Thủ tục trích lục khai sinh tại Trà Vinh

Giấy khai sinh là một trong những loại giấy tờ quan trọng nhất của mỗi cá nhân, đóng vai trò như tấm căn cước đầu tiên xác định danh tính, nguồn gốc và các thông tin cơ bản về một người. Thủ tục trích lục giấy khai sinh là việc sao chép thông tin từ sổ hộ tịch để tạo thành bản sao có giá trị pháp lý, được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau.

Thủ tục trích lục khai sinh

1. Thế nào là trích lục khai sinh?

Khoản 9 Điều 4 Luật hộ tịch năm 2014 quy định: Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.

Từ quy định trên có thể hiểu trích lục khai sinh là văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện sinh của một cá nhân đã đăng ký khai sinh.

2. Hồ sơ trích lục khai sinh tại Trà Vinh

Để thực hiện thủ tục xin cấp trích lục giấy khai sinh, người yêu cầu cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

• Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu đối với trường hợp người yêu cầu là cá nhân.
• Văn bản yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch nêu rõ lý do trong trường hợp người yêu cầu là cơ quan, tổ chức.
• Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.

Bên cạnh những giấy tờ phải nộp, người có yêu cầu xin trích lục bản sao giấy khai sinh cần xuất trình hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu cấp bản sao trích lục giấy khai sinh.

3. Thủ tục trích lục khai sinh tại Trà Vinh

Căn cứ quy định tại Điều 64 Luật Hộ tịch năm 2014 về thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch, thủ tục cấp trích lục khai sinh thực hiện theo 3 bước sau:

Bước 1: Người có yêu cầu cấp bản sao trích lục giấy khai sinh nộp hồ sơ như đã hướng dẫn trên tại Cơ quan có thẩm quyền.

Trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục khai sinh của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

Bước 2: Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin trong Tờ khai xin trích lục khai sinh và tính hợp lệ của giấy tờ do người yêu cầu cung cấp.

Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định. Trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người tiếp nhận.

Hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục giấy khai sinh sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối, người tiếp nhận ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên.

Bước 3: Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, nếu thấy hồ sơ đầy đủ và phù hợp, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục giấy khai sinh, báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục cho người yêu cầu.

4. Lệ phí cấp trích lục khai sinh tại Trà Vinh

- Lệ phí cấp trích lục bản sao giấy khai sinh được quy định tại khoản 2 Điều 7 Luật Hộ tịch năm 2014, theo đó Bộ Tài chính quy định chi tiết thẩm quyền thu, mức thu, nộp, chế độ quản lý và sử dụng lệ phí hộ tịch.

- Căn cứ quy định tại Điều 4 Thông tư 281/2016/TT-BTC quy định mức phí khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch thì lệ phí cấp trích lục khai sinh là 8.000 đồng/bản. Ngay tại thời điểm cấp lại tríc giấy khai sinh, người có yêu cầu phải nộp khoản lệ phí này cho cơ quan cấp trích lục đó.

5. Thời gian trích lục khai sinh tại Trà Vinh là bao lâu?

Thời gian trích lục khai sinh phụ thuộc vào hình thức nộp hồ sơ và nơi tiếp nhận hồ sơ:

Nộp trực tiếp:

• Ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ: nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và nộp trước 15 giờ.
• Trong ngày làm việc tiếp theo: nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ nhưng nộp sau 15 giờ.

Nộp trực tuyến:

• Từ 1 - 3 ngày làm việc: tùy theo quy định của từng cơ quan nhà nước.

6. Cơ quan có thẩm quyền thực hiện cấp trích lục khai sinh

Căn cứ quy định tại Khoản 9 Điều 4 Luật hộ tịch 2014, chúng ta có thể hiểu trích lục khai sinh chính là văn bản chứng minh rằng cá nhân đó đã thực hiện đăng ký khai sinh tại cơ quan có thẩm quyền. Người xin cấp trích lục khai sinh sẽ được cấp bản sao chứng thực từ bản chính hoặc từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Theo quy định tại Điều 4 Luật hộ tịch năm 2014, quyền quản lý đối vối cơ sở dữ liệu về hộ tịch được thực hiện bởi các cơ quan sau: 

– Cơ quan đăng ký hộ tịch: Ủy ban Nhân dân xã, phường, thị trấn (gọi chung là Ủy ban Nhân dân cấp xã); Ủy ban Nhân dân cấp huyện (gọi chung là Ủy ban Nhân dân cấp huyện), Cơ quan đại diện.

– Bộ tư pháp, Bộ ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền

Cơ quan được giao thẩm quyền quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch sẽ thực hiện việc cấp trích lục hộ tịch cho cá nhân khi có yêu cầu, không phụ thuộc vào nơi cư trú của cá nhân đó (Theo quy định tại Điều 63 Luật hộ tịch năm 2014).

Như vậy, dựa trên những căn cứ này có thể xác định, cá nhân có thể thực hiện quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp trích lục khai sinh cho mình không phụ thuộc nơi cư trú, theo đó cá nhân có thể lựa chọn nơi thực hiện yêu cầu là nơi thường trú, tạm trú hoặc nơi đang sinh sống. Quy định này của Luật hộ tịch năm 2014 đã mở rộng thẩm quyền cấp trích lục khai sinh cho cá nhân, người tiếp nhận yêu cầu của cá nhân không thể từ chối việc cấp trích lục khai sinh cho công dân vì lý do không đăng ký thường trú tại địa phương đó. Có thể nói, quy định này đã tạo nhiều điều kiện thuận lợi, giảm thiểu chi phí, thời gian đi lại cho người dân.

7. Giá trị pháp lý của trích lục khai sinh

Căn cứ khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực như sau:

1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Khoản 7 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định:

7. Sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.

Đối chiếu các quy định trên, sổ hộ tịch được xác định là một loại sổ gốc và bản sao trích lục hộ tịch thực chất chính là bản sao được cấp từ sổ gốc (sổ hộ tịch). Như vậy, bản sao trích lục giấy khai sinh có giá trị tương tự như bản chính.

8. Điều kiện cấp trích lục khai sinh

Để được cấp trích lục khai sinh, bạn cần đáp ứng các điều kiện sau:

- Là cá nhân có tên trong bản sao trích lục khai sinh cần xin cấp.

- Hoặc là:

• Cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, người giám hộ, người đại diện theo pháp luật của cá nhân có tên trong bản sao trích lục khai sinh cần xin cấp.
• Cơ quan, tổ chức có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan đến nội dung của bản sao trích lục khai sinh.

- Nộp đầy đủ hồ sơ theo quy định.

9. Khi nào cần thực hiện thủ tục trích lục khai sinh?

Thủ tục trích lục khai sinh cần được thực hiện trong các trường hợp sau:

Để chứng minh nhân thân:

• Nhập học: Mẫu giáo, tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông, đại học, cao đẳng...
• Xin việc làm: Hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội...
• Đăng ký kết hôn: Giấy đăng ký kết hôn.
• Chuyển khẩu, nhập khẩu...
• Mua bán nhà đất: Hợp đồng mua bán nhà đất, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất...
• Thừa kế tài sản: Giấy chứng nhận thừa kế.
• Giải quyết tranh chấp: Tranh chấp về quyền sở hữu tài sản, tranh chấp về hôn nhân gia đình...

Để làm các thủ tục hành chính khác:

• Xin cấp Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân.
• Xin cấp hộ chiếu.
• Xin cấp Giấy phép lái xe.
• Đăng ký khám nghĩa vụ quân sự.
• Xin hưởng các chế độ ưu đãi, trợ cấp.

Để sử dụng cho mục đích cá nhân:

• Làm hồ sơ du học.
• Xin visa du lịch.
• Cung cấp thông tin cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu.

10. Tầm quan trọng của trích lục khai sinh

Tầm quan trọng của trích lục khai sinh

Trích lục khai sinh là bản sao có giá trị pháp lý của Giấy khai sinh, đóng vai trò quan trọng trong đời sống cá nhân và xã hội. Dưới đây là những điểm nhấn về tầm quan trọng của trích lục khai sinh:

Chứng minh nhân thân: Là văn bản pháp lý xác định danh tính, nguồn gốc và các thông tin cơ bản của một cá nhân (họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch, quê quán, cha mẹ...). Yêu cầu bắt buộc trong nhiều thủ tục hành chính quan trọng như: nhập học, xin việc làm, đăng ký kết hôn,...

Cung cấp thông tin cho các hoạt động pháp lý: Dùng để xác định quyền lợi và nghĩa vụ của cá nhân trong các giao dịch dân sự, tham gia tố tụng, giải quyết tranh chấp... Ví dụ: khi mua bán nhà đất, thừa kế tài sản, ly hôn...

Giúp quản lý dân số: Hỗ trợ cơ quan nhà nước quản lý dân số hiệu quả, theo dõi biến động về số lượng, tình trạng di cư... Nhờ vậy, chính quyền có thể xây dựng các chính sách phù hợp, đáp ứng nhu cầu của người dân.

Tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân: Giúp cá nhân thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình một cách dễ dàng, nhanh chóng. Tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính.

Góp phần bảo vệ quyền lợi của trẻ em: Đảm bảo trẻ em được hưởng các quyền và lợi ích theo quy định của pháp luật. Giúp ngăn chặn các hành vi vi phạm quyền trẻ em như mua bán trẻ em, bóc lột sức lao động trẻ em...

Tóm lại, trích lục khai sinh là một loại giấy tờ vô cùng quan trọng, đóng vai trò thiết yếu trong cuộc sống của mỗi người. Việc thực hiện thủ tục trích lục khai sinh đúng quy định sẽ giúp đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi công dân.

11. Các câu hỏi thường gặp

Người không có hộ khẩu thường trú có thể làm thủ tục trích lục khai sinh hay không?

Có. Người không có hộ khẩu thường trú vẫn có thể làm thủ tục trích lục khai sinh tại nơi đăng ký khai sinh hoặc nơi cư trú hiện tại.

Trích lục khai sinh có giá trị sử dụng vĩnh viễn hay không?

Không. Trích lục khai sinh có giá trị sử dụng trong vòng 06 tháng kể từ ngày cấp.

Có thể làm thủ tục trích lục khai sinh tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài hay không?

Có. Bạn có thể làm thủ tục trích lục khai sinh tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài.