Thủ tục khai báo thuế ban đầu cho công ty mới thành lập

Những bước đầu tiên trong hành trình kinh doanh của một công ty mới đều đặt ra nhiều thách thức, trong đó việc khai báo thuế ban đầu không chỉ là một bước quan trọng mà còn là yếu tố quyết định sự đồng bộ và tuân thủ với quy định thuế. Đối mặt với lằn ranh pháp lý và hành chính, quá trình này đòi hỏi sự chú ý và hiểu biết sâu rộng về các quy định thuế. Hãy cùng nhau tìm hiểu về thủ tục khai báo thuế trong bài viết sau.

Thủ tục khai báo thuế ban đầu cho công ty mới thành lập

1. Hồ sơ kê khai thuế ban đầu doanh nghiệp cần chuẩn bị

1.1. Hồ sơ khai thuế ban đầu doanh nghiệp cần chuẩn bị

Hồ sơ khai thuế ban đầu cho doanh nghiệp đòi hỏi sự chuẩn bị cẩn thận và đầy đủ các giấy tờ quan trọng. Dưới đây là danh sách các giấy tờ cần thiết:

Tờ khai đăng ký thực hiện hình thức kế toán và sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp:

Giấy tờ này cung cấp thông tin về hình thức kế toán mà doanh nghiệp sẽ thực hiện, cũng như quyết định sử dụng hóa đơn trong quá trình kinh doanh.

Quyết định bổ nhiệm kế toán (trường hợp doanh nghiệp đã có kế toán trưởng):

Nếu doanh nghiệp đã có kế toán trưởng, quyết định bổ nhiệm kế toán cũng như thông tin về kế toán trưởng sẽ được yêu cầu.

Quyết định bổ nhiệm giám đốc hoặc Tổng giám đốc của doanh nghiệp:

Thông tin về người đứng đầu doanh nghiệp, quyền hạn và trách nhiệm của vị trí này là quan trọng để đảm bảo tính chính xác trong quá trình khai thuế.

Bản đăng ký phương pháp khấu hao tài sản cố định (trường hợp doanh nghiệp đã có tài sản cố định):

Nếu có tài sản cố định, thông tin về phương pháp khấu hao cần được xác định và đăng ký.

Phiếu đăng ký thông tin doanh nghiệp:

Giấy tờ này chứa thông tin cơ bản về doanh nghiệp như địa chỉ, ngành nghề kinh doanh, cơ cấu vốn, và các thông tin khác liên quan.

Tờ kê khai lệ phí môn bài:

Cung cấp thông tin về loại hình doanh nghiệp và mức lệ phí môn bài áp dụng.

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh:

Chứng nhận quyền lợi và hợp pháp của doanh nghiệp, là một trong những giấy tờ quan trọng nhất.

Giấy ủy quyền (trường hợp cá nhân đại diện cho doanh nghiệp đi nộp hồ sơ):

Nếu người đại diện của doanh nghiệp là cá nhân khác, giấy ủy quyền sẽ cần thiết để chứng minh quyền hạn.

Chắc chắn rằng tất cả các giấy tờ trên đều được chuẩn bị kỹ lưỡng và đầy đủ để đảm bảo quá trình khai thuế ban đầu diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả.

1.2. Những thủ tục doanh nghiệp cần hoàn thành trước khi nộp hồ sơ khai thuế 

Trước khi gửi hồ sơ khai thuế, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục cơ bản sau:

Treo bảng hiệu doanh nghiệp tại trụ sở:

Bảng hiệu cần chứa thông tin quan trọng như địa chỉ trụ sở chính, mã số thuế công ty, và tên công ty. Người quản lý thuế sẽ kiểm tra để đảm bảo bảng hiệu treo đầy đủ và chính xác, cũng như kiểm tra tình trạng hoạt động của doanh nghiệp.

Mua chữ ký số (token, chứng thư số):

Thủ tục này là bước bắt buộc cho mọi doanh nghiệp mới thành lập. Chữ ký số sẽ được sử dụng để nộp kê khai lệ phí môn bài trên trang web của Tổng cục Thuế.

Mở tài khoản cho doanh nghiệp và nộp tiền vào tài khoản:

Doanh nghiệp cần mở tài khoản và nộp tiền vào đó. Chữ ký số sẽ được sử dụng để xác thực các giao dịch tài chính, đồng thời doanh nghiệp có thể sử dụng tài khoản này để nộp lệ phí môn bài vào Kho bạc Nhà nước.

Chắc chắn rằng tất cả các thủ tục trên đã được thực hiện đúng cách để đảm bảo quá trình khai thuế diễn ra thuận lợi và tuân thủ theo quy định của cơ quan thuế.

2. Thủ tục kê khai thuế ban đầu

Bước 1: Mở tài khoản ngân hàng và mua chữ ký số

Sau khi nhận giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp cần mở tài khoản ngân hàng và mua chữ ký số để có thể nộp hồ sơ khai thuế điện tử và thực hiện các giao dịch tài chính. Quá trình này bao gồm việc liên hệ với ngân hàng để mở tài khoản và đăng ký tài khoản ngân hàng với Sở kế hoạch đầu tư hoặc qua website dangkyquamang.dkkd.gov.vn trong vòng 10 ngày sau khi nhận tài khoản. Lưu ý rằng quá hạn đăng ký có thể bị phạt.

Bước 2: Tiến hành kê khai và nộp lệ phí môn bài

Sau khi có tài khoản ngân hàng và chữ ký số, doanh nghiệp cần kê khai và nộp lệ phí môn bài. Kế toán viên có thể sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai hoặc thực hiện kê khai thuế điện tử. Khi kê khai thuế môn bài thành công, doanh nghiệp cần nộp lệ phí ngay lập tức để tránh bị phạt do nộp muộn. Lưu ý thời hạn nộp lệ phí là vào cuối tháng đầu tiên của quý doanh nghiệp hoạt động.

Bước 3: Lựa chọn phương pháp kê khai thuế thu nhập cá nhân, thuế giá trị gia tăng và hóa đơn

Doanh nghiệp mới có thể lựa chọn phương pháp kê khai thuế thu nhập cá nhân theo tháng hoặc theo quý. Ngoài ra, cần lưu ý thời hạn nộp thuế giá trị gia tăng là vào ngày 30 của tháng đầu tiên trong quý tiếp theo. Đối với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thông báo phát hành hóa đơn để tránh bị phạt khi sử dụng hóa đơn mà không thông báo.

Bước 4: Lựa chọn hình thức kế toán và khấu hao tài sản cố định

Các doanh nghiệp cần thông báo cho cơ quan thuế trước khi bắt đầu trích khấu hao tài sản cố định. Phương pháp kế toán cần phụ thuộc vào quy mô kinh doanh của doanh nghiệp, có thể áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC đối với doanh nghiệp lớn, hoặc theo Thông tư 133/2016/TT-BTC đối với doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ và vừa.

3. Địa điểm và thời gian nộp hồ sơ khai thuế của doanh nghiệp

Địa điểm và thời gian nộp hồ sơ khai thuế của doanh nghiệp có sự linh hoạt tùy thuộc vào loại hình đầu tư. Sở Kế hoạch & Đầu tư sẽ chuyển phiếu thông báo tới Chi cục thuế tương ứng, giúp doanh nghiệp tiếp cận và làm việc dễ dàng.

3.1. Địa điểm nộp hồ sơ khai thuế cho doanh nghiệp:

Chi cục thuế tại các quận/huyện, nơi doanh nghiệp có trụ sở chính, sẽ là cơ quan thuế trực tiếp quản lý. Thông tin chi tiết về cơ quan quản lý này sẽ được cung cấp trong phiếu Thông báo về cơ quan Thuế quản lý mà Sở Kế hoạch & Đầu tư gửi đến doanh nghiệp. Sau khi hoàn thành các quy trình và thủ tục thành lập, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo và giấy phép kinh doanh.

3.2. Thời gian nộp hồ sơ khai thuế cho doanh nghiệp:

Khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động kinh doanh ngay sau khi nhận giấy phép, thì thời hạn cuối cùng để nộp hồ sơ khai thuế ban đầu là vào ngày cuối cùng của tháng được ghi trên giấy phép kinh doanh. Nếu doanh nghiệp chưa hoạt động ngay, thì thời hạn nộp là 30 ngày tính từ ngày được ghi trên giấy phép kinh doanh.

Tuy nhiên, đề xuất doanh nghiệp nên hoàn thiện thủ tục và hồ sơ kê khai thuế ban đầu càng sớm càng tốt để tránh bất kỳ trục trặc nào và đảm bảo tuân thủ các quy định về nộp thuế.

4. Việc cần làm sau khi kê khai thuế ban đầu

4.1. Nộp tờ khai lệ phí môn bài:

Doanh nghiệp mới thành lập và các đơn vị phụ thuộc mới thành lập theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP phải nộp tờ khai lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 30/01 năm sau năm thành lập hoặc bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh.

Thời hạn cụ thể cho năm 2023 như sau:

Doanh nghiệp thành lập từ 01/01/2022 - 31/12/2022: nộp trước ngày 30/01/2023.

Doanh nghiệp thành lập từ 01/01/2023 - 31/12/2023: nộp trước ngày 30/01/2024.

Lưu ý: Thời hạn nộp tờ khai lệ phí môn bài là thời hạn nộp tiền thuế môn bài của doanh nghiệp.

4.2. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:

100% doanh nghiệp cần sử dụng hóa đơn điện tử. Sau khi kê khai thuế ban đầu, doanh nghiệp cần hoàn tất thủ tục đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử để xuất cho khách hàng.

Thực hiện thủ tục mua và phát hành hóa đơn điện tử sớm nhằm đảm bảo tuân thủ quy định hiện hành.

4.3. Đăng ký nộp thuế điện tử:

Quy trình đăng ký nộp thuế điện tử không bắt buộc, nhưng đây là bước cần thiết giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho doanh nghiệp.

Việc này giúp doanh nghiệp nộp tiền thuế một cách thuận tiện, hạn chế phải di chuyển đến Kho bạc hoặc ngân hàng, đồng thời giúp cơ quan thuế kiểm soát dễ dàng hơn về hoạt động nộp tiền thuế.

5. Một số lưu ý khi khai báo thuế ban đầu

Chuẩn bị sẵn 02 bản công văn đăng ký hình thức, chế độ kế toán:

• Bao gồm các thông tin về hình thức ghi sổ kế toán, nhập xuất hàng hóa, chế độ kế toán áp dụng, phương pháp kế toán, loại hóa đơn sử dụng, và hình thức kế toán khác.
• Điều này giúp cơ quan thuế hiểu rõ về cách doanh nghiệp quản lý và ghi nhận các giao dịch kế toán.

Chuẩn bị 02 bản công văn đăng ký chế độ kế toán:

• Bao gồm các thông tin chi tiết về chế độ kế toán doanh nghiệp quyết định áp dụng.
• Điều này đảm bảo cơ quan thuế có đầy đủ thông tin để kiểm tra và xác nhận chế độ kế toán của doanh nghiệp.

Bản đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định:

Cần tuân thủ Thông tư 45/2013/TT-BTC và đăng ký trước với cơ quan thuế.

Bổ sung thêm 2 bản đăng ký nếu có các điều chỉnh sau.

Giấy ủy quyền (nếu cần):

• Nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật của doanh nghiệp, cần có 01 bản giấy ủy quyền.
• Điều này giúp cơ quan thuế xác nhận và chấp nhận hồ sơ từ người được ủy quyền.

Những lưu ý trên giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng hồ sơ khai thuế ban đầu được chuẩn bị kỹ lưỡng, đầy đủ thông tin, và tuân thủ đúng các quy định của pháp luật thuế.

6. Câu hỏi thường gặp

Thủ tục đăng ký thuế ban đầu là gì? có bắt buộc không?

Đăng ký thuế ban đầu hay kê khai thuế ban đầu là thủ tục doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện với cơ quan thuế quản lý để thiết lập các tiêu chuẩn, nguyên tắc cho hệ thống kế toán của doanh nghiệp trong suốt quá trình hoạt động cho tới khi giải thể.

Ngày cuối cùng để nộp hồ sơ khai thuế ban đầu là khi nào?

Trả lời: Ngày cuối cùng để nộp hồ sơ khai thuế ban đầu thường là 30 ngày kể từ ngày doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh hoặc bắt đầu hoạt động kinh doanh.

Thủ tục khai báo thuế ban đầu có yêu cầu sử dụng phần mềm chuyên dụng không?

Trả lời: Tùy thuộc vào quy định của cơ quan thuế địa phương, có thể yêu cầu sử dụng phần mềm chuyên dụng hoặc thực hiện qua hình thức giấy tờ.

Có cần phải mua chữ ký số khi khai báo thuế ban đầu không?

Trả lời: Có, doanh nghiệp cần mua chữ ký số để ký điện tử các tài liệu khai thuế và thực hiện các giao dịch trực tuyến liên quan đến thuế.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về các quy định về Thủ tục khai báo thuế ban đầu của doanh nghiệp mới. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.