Tổng hợp những quy định pháp luật về ký nháy văn bản

Hôm nay ACC sẽ giới thiệu đến quý bạn đọc nội dung về Tổng hợp những quy định pháp luật về ký nháy văn bản. Cùng ACC tìm hiểu ngay sau đây bạn nhé !

Ký nháy là gì ?

1. Ký nháy là gì ?

Ký nháy (ký tắt) thường được đặt ở cuối dòng văn bản hoặc cuối đoạn văn bản, một số chữ ký nháy đặt ở cuối cùng của văn bản và nằm ở cuối mỗi trang văn bản. Đối với các văn bản hành chính, chữ ký nháy còn nằm ở vị trí bên cạnh chữ “Nơi nhận” thuộc về phần ghi tên đơn vị nhận văn bản.

Chữ ký nháy được sử dụng để nhằm xác định văn bản đã được kiểm tra về độ chính xác nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước khi trình cho người có thẩm quyền ký chính thức.

Người ký nháy không ký đầy đủ chữ ký của mình như chữ ký thông thường mà chỉ cần ký vắn tắt chữ ký tại một số vị trí yêu cầu ký nháy.

2. Trách nhiệm của người ký nháy ra sao ?

Chữ ký nháy thể hiện người ký đã đọc, xác nhận nội dung của văn bản, không còn chỉnh sửa, thay đổi gì thêm.

Vì thế, chữ ký nháy có giá trị xác nhận cá nhân, cán bộ nào soạn thảo và rà soát văn bản, văn bản hành chính đó, hoặc xác nhận người đọc văn bản đã đọc hết toàn bộ nội dung văn bản tại trang mình ký nháy.

Vậy người ký nháy có phải chịu trách nhiệm khi nội dung văn bản có sai sót?

Người ký nháy không phải chịu trách nhiệm trong các nội dung văn bản do mình ký nháy, chủ thể chịu trách nhiệm trực tiếp là người có chữ ký chính thức tại văn bản.

Tuy nhiên, nếu cá nhân cán bộ rà soát và soạn thảo văn bản không đúng quy định gây thiệt hại, có thể bị áp dụng những hình thức kỷ luật, khiển trách do nội bộ cơ quan đó áp dụng.

3. Các loại chữ ký nháy

a. Chữ ký nháy tại dòng nội dung cuối cùng của văn bản

- Chữ ký nháy này thông thường là của người soạn thảo văn bản.

- Việc ký nháy nhằm xác định người soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm với nội dung soạn thảo.

b. Chữ ký nháy nằm phía dưới từng trang văn bản

- Chữ ký nháy này được dùng để xác nhận tính liền mạch của văn bản, người ký nháy ký tại tất cả các văn bản do mình soạn thảo hoặc do mình kiểm tra, rà soát nội dung.

Chữ ký nháy dưới từng trang có công dụng tương tự như đóng dấu giáp lai.

- Đồng thời, người ký nháy cũng có thể ký vào từng trang nếu văn bản đó có nhiều trang. Việc ký nháy vào từng trang cũng thể hiện tính liền mạch của văn bản, tránh việc bị đánh tráo, thêm hoặc bớt một số nội dung trong các trang của văn bản.

c. Chữ ký tại phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận

Chữ ký nháy ở phần chức danh người có thẩm quyền là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản, soát lỗi chính tả hoặc kiểm tra lại nội dung trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức.

4. Quy định về ký nháy văn bản tại Nghị định 30/2020

Cụ thể theo quy định chi tiết tại Mục II phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư quy định về chữ ký trong văn bản hành chính hiện nay như sau:

- Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.

- Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

+ Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.

+ Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

+ Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

+ Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

+ Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

5.  Hướng dẫn ký nháy, đóng dấu tại Nghị định 30/2020

Khác với ký nháy, ký chính thức là chữ ký có giá trị xác nhận nội dung của toàn văn bản, ký ở bên dưới vị trí ghi chức danh hoặc định danh người ký văn bản. Chữ ký này trong văn bản phải tự tay ghi rõ họ tên hoặc đóng dấu tên, chức danh, dấu đơn vị.

Cụ thể, cách ký tên và đóng dấu văn bản được quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư như sau:

a. Về cách ký nháy

Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy; hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.

Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

– Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo; hoặc tên cơ quan, tổ chức.

– Trường hợp được giao quyền cấp trưởng; thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

– Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan; tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách; hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

– Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.”; vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

– Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.”; vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

b. Về cách đóng dấu

• Đóng dấu của cơ quan, tổ chức: Dấu đóng bên trái chữ ký, trùm lên 1/3 chữ ký.
• Đóng dấu treo: Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính; hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu; trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
• Đóng dấu giáp lai:  Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản; hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

6. Thông tư số 04/2013/TT-BNV bao gồm về việc ký nháy văn bản như sau :

Hiện nay quy định về việc ký nháy có Thông tư số 04/2013/TT-BNV hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức quy định như sau :

a. Kiểm tra văn bản trước khi ban hành

Cụ thể theo quy định chi tiết tại Điều 9 về Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành như sau 

1. Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.

2. Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.

b. Ký văn bản

Cụ thể theo quy định chi tiết tại Điều 10 về Ký văn bản

1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức).

2. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền

Thủ trưởng cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ký tất cả các văn bản do cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ban hành. Các trường hợp ký thay (phải ghi KT.), ký thừa lệnh (phải ghi TL.), ký thừa ủy quyền (phải ghi TUQ.), ký thay mặt (phải ghi TM.).

3. Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản.

Trên đây là những nội dung về Tổng hợp những quy định pháp luật về ký nháy văn bản do Công ty Luật ACC cung cấp kiến thức đến khác hàng. ACC hy vọng bài viết này sẽ là nguồn thông tin hữu ích gửi đến quý bạn đọc !