Hiện nay, nhu cầu chứng thực chữ ký của người dân đang ngày càng tăng, đặc biệt là chức thực chữ ký trên các loại giấy tờ cơ bản như: Sơ yếu lý lịch, xác nhận nhận sự, nhân thân, hạnh kiểm rồi có thể cả Bản cam kết cho công ty. Vậy, để được chứng thực chữ ký cần phải chuẩn bị những gì và tới đâu để làm thủ tục vẫn là những thắc mắc được nhiều quan tâm. Sau đây, ACC sẽ tư vẫn rõ hơn cho các bạn về “Thủ tục chứng thực chữ ký” theo quy định của pháp luật hiện hành.
1. Căn cứ pháp lý
- Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (có hiệu lực kể từ ngày 10 năm 4 năm 2015);
- Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29 tháng 12 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (có hiệu lực kể từ ngày 15 tháng 02 năm 2016);
2. Khái niệm chứng thực chữ ký
Theo quy định tại Khoản 3 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:
“Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.”
3. Các trường hợp không được chứng thực chữ ký
Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình ký để yêu cầu chứng thực chữ ký. Theo Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP nếu thuộc 04 trường hợp sau đây sẽ không được chứng thực chữ ký:
- Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực không nhân thức và làm chủ được hành vi của mình;
- Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hết hạn sử dụng hoặc giả mạo;
- Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung:
- Trái pháp luật, đạo đức xã hội;
- Tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
- Xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam;
- Xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức;
- Vi phạm quyền công dân.
- Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ trường hợp chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.
4. Hồ sơ chứng thực chữ ký
- Bản chính hoặc bản sao chứng thực Giấy chứng minh nhân dân/Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.
- Giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký.
- Trường hợp chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, nếu người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung của giấy tờ, văn bản thì có quyền yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp kèm theo bản dịch ra tiếng Việt nội dung của giấy tờ, văn bản đó.
- Bản dịch không cần công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch, người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung của bản dịch.
5. Trình tự và thủ tục chứng thực chữ ký
Theo Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định về thủ tục chứng thực chữ ký:
Bước 1: Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình các giấy tờ nêu trên
- Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
- Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.
Bước 2: Người thực hiện chứng thực tiếp nhận và kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực
- Trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ và nhận thấy người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp không được chứng thực chữ ký theo quy định, thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký hoặc điểm chỉ (nếu người yêu cầu chứng thực không ký được) vào giấy tờ cần chứng thực trước mặt công chức tiếp nhận hồ sơ và chuyển cho người thực hiện chứng thực
- Trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, không thể điểm chỉ được thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra thành phần, số lượng hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ và nhận thấy người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp không được chứng thực chữ ký theo quy định, thì ghi nhận và chuyển hồ sơ đồng thời báo cáo trường hợp của người yêu cầu chứng thực cho người thực hiện chứng thực
- Trường hợp tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà cơ quan thực hiện chứng thực không thể giải quyết và trả kết quả ngay trong ngày thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.
- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ thì người tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ theo quy định, hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền.
Bước 3: Người thực hiện chứng thực thực hiện chứng thực như sau:
- Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định.
- Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
- Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
- Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn thực hiện chứng thực lưu 01 (một) bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực hoặc lưu 01 (một) bản chụp giấy tờ, văn bản đó. Trường hợp Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn không có phương tiện để chụp thì văn bản lưu trữ do người yêu cầu chứng thực cung cấp.
- Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.
Bước 4: Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.
6. Cơ quan thực hiện
- UBND cấp xã: Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;
- Văn phòng công chứng.
Nội dung bài viết:
Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!