Trong doanh nghiệp, việc sử dụng thư tín để giao tiếp với các đối tác bên ngoài cũng như nội bộ công ty rất phổ biến. Do vậy, người viết cần phải nắm được những thông tin căn bản về thư tín thương mại để có thể truyền tải thông tin hiệu quả. Bài viết dưới đây của Luật ACC Thư tín thương mại là gì? (Chi tiết 2023) sẽ giúp bạn đọc có cái nhìn khái quát về thư tín thương mại.
1. Thư tín thương mại
1.1.Thư tín thương mại là gì?
Thư tín thương mại là hình thức trao đổi thông tin giữa các doanh nghiệp. Thông qua thư tín thương mại, các doanh nghiệp bày tỏ nguyện vọng, mong muốn của mình hoặc trao đổi về những vấn đề cụ thể mà hai bên cùng quan tâm. Sử dụng thư thương mại là một trong những cách đơn giản và dễ dàng nhất để thương lượng.
Ví dụ về thư tín thương mại:
Thư tín thương mại xoay quanh các vấn đề liên quan đến kinh doanh như hỏi giá, lấy thông tin sản phẩm, chính sách bảo hiểm, thông tin đặt hàng,…
1.2. Đặc điểm của thư tín thương mại
– Có độ dài phù hợp, đủ để người nhận nắm bắt được tất cả thông tin
– Nội dung rõ ràng, liền mạch
– Ngôn ngữ và phong cách viết đơn giản, lịch sự , rõ ràng
1.3. Cấu trúc thư tín thương mại
Một bức thư tín thương mại có cấu trúc như sau:
1)Địa chỉ người gửi
2)Thời gian gửi thư (ngày/tháng/năm)
3)Địa chỉ người nhận
4) Nội dung
5)Kết thư
6) Ký tên
7) Các loại thư tín thương mại
2. Vai trò của thư tín thương mại
Thư tín thương mại đóng vai trò quan trọng trong giao thương hiện nay. Đây là một trong những cách đàm phán đơn giản và dễ thực hiện và được sử dụng như là một phương tiện trao đổi thông tin trong lĩnh vực kinh doanh. Trong thời kỳ toàn cầu hóa hiện nay, hầu hết các thư đều được viết bằng tiếng Anh với cấu trúc chặt chẽ.
Thư tín thương mại phản ánh sự chuyên nghiệp cũng như năng lực của người viết thư, thậm chí còn là đại diện hình ảnh của một công ty. Giao tiếp bằng thư tín thương mại một cách hiệu quả có thể thúc đẩy mối quan hệ song phương tốt đẹp giữa hai doanh nghiệp. Trái lại, việc giao tiếp qua thư từ không hiệu quả có thể gây ra nhiều vấn đề, như dẫn đến hiểu nhầm, sai sót, chậm trễ trong việc kinh doanh, cũng như ảnh hưởng không tốt đến mối quan hệ giữa cá nhân và tập thể.
Trong doanh nghiệp, việc sử dụng thư tín để giao tiếp với các đối tác bên ngoài cũng như nội bộ công ty rất phổ biến. Do vậy, người viết cần phải nắm được những thông tin căn bản về thư tín thương mại để có thể truyền tải thông tin hiệu quả.
3. Phân loại thư tín thương mại
Tùy thuộc vào mục đích gửi thư mà có thể phân loại thư tín thương mại thành một số dạng như sau:
Letter of complaint (Thư phàn nàn/khiếu nại): Đây là loại thư viết bởi một người hoặc một tổ chức, không hài lòng với sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty người nhận. Khi viết thư khiếu nại, điều quan trọng là phải giữ được giọng văn lịch sự, ngay cả khi bạn đang rất bực mình và có rất nhiều điều muốn phàn nàn.
Letter of inquiry (Thư hỏi hàng): Loại thư này được sử dụng khi bạn muốn hỏi về sản phẩm, dịch vụ v.v của công ty khác. Nếu bạn dự định viết một lá thư hỏi hàng, hãy chắc chắn rằng bạn cần thu thập được càng nhiều thông tin càng tốt. Hãy tạo một checklist (danh sách) các vấn đề bạn cần tìm hiểu để không bỏ sót bất kỳ thông tin nào nhé.
Cover letters (Thư giới thiệu): Khi bạn đang ứng tuyển vào một công việc nào đó, thì chắc chắn bạn sẽ cần dùng đến loại thư này. Chúng thường được gửi kèm với bản sơ yếu lý lịch để giới thiệu cho nhà tuyển dụng biết bạn là ai. Một thư giới thiệu tốt có thể giúp bạn có được công việc. Nên viết ngắn gọn, xúc tích, thể hiện được màu sắc riêng của bản thân nhưng cũng đừng cố gắng gây ấn tượng với người đọc một cách quá mức.
Adjustment letters (Thư hòa giải): Được sử dụng khi phúc đáp lại thư khiếu nại của khách hàng. Nội dung bức thư sẽ thể hiện cách thức vấn đề đối với sản phẩm hoặc dịch vụ được giải quyết (hoặc không). Đây là loại thư khó bởi người đọc thường là những khách hàng không hài lòng với công ty và đang rất bức xúc, nên cần sử dụng ngôn ngữ phù hợp để xoa dịu họ mà không làm ảnh hưởng đến việc kinh doanh của công ty.
Order letters (Thư đặt hàng): Loại thư này được sử dụng khi bạn muốn đặt hàng với một công ty. Thư đặt hàng cần chứa những thông tin chính xác, vì vậy bạn cần kiểm tra kỹ tất cả các thông số trước khi gửi thư. Ngôn ngữ sử dụng cần chuẩn chỉnh. Nên sử dụng từ ngữ đơn giản và rõ ràng. Các câu văn dài thường khiến người đọc khó theo dõi và nắm được ý của người viết.
Các loại thư khác: Ngoài ra, tùy theo tình huống cụ thể, người viết có thể sử dụng rất nhiều loại thư thương mại khác nhau. Ví dụ như, bạn có thể viết một bức thư để:
- Thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ;
- Giới thiệu nhân sự
- Thông báo nhân sự nghỉ việc,…
4. Cách Viết Thư Tín Thương Mại
4.1. Những nội dung cần có trong thư tín thương mại
Thông tin người gửi/doanh nghiệp gửi thư
Mục đích gửi thư
Nội dung thư
Mong muốn/yêu cầu nhận được phản hồi
Kết thư
4.2. Quy tắc viết thư tín thương mại
Một số quy tắc khi viết thư tín thương mại các bạn có thể tham khảo như sau:
– Địa chỉ nhận thư trả lời (tên, địa chỉ cụ thể của doanh nghiệp): chính xác để khách hàng có thể dễ dàng gửi lại
– Tiêu đề bức thư: phần này giúp người nhận biết đây là loại thư gì, ví dụ như thư chào hàng, thư mời hợp tác hay thư hỏi hàng,…
– Không bỏ trống ngày tháng viết thư
– Luôn có “Lời chào” để thể hiện sự tôn trọng khách hàng, đối tác
– Trong trường hợp có nhiều vấn đề cần trao đổi, cần tách đoạn mỗi nội dung cho mạch lạc, rõ ràng
4.3. Những lưu ý khi viết thư tín thương mại
1) Bố cục ngắn gọn, rõ ràng, có trọng tâm
2) Thực hiện theo nguyên tắc ABC, trong đó:
- A (Accuracy) – Tính chuẩn xác
- B (Brief) – Tính ngắn gọn
- C (Clear) – Tính rõ ràng
3) Đúng ngữ pháp (đặc biệt trong thư tín thương mại bằng tiếng Anh)
4) Không sử dụng các từ ngữ viết tắt
5) Nên lưu lại một bản sao ( phòng cho trường hợp cần sử dụng cho công việc trong tương lai)
Trên đây là tư vấn của chúng tôi về chủ đề: Thư tín thương mại là gì? (Chi tiết 2023). Nếu quý khách hàng có bất kỳ câu hỏi liên quan đến chủ đề này có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi để nhận được câu trả lời nhanh chóng, chính xác nhất. Với đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý nhiều kinh nghiệm, giỏi chuyên môn, chúng tôi tự tin cam kết cho Quý khách hàng dịch vụ pháp lý tốt nhất, nhanh nhất, giá cả hợp lý nhất.
Nội dung bài viết:
Bình luận