Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Đà Nẵng

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự là một bước quan trọng giúp các loại giấy tờ của bạn được công nhận và sử dụng hợp pháp tại nước ngoài. Nó đóng vai trò như "cánh cửa mở ra thế giới", giúp bạn thực hiện nhiều mục đích khác nhau như du học, công tác, định cư, kinh doanh,...

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

1. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục hành chính với chức năng xác nhận giá trị của một văn bản công nước ngoài, kiểm tra tính xác thực của chữ ký trên văn bản và tư cách của người ký văn bản đó​.

Theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thì hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

2. Hồ sơ thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Đà Nẵng

• 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
• Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
• 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận;
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
• 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ để lưu tại Bộ Ngoại giao. 

3. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Đà Nẵng

Bước 1: Nộp hồ sơ

Theo Điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 9 Thông tư 01/2012/TT-BNG, hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao gồm:

- 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;

- Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;

- 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;

- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận;

- 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;

- 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ Điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ-CP để lưu tại Bộ Ngoại giao.

- Trường hợp hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được gửi qua đường bưu điện theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thì phải kèm theo phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận.

Theo Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 9 Thông tư 01/2012/TT-BNG, hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện gồm:

- 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;

- Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;

- 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;

- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;

- 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;

- 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ  Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP để lưu tại Cơ quan đại diện.

- Trường hợp hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được gửi qua đường bưu điện theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thì phải kèm theo phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ

- Cán bộ tiếp nhận hồ sơ yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu để lưu tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

- Đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

- Trường hợp mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài đề nghị cơ quan này xác minh.

Bước 3: Trả kết quả

Sau khi nhận đủ hồ sơ, Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự cho hồ sơ này.

4. Chi phí thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Đà Nẵng

Theo Điều 5 Thông tư 157/2016/TT-BTC quy định về mức thu phí như sau:

• Chứng nhận lãnh sự: 30.000 (ba mươi nghìn) đồng/lần.
• Hợp pháp hóa lãnh sự: 30.000 (ba mươi nghìn) đồng/lần.
• Cấp bản sao giấy tờ, tài liệu: 5.000 (năm nghìn) đồng/lần.

Tổng chi phí thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự sẽ phụ thuộc vào số lượng và loại giấy tờ, ngôn ngữ dịch, và phí dịch vụ của từng đơn vị.

5. Thời gian thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Đà Nẵng

Thời gian thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm:

Loại giấy tờ cần hợp pháp hóa:

• Giấy tờ cá nhân: 01 ngày làm việc.
• Giấy tờ thương mại: 03 ngày làm việc.
• Giấy tờ do cơ quan nhà nước cấp: 05 ngày làm việc.

Số lượng giấy tờ cần hợp pháp hóa:

• Nếu hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ trở lên, thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

Yêu cầu của cơ quan lãnh sự:

• Cơ quan lãnh sự có thể yêu cầu bổ sung hồ sơ hoặc thông tin.
• Thời gian giải quyết có thể kéo dài nếu cơ quan lãnh sự cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ.

6. Cơ quan có thẩm quyền làm hợp pháp hóa lãnh sự

Pháp luật Việt Nam quy định cơ quan có thẩm quyền này có thể là:

Tại Việt Nam: 

• Cục lãnh sự Bộ ngoại giao Việt Nam và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh là cơ quan có thẩm quyền chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự trong nước. Ngoài ra, có 26 Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cũng được Bộ Ngoại giao ủy quyền thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự.

Tại nước ngoài: 

• Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài là cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.

7. Tại sao phải hợp pháp hóa lãnh sự?

Hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục cần thiết để đảm bảo tính xác thực và hợp pháp của các giấy tờ, tài liệu được sử dụng ở nước ngoài. Dưới đây là một số lý do chính tại sao cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự:

Xác thực tính chính danh của người ký và con dấu: Hợp pháp hóa lãnh sự giúp xác nhận chữ ký và con dấu trên giấy tờ là hợp lệ và được thực hiện bởi người có thẩm quyền. Điều này rất quan trọng để bảo vệ quyền lợi của các cá nhân và tổ chức trong các giao dịch quốc tế.

Đảm bảo tính hợp pháp của giấy tờ: Hợp pháp hóa lãnh sự giúp đảm bảo rằng giấy tờ được sử dụng ở nước ngoài là hợp pháp và có hiệu lực. Điều này giúp tránh các trường hợp gian lận, sử dụng giấy tờ giả mạo.

Tạo điều kiện thuận lợi cho giao dịch quốc tế: Hợp pháp hóa lãnh sự giúp tạo điều kiện thuận lợi cho các giao dịch quốc tế như: Xin visa du học, lao động, định cư; Đăng ký kết hôn, ly hôn; Mua bán nhà đất; Khai sinh, khai tử; Thừa kế.

Tuân thủ quy định của luật pháp quốc tế: Nhiều quốc gia yêu cầu các giấy tờ, tài liệu được sử dụng trên lãnh thổ của họ phải được hợp pháp hóa lãnh sự. Đây là quy định nhằm đảm bảo tính trật tự và an ninh quốc gia.

Nâng cao tính tin cậy của giấy tờ: Hợp pháp hóa lãnh sự giúp nâng cao tính tin cậy của giấy tờ khi sử dụng ở nước ngoài.

8. Điều kiện thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

- Là giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức tại nước ngoài. cấp được công nhận và sử dụng ở Việt Nam.

- Được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện. chức năng lãnh sự của nước ngoài cấp, chứng nhận.

- Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền của.nước ngoài phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao.

- Không thuộc trường hợp các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm: Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật; Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị Hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau; Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng. nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật; Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu. không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc; Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.

9. Những loại giấy tờ, tài liệu nào được miễn hợp pháp hóa lãnh sự?

Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP về Các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự thì có 4 loại giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, cụ thể như sau:

“1. Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

2. Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

3. Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

4. Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài”.

Như vậy, các tài liệu không cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự:

• Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
• Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
• Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

10. Các loại giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự

Theo Điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG quy định các loại giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự, bao gồm:

“1. Giấy tờ, tài liệu nêu tại khoản 2 Điều 10 Nghị định có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

2. Giấy tờ, tài liệu nêu tại khoản 4 Điều 10 Nghị định đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.

3. Giấy tờ, tài liệu nêu tại khoản 5 Điều 10 Nghị định có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.”

Đối chiếu quy định trên, giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa; có các chi tiết mâu thuẫn nhau; sai thẩm quyền; không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc; có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước thì các giấy tờ, tài liệu đó sẽ không được hợp pháp hóa lãnh sự.

11. Các câu hỏi thường gặp

Có thể hợp pháp hóa lãnh sự qua bưu điện hay dịch vụ chuyển phát nhanh không?

Có thể hợp pháp hóa lãnh sự qua bưu điện hay dịch vụ chuyển phát nhanh. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý về thời gian chuyển phát và đảm bảo an toàn cho giấy tờ.

Đối tượng nào cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự?

• Cá nhân có nhu cầu sử dụng giấy tờ ở nước ngoài như du học, công tác, định cư,...
• Doanh nghiệp xuất nhập khẩu, đầu tư ra nước ngoài,...
• Các tổ chức phi chính phủ,...

Làm thế nào để biết giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự hay chưa?

Bạn có thể kiểm tra trực tiếp tại Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.