện?

• Theo Nghị định 139/2016 của Chính phủ có hiệu lực từ 01/01/2017 quy định về lệ phí môn bài thì văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh phải thực hiện kê khai nộp thuế môn bài với mức 1.000.000 đồng/năm.
• Tuy nhiên, theo Công văn số 658/TCT-CS của Tổng cục thuế có nêu Văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài theo quy định.

Đối với thuế thu nhập cá nhân của văn phòng đại diện

Theo quy định Điều 24, Thông tư số 111/2013/TT-BTC, văn phòng đại diện có trách nhiệm trong việc nộp thuế từ phần thu nhập tiền công, tiền lương của nhân viên làm việc tại văn phòng.

Đóng bảo hiểm xã hội cho nhân sự của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có thể thực hiện đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện hoặc chuyển để công ty mẹ đóng bảo hiểm cho nhân viên đều được.

Ưu điểm của văn phòng đại diện?

Ưu điểm lớn nhất của văn phòng đại diện là không phát sinh các thủ tục liên quan đến báo cáo thuế cũng như không phải nộp thuế môn bài.

Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại điện cùng tỉnh thành phố hoặc khác tỉnh thành phố đều được;

Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài.

Nếu quý khách hàng vẫn còn thắc mắc liên quan đến trưởng văn phòng đại diện có được ký hợp đồng cũng như các vấn đề có liên quan, hãy liên hệ ngay với ACC. Công ty luật ACC chuyên cung cấp các dịch vụ tư vấn pháp lý đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong thời gian sớm nhất có thể.