Thủ tục cấp lại sổ BHXH khi bị mất sổ BHXH 2023

Để ghi nhận quá trình tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động, cơ quan bảo hiểm xã hội cấp cho người lao động sổ bảo hiểm xã hội, thông qua đó, người lao động được hưởng các chế độ theo quy định. Đây là cuốn sổ quan trọng, do đó, người lao động nên tránh việc làm mất hoặc hỏng.

Bảo hiểm xã hội là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội. Bao gồm bảo hiểm xã hội bắt buộc và bảo hiểm xã hội tự nguyện, qua đó, hưởng các chế độ của bảo hiểm xã hội như: Bảo hiểm chế đô ốm đau; Thai sản; Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; Hưu trí; Tử tuất.

Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội.

Người lao động khi tham gia bảo hiểm xã hội sẽ được cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, có nhiều lý do người lao động cần phải xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội, ví dụ như mất, hỏng, … Vậy, để cấp lại sổ bảo hiểm xã hội, người lao động cần thực hiện thủ tục như thế nào?

Cấp lại, đổi, điều chỉnh nội dung trên sổ bảo hiểm xã hội , thẻ bảo hiểm y tế: Cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do bị mất sổ bảo hiểm xã hội.

1. Đối tượng thực hiện

Cá nhân; Đơn vị sử dụng lao động; Nhà trường, ủy ban nhân dân xã, Cơ sở trợ giúp xã hội, Cơ sở nuôi dưỡng, điều dưỡng thương binh và người có công; Cơ sở giáo dục nghề nghiệp thuộc ngành lao động, thương binh và xã hội.

2. Trình tự thủ tục thực hiện cấp lại sổ bảo hiểm xã hội khi bị mất

Bước 1. Lập và nộp hồ sơ

Người thực hiện:

• Người đang làm việc: Nộp hồ sơ cho đơn vị nơi đang làm việc hoặc nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
• Người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện, tham gia bảo hiểm y tế theo hộ gia đình, người được ngân sách Nhà nước hỗ trợ một phần mức đóng bảo hiểm y tế
• Người đang bảo lưu thời gian đóng bảo hiểm xã hội, người đang hưởng trợ cấp thất nghiệp, người đã được giải quyết hưởng lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội: Nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Lưu ý: Sau khi hoàn tất việc kê khai, người tham gia ký ghi rõ họ tên. Trường hợp kê khai thay đổi về nhân thân (họ, tên đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh, giới tính) đã ghi trên sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế thì phải có xác nhận của đơn vị nơi người lao động đang làm việc. Đối với người đang bảo lưu thời gian đóng bảo hiểm xã hội thì không phải xác nhận.

Bước 2. Tiếp nhận hồ sơ, kê khai hồ sơ, nộp hồ sơ

Đơn vị sử dụng lao động

• Nhận hồ sơ.
• Căn cứ hồ sơ của người lao động lập bảng kê thông tin (theo mẫu) (nếu có).
• Xác nhận tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (theo mẫu) đối với trường hợp người lao động điều chỉnh họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính đã ghi trên sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế.
• Nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội .

Nhà trường, ủy ban nhân dân xã, Cơ sở trợ giúp xã hội, Cơ sở nuôi dưỡng, điều dưỡng thương binh và người có công; Cơ sở giáo dục nghề nghiệp thuộc ngành lao động, thương binh và xã hội

• Nhận hồ sơ;
• Kê khai hồ sơ;
• Nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội .

Bước 3. Nhận kết quả giải quyết

3. Cách thức thực hiện

Bước 1. Nộp hồ sơ

• Trường hợp nộp hồ sơ giấy: Cá nhân, đơn vị sử dụng lao động lập hồ sơ theo quy định tại mục thành phần hồ sơ, mục số lượng hồ sơ nộp thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội .
• Trường hợp thực hiện giao dịch điện tử: Đơn vị sử dụng lao động thực hiện thủ tục về cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế thực hiện lập hồ sơ bằng phần mềm kê khai của bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc của Tổ chức I-VAN; Ký điện tử trên hồ sơ và gửi đến Cổng thông tin điện tử bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN.

Bước 2. Nhận kết quả giải quyết:

• Cá nhân nhận sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế tại bộ phận một cửa của cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích;
• Đơn vị sử dụng lao động nhận kết quả trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích và trả kịp thời cho người lao động.

4. Thành phần hồ sơ

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (theo mẫu);
• Số lượng hồ sơ: 01 (một) bộ.

5. Thời gian thực hiện

• Cấp lại sổ bảo hiểm xã hội  do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; sổ bảo hiểm xã hội do mất, hỏng; cộng nối thời gian nhưng không phải đóng bảo hiểm xã hội hoặc gộp sổ: không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
• Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng bảo hiểm xã hội ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết.

6. Kết quả thực hiện

Sổ bảo hiểm xã hội được cấp lại theo yêu cầu.