Thủ Tục Báo Tăng, Báo Giảm Bảo Hiểm Xã Hội (Cập nhật 2024)

Biến động nhân sự là sự thay đổi không thể tránh khỏi của mọi doanh nghiệp trong suốt quá trình hoạt động, do đó thủ tục thông báo tăng giảm bao hiểm xã hội là công việc bắt buộc phải “nằm lòng” đối với các cá nhân nói chung và bộ phận nhân sự nói riêng. Nếu bạn là lính mới trong lĩnh vực HR? bạn chưa từng thực hiện báo tăng giảm bảo hiểm? đừng lo lắng, hãy để ACC giải đáp thắc mắc đó cho bạn.

Thủ tục báo tăng, báo giảm bảo hiểm xã hội 2023

1. Hồ sơ làm thủ tục báo tăng, báo giảm BHXH

Đối với Báo tăng nhân viên, Hồ sơ cần chuẩn bị như sau:

• Hợp đồng lao động giữa công ty với nhân viên (Hợp đồng phải có chữ ký của các cá nhân có liên quan và con dấu của Công ty)

• Bảng thanh toán tiền lương cho nhân viên (chỉ phải cung cấp trong trường hợp báo tăng lùi so với thời điểm hiện tại)
• Thông tin của nhân viên báo tăng, điền đầy đủ theo phiếu giao nhận hồ sơ (PGNHS) 600 của BHXH.

Mẫu PGNH 600

Đối với Báo giảm nhân viên, Hồ sơ cần chuẩn bị như sau:

• Hợp đồng lao động giữa công ty với nhân viên, (Hợp đồng phải có chữ ký của các cá nhân có liên quan và con dấu của Công ty)

• Thông tin của nhân viên báo giảm, điền đầy đủ theo phiếu giao nhận hồ sơ (PGNHS) 600a của BHXH.
• Quyết định cho thôi việc nhân viên (Quyết định phải có chữ ký và đóng dấu của công ty).

2. Mốc thời hạn báo tăng giảm BHXH 2020

• Trong trường hợp doanh nghiệp của bạn có phát sinh những biến động về tăng/giảm lao động, đơn vị phải tiến hành nộp hồ sơ thông báo với Cơ quan bảo hiểm chậm nhấtvào ngày 1 tháng liền sau đó.
• Để hạn chế việc đóng bổ sung giá trị bảo hiểm của tháng tiếp sau đó, hãy tiến hành thông báo mức thay đổi từ ngày 28 củatháng đó.
• Note: Sau khi thông báo hoàn tất sẽ không được quyền thông báo phát sinh cho tháng trước nữa
• Thời hạn cuối cùng để báo tăng – giảm mức đóng BHXH của năm 2020 là ngày 01/12/2020. Sau đó, các thủ tục sẽ được chuyển sang năm sau.

3. Nơi nộp hồ sơ báo tăng, báo giảm BHXH

Sau khi điền đầy đủ thông tin theo Mẫu PGNHS 600 hoặc 600a và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu, có 02 phương thức để Khách hàng có thể nộp hồ sơ như sau:

1. Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH

• Đối với hình thức nộp trực tiếp này, Khách hàng có thể đến trực tiếp cơ quan BHXH quản lý công ty mình để nộp hoặc gửi qua đường bưu điện. Hình thức này không còn được áp dụng phổ biến, tùy BHXH từng quận, đa số hiện nay, ít có cơ quan BHXH nào còn nhận báo tăng hoặc báo giảm cho nhân viên bằng hồ sơ giấy trực tiếp.

2. Nộp trực tuyến qua mạng

• Hình thức này đang được đa số cơ quan BHXH quận, huyện áp dụng. Khi áp dụng hình thức này thì công ty cần dùng phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội để tạo ra file hồ sơ, sau đó dùng thiết bị Chữ ký số (Token) công ty để nộp hồ sơ này lên cơ quan BHXH thông qua trang https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn
• Bước 1: Doanh nghiệp cần lên trang https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn để đăng ký tài khoản giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử cho công ty.
• Bước 2: Tải phần mềm kê khai BHXH về để kê khai và kết xuất ra file hồ sơ.

Note: Ban có thể sử dụng Phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội KBHXH của Tổng cục Bảo hiểm xã hội, phần mềm này không tính phí, hỗ trợ miễn phí cho tất cả các doanh nghiệp. Nhưng để sử dụng miễn phí được phần mềm này, cần lưu ý những điểm như sau:

• Phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội này áp dụng đối với đơn vị lần đầu tiên kê khai BHXH qua mạng điện tử
• Không áp dụng đối với những công ty trước đây đã từng mua phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội của các nhà mạng như: Viettel, VNPT, EFY Viet Nam, BKAV, TS24,...

Trong trường hợp Doanh nghiệp của Bạn đã mua phần mềm kê khai của các nhà mạng nhưng muốn để sử dụng phần mềm kê khai KBHXH của Tổng cục bảo hiểm, Bạn cần phải liên hệ lên các nhà mạng đã đăng ký để yêu cầu hỗ trợ hủy bỏ dịch vụ bên nhà mạng cũ, thì có thể sử dụng phần mềm KBHXH.

4. Mức đóng BHXH khi báo tăng

• Tỉ lệ đóng bảo hiểm xã hội của 1 nhân viên khi báo tăng cũng tương tự như 1 nhân viên đã đóng lâu năm. Cụ thể tỷ lệ đóng/tiền lương như sau:
• Tiền đóng BHXH = 32% * Mức lương đóng BHXH của người lao động
• Trong trường hợp báo tăng cho nhân viên vào thời điểm lùi so với thời điểm hiện tại, thì Doanh nghiệp bạn sẽ phải đóng phạt truy thu.

5. Thời gian giải quyết hồ sơ báo tăng, báo giảm BHXH

Trong vòng 10 ngày làm việc sẽ nhận được kết quả.

• Đối với báo tăng: Sẽ nhận được Sổ BHXH và thẻ BHYT, nếu nhân viên báo tăng trước đây đã từng tham gia Bảo hiểm xã hội và đã có sổ BHXH thì chỉ nhận được thẻ BHYT. Vì mỗi một người lao động tham gia BHXH chỉ được cấp 01 sổ BHXH, trong trường hợp người lao động làm mất hoặc thất lạc thì phải làm hồ sơ xin cấp lại sổ BHXH.
• Đối với báo giảm: Sau khi hoàn tất thủ tục báo giảm cho nhân viên, công ty làm hồ sơ chốt sổ cho nhân viên và nộp lên cơ quan BHXH quản lý kèm cùng với sổ BHXH và thẻ BHYT (nếu còn hạn).

Nếu có bất kỳ băn khoăn gì liên quan đến Thủ tục báo tăng, báo giảm bảo hiểm xã hội 2020, hãy liên hệ với ACC để nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng và tốt nhất nhé. Các kênh thông tin có thể liên hệ với ACC tại:

Thông qua hình thức Trực tuyến

• Hotline 090.992.8884
• ĐT Tổng đài 1800.0006
• ĐT Văn Phòng 028.77700888
• Kết nối Zalo 090.992.8884
• Mail: [email protected]

Địa chỉ trụ sở:

• Trụ sở chính: tại Tp Hồ Chí Minh: ACC Building, Lầu 3,
  520-526 Cách Mạng Tháng 8, Phường 11, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh
• Hà Nội: Tầng 11, Số 9 Duy Tân, Cầu Giấy, Hà Nội
• Bình Dương: 30/10 Hoàng Hoa Thám, Phường Phú Lợi, TP. Thủ Dầu Một, Tỉnh Bình Dương
• Cần Thơ: 27 Mậu Thân, Xuân Khánh, Ninh Kiều, TP. Cần Thơ
• Đà Nẵng: 23 Đào Duy Anh, Thanh Khê, TP. Đà Nẵng