Thủ tục cấp lại giấy khai sinh bản gốc

Thủ tục cấp lại giấy khai sinh bản gốc là một quá trình quan trọng và cần thiết khi giấy khai sinh bản gốc bị mất, hỏng, hoặc cần sửa đổi thông tin. Giấy khai sinh không chỉ là một văn bản xác nhận sự ra đời của mỗi cá nhân mà còn là cơ sở để thực hiện nhiều quyền lợi và trách nhiệm trong cuộc sống hàng ngày. Trong tình huống mất mát hay cần điều chỉnh, thủ tục này không chỉ đòi hỏi sự chủ động từ phía người yêu cầu mà còn yêu cầu sự hỗ trợ chặt chẽ từ các cơ quan quản lý dân sự. Hãy cùng tìm hiểu về quy trình chi tiết và các bước quan trọng trong thủ tục cấp lại giấy khai sinh bản gốc, đảm bảo tính chính xác và pháp lý của văn bản quan trọng này.

Thủ tục cấp lại giấy khai sinh bản gốc

1. Yêu cầu cấp bản sao Giấy khai sinh

Khi cá nhân mất Giấy khai sinh bản gốc, quy trình yêu cầu cấp bản sao từ sổ hộ tịch được thực hiện theo các bước chi tiết dưới đây:

1.1. Điền và nộp mẫu Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch

• Cá nhân cần điền đầy đủ thông tin vào mẫu Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch, mẫu này được quy định tại Phụ lục 5 của Thông tư 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020.

1.2. Xuất trình giấy tờ chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu

• Cá nhân phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực của Giấy CMND hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.

1.3. Xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ (đối với người đại diện)

• Nếu người yêu cầu là người đại diện theo pháp luật hoặc theo ủy quyền của cá nhân, cần xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ.
• Các đối tượng quan hệ bao gồm: người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.

1.4. Gửi hồ sơ qua bưu điện (đối với trường hợp gửi từ xa)

• Trong trường hợp cá nhân có yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi qua bưu điện, phải gửi kèm bản sao có chứng thực các giấy tờ cần xuất trình theo quy định và đính kèm 01 phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận.

1.5. Xử lý của cơ quan, tổ chức

• Cơ quan, tổ chức sẽ căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu, đảm bảo nội dung bản sao giống với thông tin đã ghi trong sổ gốc.
• Trong trường hợp không thể lưu trữ được sổ gốc hoặc sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao, cơ quan, tổ chức sẽ phải trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.

Thủ tục cấp lại giấy khai sinh bản gốc

2. Đăng ký lại khai sinh

Nếu cá nhân không chọn cách cấp bản sao từ sổ hộ tịch, anh ta có thể đăng ký lại khai sinh theo quy trình sau:

2.1. Điền và nộp Tờ khai đăng ký lại khai sinh

• Cá nhân điền đầy đủ thông tin vào Tờ khai đăng ký lại khai sinh, mẫu được quy định tại Phụ lục 5 của Thông tư 04/2020/TT-BTP, trong đó có cam đoan về việc đã đăng ký khai sinh nhưng không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh;

2.2. Xuất trình giấy tờ hợp lệ

- Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ tài liệu là cơ sở đăng ký lại khai sinh gồm:

• Nộp bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền cấp, hoặc bản chính hoặc bản sao giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước năm 1945 ở miền Bắc và trước năm 1975 ở miền Nam.
• Trong trường hợp không có giấy tờ quy định, giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp sau đây có thể được sử dụng để xác định nội dung đăng ký lại khai sinh:
• Giấy CMND, Thẻ CCCD hoặc Hộ chiếu.
• Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú, giấy tờ chứng minh về nơi cư trú.
• Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, hồ sơ học tập.
• Giấy tờ khác có thông tin về họ, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân.

2.3. Xác minh và đăng ký lại khai sinh

• Trong thời hạn 05 ngày làm việc, công chức tư pháp - hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ. Nếu hồ sơ là đúng theo quy định của pháp luật, công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện đăng ký lại khai sinh.

Lưu ý:

• Cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang cần có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về nội dung khai sinh (Họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha - con, mẹ - con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý)
• Trường hợp giấy tờ không có thông tin chứng minh quan hệ cha, mẹ, con, cơ quan đăng ký hộ tịch có thể đề nghị cơ quan công an xác minh.

3. FAQ câu hỏi thường gặp

1. Làm thế nào để yêu cầu cấp bản sao Giấy khai sinh từ sổ hộ tịch?

Câu hỏi: Tôi đã mất Giấy khai sinh gốc và muốn yêu cầu cấp bản sao từ sổ hộ tịch. Làm thế nào để tôi thực hiện quy trình này?

Trả lời: Để yêu cầu cấp bản sao Giấy khai sinh từ sổ hộ tịch, bạn cần điền và nộp mẫu Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch, xuất trình giấy tờ chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu, và nếu là người đại diện, xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ. Hồ sơ cần được gửi đến cơ quan, tổ chức quản lý sổ hộ tịch gốc.

2. Làm thế nào để đăng ký lại khai sinh khi không có Giấy khai sinh gốc?

Câu hỏi: Nếu tôi đã mất Giấy khai sinh và không giữ được bản chính, làm thế nào để đăng ký lại khai sinh?

Trả lời: Bạn có thể đăng ký lại khai sinh bằng cách điền và nộp Tờ khai đăng ký lại khai sinh, xuất trình bản sao Giấy khai sinh hợp lệ và giấy tờ khác như CMND, thẻ CCCD, hộ chiếu. Trong 5 ngày làm việc, công chức tư pháp - hộ tịch sẽ kiểm tra và nếu đúng theo quy định, thực hiện đăng ký lại khai sinh.

3. Cần những giấy tờ gì khi đăng ký lại khai sinh nếu không giữ được Giấy khai sinh gốc?

Câu hỏi: Tôi không giữ được Giấy khai sinh gốc, cần những giấy tờ gì để đăng ký lại khai sinh?

Trả lời: Bạn cần xuất trình bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền cấp, hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế. Các giấy tờ có thể sử dụng bao gồm: Giấy CMND, thẻ CCCD, hộ chiếu; sổ hộ khẩu, sổ tạm trú; bằng tốt nghiệp, giấy chứng nhận, chứng chỉ; và giấy tờ khác có thông tin cá nhân.

4. Cần phải làm gì nếu giấy tờ không có thông tin chứng minh quan hệ cha, mẹ, con khi đăng ký lại khai sinh?

Câu hỏi: Giấy tờ của tôi không có thông tin chứng minh quan hệ gia đình khi đăng ký lại khai sinh, phải làm thế nào?

Trả lời: Trong trường hợp này, cơ quan đăng ký hộ tịch có thể đề nghị cơ quan công an xác minh thông tin chứng minh quan hệ gia đình để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của quy trình đăng ký lại khai sinh.