Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử EasyInvoice đơn giản

Ngày nay, khi công nghệ thông tin phát triển, hóa đơn điện tử xuất hiện, tạo ra sự tiện lợi và linh hoạt một cách ưu việt, không kém phần quan trọng so với các hóa đơn truyền thống. Ấy vậy nên các hóa đơn này cũng được giới hạn bởi một hàng rào các chế định pháp lý chặt chẽ bảo vệ quyền và lợi ích các chủ thể. Một trong những cách tra cứu và sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả, đảm bảo các quy định chặt chẽ của pháp luật đó là sử dụng EasyInvoice tra cứu hóa đơn. Hãy cùng theo dõi bài viết sau đây của ACC để giúp bạn đọc giải đáp cụ thể về tra cứu hóa đơn EasyInvoice

Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn chứng từ và Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử buộc phải đạt những tiêu chuẩn quy định. Hóa đơn điện tử EasyInvoice được xây dựng chuẩn hóa từ các quy định này.

Hóa đơn điện tử EasyInvoice

1.    Hóa đơn điện tử EasyInvoice là gì?

• Theo Khoản 1, Điều 3 nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là “hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”
• Hóa đơn điện tử EasyInvoice là phần mềm hóa đơn được cung cấp bởi SOFTDREAMS – đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử được Tổng cục thuế xác nhận. EasyInvoice tiện ích với nhiều tính năng ưu việt cho phép doanh nghiệp đăng ký, tạo lập, phát hành, theo dõi, quản lý hóa đơn, thậm chí còn giữ chức năng như một đơn vị nhận, truyền dữ liệu lên cơ quan thuế.
• Tra cứu hóa đơn điện tử EasyInvoice là một hình thức sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử, nhằm tra cứu thông tin hàng hóa, dịch vụ mà cá nhân tổ chức cung cấp bằng dữ liệu điện tử trên phần mềm EasyInvoice một cách hợp pháp được cơ quan thuế xác nhận.

2.    Ưu điểm nổi bật và tại sao cần tra cứu EasyInvoice:

Một số ưu điểm của EasyInvoice có thể kể đến đó là:

• Đáp ứng đầy đủ yêu cầu về hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC
• Tiết kiệm tới 80% thời gian nhập liệu và quản lý thủ công, 90% chi phí lưu trữ hóa đơn
• Tích hợp với các phần mềm: kế toán, hóa đơn đầu vào, bán hàng…
• Kết nối trực tiếp với Tổng cục Thuế và cổng xác thực của Tổng cục thuế thông qua 3 kênh MPLS VPN Layer 3 với tốc độ tới 50Mbps.
• Khả năng tính hợp dữ liệu cao với phần mềm có sẵn của doanh nghiệp như: ERP, SAP, CRM, phần mềm kế toán,…
• Bảo mật dữ liệu, an toàn tuyệt đối cho người dùng; giao diện trực quan, dễ sử dụng và quản lý; có sẵn đa dạng mẫu hóa đơn, dễ dàng chủ động lựa chọn
• Không giới hạn số lượng máy và địa điểm sử dụng.

Từ những tính năng nổi bật trên, lý giải phần nào tại sao cần sử dụng EasyInvoice:

• Khi thực hiện kinh doanh, công việc phát hành hóa đơn, tra cứu các loại hóa đơn tuy là công việc tưởng chừng như nhỏ nhặt nhưng lại là một phần quan trọng không thể thiếu. Sử dụng EasyInvoice giúp các thương nhân, doanh nghiệp dễ dàng thực hiện những công việc xoay quanh hóa đơn một cách hiệu quả và đơn giản;
• Xử lý các hóa đơn theo cách thủ công truyền thống khá tốn kém và mất thời gian khi có đến lượng lớn thông tin chi tiết hình thành từ hoạt động kinh doanh trên thực tiễn, với hóa đơn điện tử EasyInvoice, những công việc đó đã có phần mềm thực hiện một cách chính xác
• Với sự xuất hiện của hóa đơn điện tử, các hình thức hóa đơn điện tử giả mạo cũng đồng thời xuất hiện, sử dụng EasyInvoice là sử dụng một cách an toàn các loại hóa đơn, phù hợp với quy định pháp luật và được tin dùng.

3.    Tra cứu hóa đơn easyinvoice ở đâu?

• Hóa đơn EasyInvoice dễ dàng được tra cứu online từ bất kỳ nơi đâu nhờ truy cập Website https://tracuu.easyinvoice.vn/ trên điện thoại, máy tính
• Bên cạnh đó, việc tra cứu hóa đơn còn có thể được thực hiện trên phần mềm EasyInvoice sau khi đã được cài đặt trên máy tính

4.    Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử EasyInvoice chi tiết:

• Bước 1: Truy cập: https://tracuu.easyinvoice.vn/
• Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin yêu cầu bao gồm Mã số thuế của công ty phát hành hóa đơn, Mã tra cứu và Mã xác thực

Nếu bạn là khách hàng và công ty đối tác sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của EasyInvoice, vậy những thông tin về mã số thuế, mã tra cứu cần có để tra cứu có thể tìm được như sau:

Mã số thuế của công ty: có thể tìm thấy tại website của công ty; cổng thông tin điện tử doanh nghiệp, hoặc hỏi trực tiếp đối tác – nhân viên giao dịch

Mã tra cứu: có thể xem tại email mà công ty đối tác đã gửi; góc dưới cùng của hóa đơn giấy; hỏi trực tiếp nhân viên giao dịch

• Bước 3: Nhấn vào biểu tượng tra cứu và theo dõi hóa đơn của bạn

5.    Hướng dẫn đọc hóa đơn điện tử File XML của EasyInvoice

Thông thường khi sau khi mua bán, giao dịch, thông tin của hóa đơn điện tử về giao dịch sẽ được gửi đến cho khách hàng thông qua email.Trong đó, file XML là định dạng chuẩn theo quy định tại Điều 5, thông tư 68/2019/TT-BTC. File XML chứa những thông tin pháp lý cần thiết, sau đây là cách đọc chi tiết:

Bước 1: Mở thông báo về hóa đơn điện tử được gửi qua mail đến từ người bán

Bước 2: Click vào địa chỉ liên kết được gửi trong email

Bước 3: Tải file hóa đơn định dạng XML về máy tính bằng cách nhấn vào “Tải về XML”

– Lưu ý: Không sửa/đổi tên file hóa đơn vừa tải về, để tra cứu thành công

Bước 4: Truy cập đường link tra cứu tại:  https://tracuu.easyinvoice.vn

– Chọn file hóa đơn XML vừa tải về, sau đó nhập “mã xác thực”  chính xác và nhấn vào “KIỂM TRA” để hoàn tất.

Với 4 bước trên đây, hóa đơn điện tử từ file XML đã có thể truy cập và được đoc một cách dễ dàng.

6.    Trường hợp tra cứu EasyInvoice không hợp lệ  

Trong một số trường hợp, bạn đọc tra cứu nhưng website không xuất hiện hóa đơn mình cần theo dõi, thay vào đó là màn hình hiển thị lỗi, rất có thể đó là một trong các trường hợp sau:

• Hóa đơn điện tử nói trên chưa được thành lập hoặc không tồn tại;
• Nhập sai dữ liệu về mã số thuế, mã tra cứu;
• Truy cập vào địa chỉ giả mạo, mạo danh EasyInvoice.

7.    Truy cập EasyInvoice uy tín, tránh địa chỉ giả mạo:

Sự tiện ích của công nghệ bao giờ cũng đặt ra yêu cầu về bảo vệ thông tin cá nhân, ACC hướng dẫn bạn một số cách để tránh truy cập địa chỉ giả mạo, đảm bảo tra cứu EasyInvoice một cách hiệu quả nhất như sau:

• Cổng thông tin tra cứu hóa đơn điện tử EasyInvoice của Softdreams chính thức và duy nhất được cung cấp tại địa chỉ: easyinvoice.vn

Website Easyinvoice chính thức: https://easyinvoice.vn

Mọi địa chỉ với tên miền khác đều là giả mạo EasyInvoice

• Chỉ thực hiện tra cứu thông tin hóa đơn qua Email chính thống

– Đối với khách hàng của Softdreams, chỉ thực hiện tra cứu thông tin qua Email duy nhất là: [email protected]

– Đối với khách hàng khác, chỉ thực hiện tra cứu thông tin hóa đơn từ Email nhận được của người bán đã thỏa thuận và cung cấp trước đó.

• Trang tra cứu hóa đơn giả mạo EasyInvoice không có chức năng xem thông tin chứng thư số đơn vị ký hóa đơn. Vậy nên khi thực hiện tra cứu trên trang giả mạo, khách hàng sẽ không thể xem được thông tin chứng thư số đơn vị ký hóa đơn.

8.    Xuất hóa đơn trên EasyInvoice:

Xuất hóa đơn là công việc chủ yếu của cá nhân, tổ chức đăng ký sử dụng hóa đơn hay nói đơn giản là người bán, vậy mời bạn đọc xem thêm về thao tác phát hành hóa đơn với nội dung mang tính tham khảo sau:

Bước 1: Doanh nghiệp truy cập vào hệ thống phần mềm EasyInvoice

• Doanh nghiệp truy cập với cú pháp “(MTS doanh nghiệp).Easyinvoice.vn” hoặc “(MST doanh nghiệp).easyinvoice.com.vn” (Trong đó MST là mã số thuế của doanh nghiệp).
• Màn hình hiển thị giao diện trang chủ của phần mềm EasyInvoice, lúc này, chọn phát hành hóa đơn.

Bước 2: Điền thông tin còn thiếu trên hóa đơn điện tử

• Thông tin về người mua hàng, phương thức thanh toán, hàng hóa dịch vụ… cần được điền đầy đủ vào hóa đơn.
• Lưu ý chọn đúng mục tính chất hàng hóa, bao gồm: Hàng hóa, dịch vụ, khuyến mại, ghi chú.

Bước 3: Phát hành hóa đơn và chờ mã cấp từ cơ quan thuế

Bước 4: Gửi hóa đơn điện tử qua Email khách hàng mua hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp

Hóa đơn được cấp mã của cơ quan Thuế mới được coi là hợp lệ, tại thời điểm này doanh nghiệp mới được phép gửi hóa đơn cho khách hàng.

9.    Các câu hỏi thường gặp khi tra cứu hóa đơn điện tử EasyInvoice

• Download EasyInvoice ở đâu?

Quý khách hàng có thể dễ dàng download và cài đặt phần mềm EasyInvoice từ trang web chính thức của EasyInvoice theo địa chỉ đường dẫn https://easyinvoice.vn/. Tuy nhiên, những khách hàng là người mua hàng nên lựa chọn hình thức tra cứu online trên website như hướng dẫn tại bài viết.

• Làm sao để tra cứu hóa đơn trên EasyInvoice bằng chứng minh nhân dân hay số điện thoại?

Hiện nay, EasyInvoice cung cấp cho quý khách hàng dịch vụ tra cứu hóa đơn với mã tra cứu, tạm thời chưa có dịch vụ tra cứu nhờ chứng minh nhân dân, cũng như tra cứu điện thoại

• Làm cách nào để tra cứu EasyInvoice online?

Quý khách hàng có thể tra cứu EasyInvoice theo địa chỉ được hướng dẫn tại bài viết như trên. Đối với quý khách hàng có nhu cầu sử dụng ứng dụng di động để tra cứu hóa đơn điện tử trên thiết bị điện thoại thì hiện nay EasyInvoice đang trong quá trình hoàn thiện tính năng này nhằm đem đến cho người sử dụng trải nghiệm dịch vụ tốt nhất.

• Hóa đơn điện tử Softdream là gì?

Softdream là đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử hợp pháp được cơ quan thuế xác nhận. Hóa đơn điện tử mà Softdream cung cấp chính là EasyInvoice mà bài viết đã giới thiệu trên đây.

• Chữ ký số trên hóa đơn điện tử EasyInvoice?

Khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử EasyInvoice, quá khách hàng sẽ được cung cấp và giải đáp mọi thắc mắc bởi đội ngũ nhân viên tư vấn của EasyInvoice.

Như vậy, bài viết trên đây của ACC đã phần nào cung cấp cho quý bạn đọc cái nhìn khái quát về phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice, đặc biệt là Cách tra cứu hóa đơn điện tử EasyInvoice đơn giản, giúp cho những khách hàng là người mua hàng chủ động tiếp cận với hóa đơn điện tử uy tín, quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử, chủ động bảo vệ quyền và lợi ích của mình.

Hóa đơn điện tử tuy có tiềm năng lợi ích vô cùng to lớn nhưng cũng tiềm ẩn vô cùng nhiều những nguy cơ rủi ro khó lường khác. ACC Group, định vị là công ty luật hàng đầu nước ta, sẵn sàng giải đáp, tư vẫn miễn phí cho quý bạn đọc, quý khách hàng có nhu cầu tìm hiểu kỹ hơn trước khi sử dụng hóa đơn điện tử. Qu ý độc giả của ACC có thể liện hệ đầu số 084.696.7979 hoặc nhắn tin trực tiếp cho ACC để nhận được tư vấn một cách chính xác và nhanh chóng nhất nhé.