Thủ tục cấp lại giấy khai sinh là một quy trình quan trọng đối với những trường hợp mất mát hoặc cần điều chỉnh thông tin cá nhân trên tài liệu quan trọng này. Việc này không chỉ đảm bảo sự chính xác và hợp pháp của thông tin cá nhân mà còn quan trọng trong nhiều tình huống, từ học tập, làm việc đến các thủ tục hành chính khác. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cùng bạn tìm hiểu về thủ tục cấp lại giấy khai sinh, từ quy trình đăng ký, yêu cầu cần thiết đến các lựa chọn và điều lưu ý để đảm bảo quá trình diễn ra thuận lợi và hiệu quả.
Thủ tục cấp lại giấy khai sinh
I. Trình tự thực hiện
1. Nộp Hồ Sơ Trực Tiếp:
- Người có yêu cầu đăng ký lại khai sinh tại Bộ phận một cửa của UBND cấp xã:
- Khai sinh nộp hồ sơ và lệ phí (nếu áp dụng).
- Nộp phí cấp bản sao Giấy khai sinh (nếu yêu cầu).
- Cán bộ tiếp nhận kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ.
(i) Hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Tiếp nhận hồ sơ, có Phiếu hẹn hoặc gửi thông báo trực tiếp hoặc qua điện thoại.
(ii) Hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ: Thông báo bổ sung hồ sơ.
(iii) Không bổ sung: Văn bản từ chối giải quyết yêu cầu.
2. Nộp Hồ Sơ Trực Tuyến:
- Người có yêu cầu truy cập Cổng dịch vụ công, đăng ký tài khoản, và điền thông tin trên biểu mẫu tương tác.
- Thực hiện thanh toán trực tuyến, hoàn tất việc nộp hồ sơ.
- Cán bộ tiếp nhận hồ sơ số hóa và kiểm tra tính chính xác.
(i) Hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Gửi Phiếu hẹn hoặc thông báo trực tuyến.
(ii) Hồ sơ chưa đầy đủ: Thông báo bổ sung hồ sơ.
(iii) Không bổ sung: Văn bản từ chối giải quyết yêu cầu.
3. Thẩm Tra Hồ Sơ:
Công chức tư pháp - hộ tịch thẩm tra tính thống nhất, hợp lệ của thông tin trong hồ sơ.
a. Hồ sơ cần bổ sung hoặc từ chối: Gửi thông báo về tình trạng hồ sơ.
b. Kiểm tra, xác minh không thể trả kết quả đúng thời gian: Lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả.
4. Kiểm Tra Sổ Hộ Tịch:
- Công chức tư pháp - hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã về việc kiểm tra lưu giữ sổ hộ tịch.
- Kiểm tra, xác minh Ủy ban nhân dân nơi đăng ký trước: Trả lời văn bản về việc lưu giữ sổ hộ tịch.
- Giấy tờ không có thông tin chứng minh quan hệ: Yêu cầu công an xác minh; nếu không có thông tin, lập văn bản cam đoan.
5. Xác Minh Hồ Sơ:
- Nhận kết quả xác minh từ Ủy ban nhân dân nơi đăng ký trước hoặc sau 20 ngày.
- Hồ sơ chính xác, đúng quy định: Ghi vào Sổ đăng ký khai sinh và cập nhật thông tin trên Phần mềm hộ tịch điện tử.
- Hồ sơ chưa xác minh được: Lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả.
6. Trả Kết Quả:
- Công chức tư pháp - hộ tịch in Giấy khai sinh, trình Lãnh đạo UBND ký.
- Hồ sơ trực tuyến: Gửi Giấy khai sinh điện tử qua thư điện tử hoặc thiết bị số.
- Hồ sơ trực tiếp: Trả kết quả cho người có yêu cầu, kiểm tra thông tin và ký tên vào Sổ đăng ký khai sinh.
II. Cách thức thực hiện
1. Nộp trực tiếp:
- 05 ngày làm việc; trường hợp phải xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 25 ngày.
- Lệ phí: Mức lệ phí cụ thể do Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quyết định. Miễn lệ phí cho người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật. Phí cấp bản sao Giấy khai sinh (nếu có yêu cầu) thực hiện theo quy định tại Thông tư số 281/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính.
- Người có yêu cầu đăng ký lại khai sinh trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện việc đăng ký lại khai sinh tại Bộ phận một cửa của UBND cấp xã.
2. Nộp trực tuyến (online):
- 05 ngày làm việc; trường hợp phải xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 25 ngày
- Lệ phí: Mức lệ phí cụ thể do Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quyết định. Miễn lệ phí cho người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật. Phí cấp bản sao Giấy khai sinh (nếu có yêu cầu) thực hiện theo quy định tại Thông tư số 281/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính.
- Nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia (https://dichvucong.gov.vn) hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh (https://dichvucong.---.gov.vn).
3. Nộp qua dịch vụ bưu chính:
- 05 ngày làm việc; trường hợp phải xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 25 ngày
- Lệ phí: Mức lệ phí cụ thể do Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quyết định. Miễn lệ phí cho người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật. Phí cấp bản sao Giấy khai sinh (nếu có yêu cầu) thực hiện theo quy định tại Thông tư số 281/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính.
- Gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính tại Bộ phận một cửa của UBND cấp xã.
Thủ tục cấp lại giấy khai sinh
III. Thành phần hồ sơ
- Tờ khai đăng ký lại khai sinh theo mẫu, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã nộp đủ các giấy tờ hiện có (nếu người có yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp);
- Mẫu hộ tịch điện tử tương tác đăng ký lại khai sinh;
1. Giấy tờ phải nộp:
- Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có thông tin liên quan đến nội dung khai sinh, gồm:
- Bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ (bản sao được chứng thực từ bản chính, bản sao được cấp từ Sổ đăng ký khai sinh); Bản chính hoặc bản sao giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước năm 1945 ở miền Bắc và trước năm 1975 ở miền Nam
- Trường hợp người yêu cầu không có giấy tờ nêu trên thì phải nộp bản sao giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ như: Giấy chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu; giấy tờ chứng minh về nơi cư trú; Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, hồ sơ học tập do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận; giấy tờ khác có thông tin về họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân.
- Người yêu cầu đăng ký khai sinh có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao các giấy tờ nêu trên (nếu có) và phải cam đoan đã nộp đủ các giấy tờ mình có; chịu trách nhiệm, hệ quả của việc cam đoan không đúng sự thật.
- Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha - con, mẹ - con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.
- Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký lại khai sinh. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.
2. Giấy tờ phải xuất trình:
- Hộ chiếu hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đăng ký lại khai sinh. Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, được hệ thống điền tự động thì không phải tải lên (theo hình thức trực tuyến).
- Giấy tờ có giá trị chứng minh thông tin về cư trú trong trường hợp cơ quan đăng ký hộ tịch không thể khai thác được thông tin về nơi cư trú của công dân theo các phương thức quy định tại khoản 2 Điều 14 Nghị định số 104/2022/NĐ-CP ngày 21/12/2022 của Chính phủ. Trường hợp các thông tin về giấy tờ chứng minh nơi cư trú đã được khai thác từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư bằng các phương thức này thì người có yêu cầu không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến).
- Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên
3. Lưu ý:
Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:
- Đối với giấy tờ xuất trình khi đăng ký hộ tịch, người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu với thông tin trong tờ khai, chụp lại hoặc ghi lại thông tin để lưu trong hồ sơ và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu nộp bản sao hoặc bản chụp giấy tờ đó.
- Người yêu cầu đăng ký hộ tịch có thể nộp bản sao chứng thực từ bản chính hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ để đối chiếu. Trường hợp người yêu cầu nộp bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ thì người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký xác nhận, không được yêu cầu người đi đăng ký nộp bản sao giấy tờ đó.
- Người tiếp nhận có trách nhiệm tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hộ tịch, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm giấy tờ mà pháp luật hộ tịch không quy định phải nộp.
Đối với giấy tờ gửi kèm theo nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến:
- Bản chụp các giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ đăng ký lại khai sinh trực tuyến phải bảo đảm rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị điện tử, từ giấy tờ được cấp hợp lệ, còn giá trị sử dụng; nếu là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt theo quy định, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.
- Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải gửi kèm trong hồ sơ đăng ký lại khai sinh trực tuyến đã có bản sao điện tử hoặc đã có bản điện tử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử dụng bản điện tử này.
- Khi đến cơ quan đăng ký hộ tịch nhận kết quả (Giấy khai sinh/bản sao Giấy khai sinh), người có yêu cầu đăng ký lại khai sinh phải xuất trình giấy tờ tuỳ thân, nộp các giấy tờ là thành phần hồ sơ đăng ký lại khai sinh theo quy định pháp luật hộ tịch.
Trường hợp người có yêu cầu đăng ký lại khai sinh không cung cấp được giấy tờ nêu trên theo quy định hoặc giấy tờ nộp, xuất trình bị tẩy xóa, sửa chữa, làm giả thì cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền hủy bỏ kết quả đăng ký lại khai sinh.
Trường hợp cho phép người yêu cầu đăng ký hộ tịch lập văn bản cam đoan về nội dung yêu cầu đăng ký hộ tịch thì cơ quan đăng ký hộ tịch phải giải thích rõ cho người lập văn bản cam đoan về trách nhiệm, hệ quả pháp lý của việc cam đoan không đúng sự thật.
Cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối giải quyết hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền hủy bỏ kết quả đăng ký hộ tịch, nếu có cơ sở xác định nội dung cam đoan không đúng sự thật.
IV. Cơ quan thực hiện
Ủy ban nhân dân cấp xã
V. Yêu cầu, điều kiện thực hiện
- Việc khai sinh đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01/01/2016 nhưng Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh đều bị mất.
- Người có yêu cầu còn sống tại thời điểm yêu cầu đăng ký lại.
VI. FAQ câu hỏi thường gặp
Q1: Tôi muốn biết cách cấp lại giấy khai sinh. Làm thế nào để thực hiện thủ tục này?
A1: Để cấp lại giấy khai sinh, bạn có thể lựa chọn giữa nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận một cửa UBND cấp xã hoặc thực hiện thủ tục trực tuyến thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia. Xem chi tiết thêm về trình tự và yêu cầu cần thiết trong nội dung trên.
Q2: Tôi cần bổ sung hồ sơ sau khi nộp, làm thế nào để hoàn tất thủ tục đăng ký lại giấy khai sinh?
A2: Nếu hồ sơ của bạn chưa đầy đủ, bạn sẽ nhận được thông báo về việc bổ sung cụ thể. Sau khi bổ sung, bạn có thể tái nộp hồ sơ trực tiếp hoặc trực tuyến theo hướng dẫn để hoàn tất thủ tục.
Q3: Làm thế nào để kiểm tra tình trạng hồ sơ cấp lại giấy khai sinh của tôi?
A3: Bạn có thể kiểm tra tình trạng hồ sơ của mình bằng cách liên hệ trực tiếp với Bộ phận một cửa UBND cấp xã hoặc sử dụng các phương tiện truyền thông được chọn khi nộp hồ sơ trực tuyến, như email hoặc tin nhắn di động.
Q4: Tôi muốn biết thêm về quá trình xác minh thông tin và thời gian trả kết quả. Có điều gì quan trọng cần lưu ý?
A4: Công chức tư pháp - hộ tịch sẽ thực hiện xác minh thông tin trong hồ sơ của bạn. Nếu cần bổ sung hoặc có lý do khác gây chậm trả kết quả, họ sẽ thông báo và đề xuất lịch trình mới. Đảm bảo bạn kiểm tra thông tin trên Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh sau khi nhận kết quả.
Nội dung bài viết:
Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!