Thư điện tử là gì? (Cập nhật mới nhất 2024)

Thư điện tử là gì? (Cập nhật mới nhất 2024)

1. Thư điện tử là gì?

Thư điện tử hay còn được gọi là email, là hệ thống được tạo lập với mục đích gửi và nhận tin nhắn thông qua mạng Internet. Nó được sử dụng để thay thế phương thức gửi và nhận thư bằng giấy theo cách truyền thống, vừa giúp tiết kiệm chi phí, vừa giúp tiết kiệm thời gian vận chuyển.Thông thường một email sẽ gồm có hai thành phần, đó là tên của người dùng và tên miền của nhà cung cấp dịch vụ và thường sẽ được ngăn cách bởi dấu “@”.

Một số thuật ngữ được sử dụng trong quá trình sử dụng thư điện tử như:

– Gửi email: Sau khi đã hoàn tất quá trình soạn văn bản, người dùng sẽ nhập địa chỉ email của người nhận rồi sau đó chỉ cần ấn click để gửi mail. Ngay sau đó email sẽ được gửi đến cho người nhận, ngoài ra người dùng có thể đồng thời cùng một lúc gửi mail cho nhiều địa chỉ mail khác nhau.

– Truyền email: Theo nguyên tắc thì email được truyền từ người gửi đến người nhận nhờ vào server email. Để gửi mail thì ta cần có giao thức SMTP và POP để tải mail về thiết bị điện tử.

– Nhận mail mới: Khi có mai mới gửi đến hộp thư thì người dùng chỉ cần click chuột vào nó để mở ra và đọc thư cũng như xem các tệp đính kèm trong email đó.

2. Lợi ích của email là gì?

So với bưu chính truyền thống thì email mang đến rất nhiều lợi ích cho người dùng. Cụ thể như:

• Nhận thư nhanh chóng, dễ dàng

Nếu gửi thư theo cách thông thường, thời gian nhận thư sẽ rất lâu và phụ thuộc vào khoảng cách địa lý. Nhưng với email, bạn chỉ cần nhấp chuột, chưa đầy 1 phút sau người bên kia sẽ nhận được thư. Như vậy, khi gửi email, thời gian nhận thư được rút ngắn đáng kể. Mọi thao tác cũng được đơn giản một cách tối đa.

• Tiết kiệm chi phí

Khi gửi thư thông thường, bạn sẽ cần mất phí chuyển phát. Nhưng khi dùng email, thông tin sẽ được truyền đi qua mạng internet và gần như không tốn phí.

• Nhận – gửi thư mọi lúc

Chỉ cần có smartphone hoặc laptop kết nối internet là bạn có thể gửi và nhận email mọi lúc.

• Chứa nhiều dạng thông tin khác nhau

Ngoài văn bản, email còn có thể đính kèm tập tin, hình ảnh, âm thanh,… với dung lượng lớn.

• Email có thể chia làm 2 dạng là email cá nhân và email doanh nghiệp. Email cá nhân thường được tạo miễn phí và dùng cho cá nhân. Email doanh nghiệp sẽ được doanh nghiệp sử dụng để dễ quản lý và chuyên nghiệp hơn. Email cá nhân thường sẽ được đăng ký miễn phí. Trong khi đó, email doanh nghiệp sẽ cần trả phí.

3. Ưu, nhược điểm của thư điện tử: 

Ưu điểm của thư điện tử

• Ưu điểm nổi trội nhất của thư điện tử đó là gửi và nhận cực kỳ nhanh so với cách gửi thư truyền thống
• Thư điện tử có thể gửi đi được ở bất cứ thời điểm nào trong ngày và bất cứ ngày nào trong năm
• Thư điện tử có thể gửi và nhận từ rất nhiều loại thiết bị có kết nối internet
• Giá rẻ, hầu hết các dịch vụ thư điện tử đều miễn phí và bạn chỉ cần thanh toán cước phí internet thứ mà bạn dùng cho nhiều dịch vụ và chức năng khác
• Thư điện tử có thể gửi cho một người hoặc nhiều người cùng một tin.

Nhược điểm của thư điện tử:

• Người nhận cần truy cập internet để nhận thư
• Virus có thể phát tán qua các tập tin đính kèm trong thư
• Rất nhiều chiến dịch lừa đảo được thực hiện qua thư điện tử nên nếu không cẩn thận bạn có thể bị đánh cắp danh tính hoặc mất tiền
• Không có cách gì để đảm bảo rằng thư sẽ được đọc cho đến khi người nhận đăng nhập và check mail
• Thư rác cũng là một vấn nạn khác của hệ thống thư điện tử.

4. Các lỗi thường gặp phải khi sử dụng email

Vấn đề lớn nhất của ứng dụng này đó chính là thư rác, đây là nững email không được người nhận yêu cầu hoặc mong đợi.

Mỗi ngày những tài khoản email có thể nhận đến hàng trăm email rác nhằm mục đích quảng cáo sản phẩm hay lừa đảo… Tuy nhiên hiện nay, để khắc phục tình trạng trên thì các nhà cung cấp dịch vụ email đã phát triển bộ lọc tin nhắn rác và phân loại nó vào mục spam.

Để report các thư spam, người dùng có thể làm như sau:

– Xác định nguồn đích của mail;

– Tìm ISP người gửi được sử dụng để gửi mail;

– Xác định đứng người cần liên hệ tại ISP đó.

5. Cách đăng ký thư điện tử email miễn phí?

5.1 Đăng ký Gmail miễn phí

Để tạo tài khoản Gmail, bạn cần thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Truy cập vào trang đăng ký Gmail
• Bước 2: Điền đầy đủ thông tin Họ, Tên, Tên địa chỉ email, Mật khẩu,… theo yêu cầu của hệ thống. Sau đó chọn “tiếp theo”.
• Bước 3: Hệ thống Gmail sẽ chuyển bạn đến trang xác minh số điện thoại. Bạn cần điền số điện thoại của mình trước khi sang bước tiếp theo.
• Bước 4: Hệ thống sẽ gửi mã xác minh vào điện thoại của bạn. Gõ mã này vào ô trống.
• Bước 5: Điền thông tin ngày, tháng, năm sinh, giới tính và địa chỉ email khôi phục theo hướng dẫn.
• Bước 6: Hệ thống hiển thị thông báo quyền riêng tư. Bấm và nút “Tôi đồng ý” để hoàn tất. Cuối cùng, hệ thống hiện thông báo chúc mừng bạn đã đăng kí thành công của Gmail.

5.2 Đăng ký Outlook Mail miễn phí

Bạn có thể đăng ký Outlook theo các bước đơn giản sau:

• Bước 1: Truy cập vào trang đăng ký mail Outlook!
• Bước 2: Nhập địa chỉ email muốn tạo theo yêu cầu của hệ thống.
• Bước 3: Tạo mật khẩu và bấm vào nút “Tiếp theo” để sang bước kế tiếp.
• Bước 4: Điền thông tin Họ, Tên. Sau đó bấm vào nút “Tiếp theo”.
• Bước 5: Bổ sung các thông tin khác theo yêu cầu. Sau đó bấm nút “Tiếp theo”.
• Bước 6: Gõ ký tự xác minh. Bấm nút “Tiếp theo” để hoàn tất.

6. Giới thiệu dịch vụ công ty luật ACC