Thủ tục làm lại giấy khai sinh online qua mạng đơn giản nhất

Giấy khai sinh là một giấy tờ quan trọng đối với mỗi cá nhân. Giấy khai sinh là văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân sau khi cá nhân đó được thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh. Đối với một số thủ tục hành chính, yêu cầu cá nhân phải có giấy khai sinh để đối chiếu. Tuy nhiên trên thực tế có nhiều trường hợp làm mất giấy khai sinh bản gốc. Do đó cá nhân đó phải tiến hành thủ tục làm lại giấy khai sinh. Trước đây, mới chỉ có quy định về làm giấy khai sinh trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền cấp. Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, người dân có thể thực hiện đăng ký khai sinh trực tuyến. Vậy có được thực hiện làm lại giấy khai sinh online qua mạng không? Thủ tục làm lại giấy khai sinh online qua mạng đơn giản nhất như thế nào? Hãy cùng ACC tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Những trường hợp làm lại giấy khai sinh

Do pháp luật hiện nay không có quy định về vấn đề làm lại giấy khai sinh bản gốc nên theo từng trường hợp cụ thể, cá nhân bị mất giấy khai sinh có thể xin cấp trích lục giấy khai sinh hoặc đăng ký lại giấy khai sinh.

Trên thực tế, có một số trường hợp tiến hành xin làm lại giấy khai sinh như sau:

- Trường hợp cá nhân bị mất giấy khai sinh nhưng vẫn còn thông tin trong sổ hộ tịch.

Trong trường hợp này người bị mất bản chính giấy khai sinh cần làm thủ tục xin cấp trích lục đăng ký khai sinh. Hồ sơ xin cấp trích lục gồm:

– Tờ khai cấp bản trích lục hộ tịch;

– Xuất trình một trong các giấy tờ như chứng minh nhân dân, căn cước công dân hay giấy tờ khác có dán ảnh và có thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp và còn giá trị sử dụng.

Cá nhân nộp hồ sơ xin cấp trích lục tại cơ quan nơi trước đây đã thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh.

Khi nhận được hồ sơ cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét và cấp trích lục giấy khai sinh có đầy đủ các thông tin như nội dung ghi trong sổ gốc.

- Trường hợp cá nhân mất giấy đăng ký khai sinh bản gốc và thông tin về giấy khai sinh đó không còn lưu trong sổ hộ tịch

Cá nhân sẽ nộp hồ sơ tại nơi cư trú hoặc nơi trước đây đã đăng ký khai sinh. Nếu việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã không phải là nơi đã đăng ký trước đây thì công chức hộ tịch sẽ báo cáo chủ tịch Ủy ban nhân dân có văn bản đề nghị Ủy ban nơi trước đây đã đăng ký khai sinh để kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương.

2. Thủ tục làm lại giấy khai sinh

2.1. Thủ tục đăng ký lại khai sinh

Về thành phần hồ sơ

Căn cứ: Nghị định 123/2015/NĐ-CP, Quyết định 1872/QĐ-BTP; Thông tư 04/2020/TT-BTP thì người có nhu cầu xin cấp lại khai sinh cần chuẩn bị các giấy tờ sau: thì hồ sơ đăng ký lại khai sinh gồm các giấy tờ sau:

• Giấy tờ phải nộp

- Tờ khai theo mẫu quy định. Trong tờ khai cần có cam đoan về việc đã được đăng ký khai sinh nhưng không có lưu giữ được bản chính giấy khai sinh.

- Bản sao các hồ sơ, giấy tờ hay các tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung của người yêu cầu đăng ký lại khai sinh,gồm: 

+ Bản sao giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền cấp (đã được công chứng, chứng thực hợp lệ); 

+ Hoặc bản chính hoặc bản sao các giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước nawmm 1945 ở miền Bắc và trước 1975 ở miền Nam; 

+ Trường hợp người yêu cầu không có giấy tờ trên thì giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ sau đây là cơ sở để xác định nội dung đăng ký lại khai sinh: Giấy chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu; Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú, giấy tờ chứng minh về nơi cư trú; Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, Hồ sơ học tập do cơ quan đào tạo, quản lý giáo dục có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận; Giấy tờ khác có thông tin về họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân; Giấy tờ chứng minh quan hệ cha con, mẹ con.

- Nếu người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì ngoài những giấy tờ trên thì phải có giấy xác nhận của thủ trưởng cơ quan, đơn vị về những nội dung như họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch, quê quán, quan hệ cha con, mẹ con phù hợp với hồ sơ mà đơn vị đó đang quản lý.

- Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký lại khai sinh. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.

• Giấy tờ phải xuất trình:

- Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đăng ký lại khai sinh.

- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để xác định thẩm quyền đăng ký lại khai sinh (trong giai đoạn chuyển tiếp).

Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

Về trình tự thực hiện

• Trường hợp đăng ký lại khai sinh tại UBND nơi đã đăng ký khai sinh trước đây

Bước 1: Nộp hồ sơ

Bước 2: Tiếp nhận và trả kết quả

Từ ngày tiếp nhận đầy đủ hồ sơ công chức hộ tịch sẽ kiểm tra và xác minh hồ sơ trong thời gian là 05 ngày làm việc. Sau khi xem xét nếu việc đăng ký khai sinh là đúng theo quy định của pháp luật thì công chức hộ 

• Trường hợp đăng ký lại khai sinh tại UBND không phải nơi đã đăng ký khai sinh trước đây

Bước 1: Nộp hồ sơ

Bước 2: Đề nghị UBND nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh

Nếu việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã không phải là nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thì công chức tư pháp - hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương.

Bước 3: UBND nơi đã đăng ký khai sinh trước đây trả lời việc lưu giữ sổ hộ tịch

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ tịch.

Bước 4: UBND nơi đăng ký lại trả kết quả

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ được sổ hộ tịch tại nơi đã đăng ký khai sinh, nếu thấy hồ sơ đầy đủ, chính xác, đúng quy định pháp luật công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện việc đăng ký lại khai sinh như quy định tại Khoản 2 Điều 16 Luật Hộ tịch 2014.

2.2. Thủ tục cấp bản sao trích lục từ sổ gốc

Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc được quy định tại Điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP như sau:

Bước 1: Xuất trình giấy CMND hoặc Hộ chiếu

Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.

Trong trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là người đại diện hoặc người thừa kế, có quan hệ trong trường hợp người được yêu cầu đã chết thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính.

Bước 2: Cấp bản sao trích lục 

Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.

3. Có xin cấp lại giấy khai sinh online được không?

Hiện nay, ở Việt Nam một số ít thành phố như Hà Nội và Thành Phố Hồ Chí Minh đã tiến hành thực hiện đăng ký khai sinh online, cấp bản sao khai sinh trích lục online trên cổng thông tin dịch vụ công trực tuyến.

Cá nhân khi xin cấp trích lục khai sinh online thì cần phải điền đầy đủ thông tin vào tờ khai điện tự trên trang dịch vụ công trực tuyến: số lượng bản sao, thông tin người yêu cầu cấp (họ tên, năm sinh, số điện thoại, thông tin chứng minh thư nhân dân/căn cước công dân, nơi cư trú…)

Hiện nay pháp luật chưa có quy định về thủ tục cấp lại giấy khai sinh online do đó cá nhân vẫn cần tiến hành thực hiện nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền để được giải quyết.

Trên đây là tất cả thông tin về Thủ tục làm lại giấy khai sinh online qua mạng đơn giản nhất mà ACC Group cung cấp tới các bạn đọc giả. Nếu Quý đọc giả có bất kỳ thắc mắc hay góp ý nào liên quan đến bài viết hãy liên hệ với Công ty Luật ACC để nhận được sự hỗ trợ từ đội ngũ tác giả. Chúng tôi luôn sẵn lòng giải đáp thắc mắc của Quý bạn đọc. Trân trọng!