So sánh giấy khai sinh và trích lục khai sinh khác gì nhau?

Giấy khai sinh là một trong những văn bản được cấp cho cá nhân khi làm thủ tục đăng ký khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của nhà nước cấp (cụ thể là Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn). Vậy trích lục giấy khai sinh là gì? Giấy khai sinh và trích lục khai sinh khác gì nhau? Hãy cùng ACC tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Trích lục khai sinh và giấy khai sinh

1. Giấy khai sinh là gì?

Theo khoản 6 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014:

“Giấy khai sinh là văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân khi được đăng ký khai sinh; nội dung Giấy khai sinh bao gồm các thông tin cơ bản về cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 14 của Luật này.”

Điều 6 Nghị định 123/2015/NĐ-CP cũng quy định giá trị pháp lý của giấy khai sinh như sau:

“1. Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân.

Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó.

Trường hợp nội dung trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác với nội dung trong Giấy khai sinh của người đó thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý hồ sơ hoặc cấp giấy tờ có trách nhiệm điều chỉnh hồ sơ, giấy tờ theo đúng nội dung trong Giấy khai sinh.”

Do đó, có thể thấy, giấy khai sinh là một trong những giấy tờ hộ tịch gốc của một cá nhân, quy định các thông tin cơ bản của công dân như năm sinh, giới tính, họ tên, dân tộc, quốc tịch…

2. Trích lục giấy khai sinh là gì? 

Căn cứ vào Luật Hộ tịch năm 2014: “Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính“.

Như vậy, trích lục khai sinh có thể hiểu là một văn bản do cơ bản nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân để chứng minh sự kiện hộ tịch đã đăng ký khai sinh của họ. Giấy khai sinh được cấp ngay sau khi cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh. Bản sao trích lục khai sinh bao gồm: (i) Bản sao trích lục được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và (ii) Bản sao trích lục được chứng thực từ Giấy khai sinh

3. Thủ tục làm Giấy khai sinh

Người có trách nhiệm (cha, mẹ; ông hoặc bà hoặc người thân thích khác; cá nhân, tổ chức đang nuôi dưỡng trẻ) sẽ làm Giấy khai sinh cho con tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của cha hoặc mẹ (Điều 13 Luật Hộ tịch 2014).

Theo Điều 11 Luật Cư trú 2020, nơi cư trú của công dân bao gồm nơi thường trú, nơi tạm trú. Trường hợp không xác định được nơi thường trú, nơi tạm trú thì nơi cư trú của công dân là nơi ở hiện tại được xác định theo quy định tại khoản 1 Điều 19 của Luật Luật Cư trú 2020.

Trường hợp làm Giấy khai sinh cho trẻ có yếu tố nước ngoài thì được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của cha hoặc mẹ (khoản 2 Điều 7 Luật Hộ tịch 2014).

Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài thuộc một trong các trường hợp sau:

• Trẻ có cha hoặc mẹ là người nước ngoài, người không quốc tịch.
• Trẻ có cha và mẹ là người nước ngoài, người không quốc tịch nhưng trẻ được sinh ra tại Việt Nam.

Trường hợp làm Giấy khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam thường trú tại khu vực biên giới, còn người kia là công dân của nước láng giềng thường trú tại khu vực biên giới với Việt Nam thì được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam thường trú tiếp giáp với đơn vị hành chính tương đương cấp xã của Việt Nam nơi mẹ hoặc cha là công dân nước láng giềng thường trú (điểm d khoản 1 Điều 7 Luật Hộ tịch 2014, khoản 1 Điều 17 Nghị định 123/2015/NĐ-CP).

Trường hợp, trẻ là công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài thì làm Giấy khai sinh tại Cơ quan đại diện (khoản 3 Điều 7 Luật Hộ tịch 2014, Điều 2 Thông tư liên tịch 02/2016/TTLT-BNG-BTP).

4. Thủ tục xin trích lục khai sinh

Thủ tục xin trích lục giấy khai sinh được thực hiện như sau:

Bước 1: Người có yêu cầu trích lục giấy khai sinh nộp hồ sơ tại Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền.

Hồ sơ xin trích lục bản sao giấy khai sinh bao gồm:

• Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch;
• Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/CMND/thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng);
• Giấy tờ ủy quyền (Trong trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục)

Văn bản ủy quyền được công chứng, chứng thực theo quy định. Đối với trường hợp người được ủy quyền không phải là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền.

Giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền. Đối với trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền.

• Sổ hộ khẩu của người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch

Bước 2: Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ do người yêu cầu xuất trình hoặc nộp.

• Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả;
• Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn người nộp hồ sơ hoàn thiện theo quy định.

Nếu hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối.

Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, nếu thấy hồ sơ đầy đủ và phù hợp, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục hộ tịch, báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.

5. Giấy khai sinh và trích lục khai sinh khác gì nhau?

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 14 Luật Hộ tịch về các nội dung đăng ký khai sinh thì Giấy khai sinh thể hiện những thông tin sau liên quan đến người được khai sinh:

“a) Thông tin của người được đăng ký khai sinh: Họ, chữ đệm và tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; nơi sinh; quê quán; dân tộc; quốc tịch;

1. b) Thông tin của cha, mẹ người được đăng ký khai sinh: Họ, chữ đệm và tên; năm sinh; dân tộc; quốc tịch; nơi cư trú;
2. c) Số định danh cá nhân của người được đăng ký khai sinh.”

Xuất phát từ các nội dung đăng ký khai sinh này, Giấy khai sinh, Trích lục khai sinh sẽ có giá trị dùng để xác định:

• Họ, tên, chữ đệm, ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con của một con người (anh chị, em ruột);
• Xác định người thừa kế (theo luật; xác định người hưởng thừa kế không phải theo di chúc);
• Người đại diện; người giám hộ (đương nhiên);
• Năng lực hành vi dân sự (yếu tố độ tuổi).

Trong thực tế, trích lục khai sinh và giấy khai sinh thường được sử dụng trong các giao dịch về lĩnh vực thừa kế (Văn bản khai nhận di sản thừa kế, Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế, Văn bản từ chối nhận di sản thừa kế…), trong giao dịch tặng cho đối với những trường hợp giữa bên tặng cho và bên nhận tặng cho có quan hệ huyết thống và trong các giao dịch mà có chủ thể tham gia là người chưa thành niên, người bị mất, hạn chế năng lực hành vi… cần có người đại diện, giám hộ. Được sử dụng trong hồ sơ yêu cầu công chứng các loại việc này, Giấy khai sinh, Trích lục khai sinh có giá trị xác định các thông tin về cá nhân người được đăng ký khai sinh và chứng minh quan hệ cha – mẹ – con hoặc quan hệ anh – chị – em.

Có nhiều trường hợp xảy ra nhầm lẫn về giá trị của các thông tin thể hiện trong Giấy khai sinh. Giấy khai sinh cho biết cha, mẹ của một người là ai chứ không thể hiện quan hệ hôn nhân giữa hai người được ghi nhận là cha, mẹ của người đó. Cần lưu ý, Giấy khai sinh không thể thay thế Giấy chứng nhận kết hôn, nó không thể hiện quan hệ hôn nhân giữa những người được khai là cha và người được khai là mẹ.

Ngoài ra, sự kết hợp của nhiều trích lục khai sinh và giấy khai sinh sẽ có giá trị chứng minh quan hệ giữa anh, chị và em. Khi giao kết các hợp đồng, giao dịch có sự chuyển dịch về tài sản, đặc biệt là  giao dịch tặng cho mà các bên chủ thể có quan hệ là anh, chị, em trong một gia đình thì việc chứng minh được quan hệ này sẽ giúp cho các bên được hưởng quyền miễn trừ thuế thu nhập cá nhân.