Cách xử lý khi bị trùng mã số thuế cá nhân - [Chi tiết 2024]

Trong bài viết này, người viết xin phân tích cụ thể về nguyên nhân, cách xử lý khi người nộp thuế gặp cảnh báo "Trùng mã số thuế cá nhân" theo quy định pháp luật hiện hành năm 2023. Cụ thể như sau:

1. Định nghĩa mã số thuế cá nhân

Pháp luật hiện hành chưa đưa ra định nghĩa cụ thể về thuật ngữ “mã số thuế cá nhân”. Thay vào đó, pháp luật đưa ra định nghĩa về mã số thuế tại Điều 3.5 Luật Quản lý thuế 2019 như sau “mã số thuế là một dãy số gồm 10 chữ số hoặc 13 chữ số và ký tự khác do cơ quan thuế cấp cho người nộp thuế dùng để quản lý thuế”. Như vậy, về tổng quan, mã số thuế cá nhân được hiểu là một dãy số gồm 10 chữ số hoặc 13 chữ số và ký tự khác do cơ quan thuế cấp cho người nộp thuế dùng để quản lý thuế. 

Mục đích của việc Nhà nước quy định mỗi cá nhân phải có mã số thuế là nhằm giảm thiểu thời gian và tăng tính hiệu quả trong quản lý thuế thu nhập cá nhân của người nộp thuế. Đồng thời, thông qua mã số thuế thu nhập cá nhân, cá nhân có thể dễ dàng kê khai các khoản thu nhập trong quá trình lao động, làm việc tại Việt Nam

Về nguyên tắc, mã số thuế cá nhân là duy nhất, hay nói cách khác, không có hai cá nhân nào có chung một mã số thuế. Đồng nghĩa với việc, sẽ không có tình trạng bị trùng mã số thuế cá nhân. Tuy nhiên, đôi khi tình trạng này vẫn diễn ra do nhiều nguyên nhân khác. Sau đây, người viết xin phân tích kỹ hơn nguyên nhân và cách xử lý khi bị trùng mã số thuế cá nhân giữa các người nộp thuế.

2. Nguyên nhân bị trùng mã số thuế cá nhân

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc người nộp thuế bị trùng mã số thuế cá nhân. Trong số đó, có hai nguyên nhân chính như sau:

Nguyên nhân 1: Các người nộp thuế bị trùng số chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân. Căn cứ pháp lý để cơ quan thuế xác định tính duy nhất của một cá nhân chính là số chứng minh nhân dân (CMND) do cơ quan Công an cấp. Về nguyên tắc số CMND do cơ quan Công an cấp là mã số duy nhất đối với từng cá nhân. Tuy vậy trong thực tế nhiều trường hợp trùng số CMND giữa 2 cá nhân ở hai địa phương khác nhau. Theo nguyên tắc xử lý cấp mã số thuế (MST) cơ quan nhà nước hiện tại không cho phép cấp MST cho trường hợp trùng CMND.

Nguyên nhân 2: Số chứng minh nhân dân được người nộp thuế bị khai báo trộm. Cụ thể hơn, tuy người nộp thuế chưa đăng ký hoặc sử dụng chứng minh nhân dân / căn cước công dân để kê khai và nộp thuế nhưng số chứng minh nhân dân / căn cước công dân của họ đã có trên hệ thống. Mặt khác, nguyên nhân của hiện trạng này đôi khi là do số chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân của họ bị khai báo nhầm.

Ví dụ: cá nhân làm việc tại công ty A nhưng MST cá nhân của họ được sử dụng cả cho công ty B, công ty C mà họ hoàn toàn không biết

3. Cách xử lý khi bị trùng mã số thuế cá nhân

Khi gặp tình trạng bị trùng mã số thuế cá nhân, người nộp thuế cần báo ngay cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn hoặc cơ quan thuế có cá nhân đang bị báo trùng số CMND. Cụ thể hơn, trình tự xử lý khi bị trùng mã số thuế cá nhân được diễn ra như sau:

Bước 1: Gửi yêu cầu xác minh CMND tới cơ quan Thuế 

Cơ quan Thuế có cá nhân đang bị báo trùng số CMND (sau đây gọi tắt là cơ quan thuế A) gửi phiếu yêu cầu xác minh số CMND tới cơ quan Thuế có người nộp thuế cùng số CMND đã được cấp mã số thuế (gọi tắt là cơ quan Thuế B).

Hồ sơ đề nghị xác minh bao gồm: 

• Phiếu yêu cầu xác minh số CMND.
• Bản sao (phô tô) CMND của người nộp thuế (NNT) đang xin cấp mã số thuế tại cơ quan Thuế A. 

Bước 2: Cơ quan thuế thực hiện kiểm tra lại số chứng minh nhân dân của NNT

Cơ quan Thuế B nhận được hồ sơ đề nghị xác minh, của cơ quan thuế A, thực hiện kiểm tra lại số CMND của người nộp thuế bị báo trùng trên hồ sơ gốc của NNT lưu tại cơ quan Thuế. 

Trường hợp NNT đăng ký mã số thuế qua hệ thống đăng ký thuế TNCN Online, cơ quan thuế B liên hệ với doanh nghiệp chủ quản của NNT yêu cầu cung cấp bản sao CMND của NNT đã được cấp mã số thuế. Kết quả xác minh sẽ có thể xảy ra 2 tình huống như sau: 

• Tình huống 1: Số CMND của NNT đã được cấp mã số thuế tại cơ quan Thuế B trên hồ sơ gốc không trùng với số CMND đã nhập trong ứng dụng đăng ký thuế (lỗi do NNT kê khai sai hoặc do cơ quan Thuế B nhập sai), cơ quan Thuế B thực hiện thay đổi lại thông tin của NNT đã được cấp mã trên hệ thống đăng ký thuế. Sau khi thay đổi thông tin số CMND của NNT đã được cấp mã thành công, cơ quan Thuế B thông báo cho cơ quan thuế A được biết. 
• Tình huống 2: Số CMND trên hồ sơ gốc trùng với số CMND cần xác minh, cơ quan Thuế B lập hồ sơ trả lời xác minh gửi cơ quan Thuế A. 

Trong cả 2 tình huống trên, thông tin phản hồi từ cơ quan Thuế B cho cơ quan Thuế A bao gồm:

• Phiếu trả lời yêu cầu xác minh số CMND. 
• Bản sao CMND của người nộp thuế đã được cấp mã số thuế tại cơ quan Thuế B. 

Bước 3: Căn cứ vào kết quả trả lời của cơ quan Thuế B, cơ quan Thuế A thực hiện các quy trình sau

• Trường hợp 1: Sau khi nhận được thông báo của cơ quan thuế B về việc cơ quan thuế B đã điều chỉnh thông tin số CMND của NNT đã được cấp mã số thuế tại cơ quan thuế B, cơ quan thuế A chỉ việc gửi lại thông tin của NNT về Tổng cục để cấp mã số thuế cho NNT theo đúng quy trình đăng ký thuế.
• Trường hợp 2: NNT đã được cấp mã tại cơ quan Thuế B và NNT đang xin cấp mã số thuế tại cơ quan Thuế A được xác định là cùng một cá nhân, cơ quan Thuế A thực hiện thủ tục thay thế mã số thuế cho NNT (thay lại đúng mã số thuế mà cơ quan Thuế B đã cấp trước đây cho NNT). 
• Trường hợp 3: NNT đã được cấp mã tại cơ quan Thuế A và NNT xin cấp mã tại cơ quan Thuế B là hai cá nhân khác nhau nhưng có cùng một số CMND, cơ quan Thuế A vận động, giải thích cho NNT nên đi đổi lại CNMD mới để đảm bảo quyền lợi cá nhân của NNT trong đời sống xã hội.

Đồng thời, cơ quan Thuế A lưu kèm hồ sơ đăng ký thuế của NNT bản sao CMND của NNT trùng CMND mà cơ quan Thuế B đã cấp mã số thuế trước (do cơ quan thuế B gửi), phục vụ việc tra cứu hồ sơ sau này. 

4. Lời kết

Trên đây là toàn bộ bài hướng dẫn cách xử lý khi bị trùng mã số thuế cá nhân đơn giản và hiệu quả. Nếu bạn là cá nhân hoặc doanh nghiệp mới đang có nhu cầu tư vấn về quá trình quyết toán thuế và các quy định, thủ tục về thuế, hoặc nhu cầu thành lập văn phòng đại diện, hãy liên hệ ngay ACC Group, nhân viên tư vấn của chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn mọi thắc mắc và mọi thủ tục cần thiết cho bạn.