Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty chi tiết

Hiện nay có nhiều trường hợp bạn đọc cần tìm hiểu về các loại biểu mẫu, trong số đó có thể kể đến Mẫu thông báo chuyển địa điểm trụ sở công ty, địa chỉ làm việc. Để hiểu thêm về vấn đề liên quan đến loại biểu mẫu này, mời bạn đọc theo dõi bài viết Mẫu thông báo chuyển địa điểm trụ sở công ty, địa chỉ làm việc sau cùng với ACC.

Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty

1.Thông báo thay đổi địa chỉ công ty cần lưu ý vấn đề gì?

1.1 Quy định về địa chỉ trụ sở công ty

Những địa chỉ được phép đăng ký kinh doanh khi đáp ứng được những điều kiện quy định trong Luật doanh nghiệp 2020 dưới đây:

• Pháp luật quy định địa chỉ trụ sở chính công ty phải chính xác, rõ ràng và thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp. Điều đó có nghĩa trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc trung ương, thành phố trực thuộc tỉnh, tỉnh.
• Trụ sở chính được coi là tài sản hợp pháp của doanh nghiệp. Khi thay đổi trụ sở, sẽ không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ doanh nghiệp đối với quan hệ hợp đồng, dân sự và pháp luật doanh nghiệp. Trong quá trình doanh nghiệp muốn tiến hành thủ tục đăng ký doanh nghiệp hoặc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp thì phải gửi kèm theo cả số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

1.2 Có bắt buộc phải thông báo thay đổi địa chỉ công ty?

Tại Khoản 2, Điều 32, Luật Doanh nghiệp quy định rất rõ ràng các doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo bằng văn bản về việc thay đổi địa điểm công ty với Cơ quan Đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày. Quá thời hạn nêu trên, các doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính theo Nghị định 50/2016/NĐ-CP. Mức phạt mà các doanh nghiệp có thể phải chịu dao động từ 500.000 - 5.000.000 đồng tùy thuộc vào thời gian mà quá hạn. Cụ thể:

- Nếu quá hạn từ 1 - 30 ngày, doanh nghiệp bị xử phạt từ 500.000 - 1.000.000 đồng.

- Nếu quá hạn từ 31 - 90 ngày, doanh nghiệp bị xử phạt từ 1.000.000 - 2.000.000 đồng.

- Nếu quá hạn từ 91 ngày trở lên, doanh nghiệp bị xử phạt từ 2.000.000 - 5.000.000 đồng.

Như vậy, khi thay đổi địa chỉ công ty (hay còn gọi là trụ sở chính); Công ty phải gửi thông báo thay đổi đến cơ quan có thẩm quyền theo đúng quy định của Luật Doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn có liên quan. Ngoài ra, doanh nghiệp phải gửi tài liệu và thông báo cho khách hàng. Bởi thông qua việc gửi thông báo, tránh việc khách hàng, đối tác tìm đến những địa chỉ cũ, lãng phí thời gian, công sức mà không đạt được hiệu quả.

1.3 Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ kinh doanh ở đâu?

Trong quá trình làm việc với các khách hàng câu hỏi mà chúng tôi thường xuyên nhận được đó chính là Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ kinh doanh ở đâu? Có hai đáp án cho câu hỏi này. Đầu tiên doanh nghiệp sẽ nộp hồ sơ dăng ký thay đổi địa chỉ kinh doanh công ty (bản mềm) qua Cổng thông tin quốc gia . Sau khi nộp hồ sơ được chấp nhận hợp lệ, doanh nghiệp sẽ sử dụng hồ sơ (bản cứng) gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký.

• Nộp hồ sơ điện tử qua Cổng thông tin quốc gia (CTQG): Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ kinh doanh thông qua hệ thống CTQG của quốc gia. Đây là bước quan trọng để hồ sơ được chấp nhận và xử lý bởi cơ quan quản lý đăng ký kinh doanh.

• Gửi hồ sơ (bản cứng) đến Phòng Đăng ký kinh doanh: Sau khi hồ sơ điện tử qua CTQG được chấp nhận và hợp lệ, doanh nghiệp cần sử dụng hồ sơ (bản cứng) để gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh tại cơ quan quản lý đăng ký kinh doanh cụ thể mà doanh nghiệp đã đăng ký trước đó.

Điều này đảm bảo rằng quy trình thay đổi địa chỉ kinh doanh được hoàn tất đầy đủ và hợp lệ, đồng thời đảm bảo tính chính xác và pháp lý của thông tin trong hồ sơ. Trong quá trình này, doanh nghiệp cũng cần tuân thủ các quy định và hướng dẫn cụ thể từ cơ quan quản lý đăng ký kinh doanh để đảm bảo quá trình diễn ra một cách trơn tru.

1.4 Các rủi ro khi chuyển trụ sở mà không đăng ký thay đổi địa chỉ

Trên thực tế, các công ty có thể thay đổi địa điểm, trụ sở làm việc của mình trong quá trình hoạt động. Để đảm bảo không gián đoạn, ảnh hưởng đến nhu cầu của khách hàng, đối tác, công ty cần thông báo chuyển địa điểm. Nếu không cập nhật thay đổi địa chỉ công ty kịp thời sẽ có thể mang lại nhiều rủi ro cho doanh nghiệp và đưa doanh nghiệp vào những tính huống, khó khăn nhất định.

Ví dụ như:

• Công ty có thể bị phạt lỗi chậm thông báo thay đổi địa chỉ với số tiền 3 triệu đến 5 triệu đồng;
• Công ty có thể bị đóng mã số thuế nếu kiểm tra hoạt động địa chỉ hiện tại cơ quan thuế không thấy có hoạt động tại đó;
• Công ty có thể bị phạt lỗi kinh doanh không đăng ký tại địa chỉ mới.

2. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty

Bước 1: Chốt Thuế khi thay đổi địa chỉ công ty

– Với những công ty, doanh nghiệp thay đổi địa chỉ khác quận và khác tỉnh sẽ phải nộp thông báo theo mẫu số 08 tới cơ quan Thuế đang quản lý doanh nghiệp để tiến hành thủ tục “chốt” thuế quận /huyện /tỉnh cũ và xin công văn xin chuyển sang quận/huyện/tỉnh/thành phố mới.

– Thời gian thực hiện thủ tục này thông thường kéo dài từ 05 – 10 ngày làm việc tính từ ngày nộp hồ sơ đăng ký. Lưu ý: Với các công ty, doanh nghiệp tiến hành thay đổi địa chỉ trụ sở chính cùng quận/huyện sẽ không cần phải tiến hành thủ tục này.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ 

Sau khi hoàn thành việc chốt thuế quận/huyện/tỉnh/thành phố cũ và có công văn của cơ quan thuế cho chuyển sang địa chỉ mới, doanh nghiệp sẽ soạn thảo hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp để tiến hành thay đổi đăng ký kinh doanh với nội dung thay đổi địa chỉ.

• Xác định thông tin cần thay đổi: Xác định và ghi chép các thông tin cần thay đổi trong hồ sơ đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp, chủ yếu là địa chỉ kinh doanh mới.

• Soạn thảo công văn đăng ký thay đổi địa chỉ: Soạn thảo công văn hoặc đơn đăng ký thay đổi địa chỉ kinh doanh, nêu rõ thông tin cần thay đổi và giải thích lí do thay đổi địa chỉ.

• Thu thập các tài liệu cần thiết: Thu thập và chuẩn bị các tài liệu cần thiết như công văn xác nhận chốt thuế quận/huyện/tỉnh/thành phố cũ, công văn xác nhận chuyển địa chỉ mới từ cơ quan thuế, bản sao giấy tờ tùy thân của người đại diện pháp luật (nếu cần) và các tài liệu khác theo quy định của cơ quan quản lý đăng ký kinh doanh.

• Điền và hoàn thiện hồ sơ: Điền đầy đủ thông tin vào các biểu mẫu và các văn bản đăng ký thay đổi địa chỉ kinh doanh, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin.

• Kiểm tra lại và sao lưu: Kiểm tra kỹ lưỡng toàn bộ hồ sơ để đảm bảo rằng không có sai sót nào. Sau đó, sao lưu và lưu giữ bản gốc và bản sao của hồ sơ cho mục đích lưu trữ và sử dụng trong tương lai.

• Gửi hồ sơ đến cơ quan quản lý đăng ký kinh doanh: Gửi hồ sơ đã chuẩn bị đến cơ quan quản lý đăng ký kinh doanh tại địa phương để tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ kinh doanh.

Tuân thủ các bước trên giúp đảm bảo rằng quá trình thay đổi địa chỉ kinh doanh diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả.

Bước 3: Nộp hồ sơ chuyển địa điểm đến Phòng Đăng ký kinh doanh

Việc nộp hồ sơ sẽ được thực hiện trực tuyến, sau khi hồ sơ được chấp nhận hơi lệ sẽ tiến hành thủ tục nộp hồ sơ giấy tới cơ quan đăng ký.

Dưới đây là các bước cơ bản để nộp hồ sơ chuyển địa điểm đến Phòng Đăng ký kinh doanh trực tuyến:

• Chuẩn bị hồ sơ: Thu thập và chuẩn bị các tài liệu cần thiết theo yêu cầu của Phòng Đăng ký kinh doanh. Đây có thể bao gồm các giấy tờ doanh nghiệp, đơn đăng ký chuyển địa điểm, báo cáo thuế, sổ sách kế toán, và bất kỳ tài liệu nào khác liên quan.
• Truy cập trang web của Phòng Đăng ký kinh doanh: Truy cập trang web chính thức của Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan quản lý kinh doanh tại địa phương để biết thông tin về quy trình nộp hồ sơ trực tuyến và các hướng dẫn cụ thể.
• Đăng nhập hoặc tạo tài khoản: Nếu cần, đăng nhập vào hệ thống trực tuyến của Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc tạo tài khoản mới nếu bạn chưa có.
• Điền thông tin và tải lên hồ sơ: Điền đầy đủ thông tin cần thiết vào mẫu đơn trực tuyến và tải lên các tài liệu cần thiết, bao gồm hồ sơ và các tài liệu hỗ trợ.
• Kiểm tra và xác nhận: Kiểm tra lại thông tin đã điền để đảm bảo tính chính xác, sau đó xác nhận và gửi hồ sơ.
• Chờ xử lý: Sau khi hồ sơ được gửi đi, chờ đợi để Phòng Đăng ký kinh doanh xử lý và xác nhận việc chuyển địa điểm của doanh nghiệp.
• Tiếp tục thủ tục nếu cần: Nếu cần, tiến hành các thủ tục bổ sung hoặc cung cấp thông tin thêm theo yêu cầu của cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Nhận thông báo và hoàn tất: Khi hồ sơ được chấp nhận, bạn sẽ nhận được thông báo từ cơ quan đăng ký kinh doanh và tiếp tục thủ tục nếu có yêu cầu hoặc tiếp tục với các bước tiếp theo của quy trình.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký, phòng đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ trước khi đồng ý và cấp giấy chứng nhận đã thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp.

Quá trình kiểm tra này thường bao gồm:

• Kiểm tra đầy đủ các thông tin: Phòng đăng ký sẽ kiểm tra xem hồ sơ có đầy đủ thông tin cần thiết không, bao gồm các biểu mẫu, văn bản yêu cầu, và các chứng từ hợp lệ.

• Kiểm tra tính hợp lệ của thay đổi: Hồ sơ sẽ được kiểm tra để đảm bảo rằng thay đổi địa chỉ đề xuất là hợp lệ theo quy định pháp luật và không vi phạm các quy định về kinh doanh, quyền lợi của bên thứ ba hoặc yêu cầu của cơ quan quản lý.

• Kiểm tra hồ sơ gốc: Phòng đăng ký cũng có thể kiểm tra thông tin với hồ sơ gốc của công ty hoặc doanh nghiệp để đảm bảo tính chính xác và nhất quán.

Nếu hồ sơ được xem xét và được phòng đăng ký kinh doanh xác nhận là hợp lệ, thì giấy chứng nhận thay đổi địa chỉ sẽ được cấp cho công ty hoặc doanh nghiệp đó. Trong trường hợp có bất kỳ vấn đề nào về hồ sơ, công ty hoặc doanh nghiệp có thể được yêu cầu điều chỉnh hoặc bổ sung thông tin trước khi có thể nhận được giấy chứng nhận.

Bước 5: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Trường hợp hồ sơ của doanh nghiệp hợp lệ sẽ tiến hành nộp hồ sơ giấy tại Sở Kế hoạch đầu tư để nhận kết quả là giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, hồ sơ của doanh nghiệp sẽ được kiểm tra một lần nữa để đảm bảo tính đầy đủ và hợp lệ của thông tin. Nếu mọi thứ đều hoàn chỉnh và đúng đắn, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sẽ được cấp cho doanh nghiệp đó.

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là tài liệu pháp lý quan trọng xác nhận sự tồn tại và hoạt động của một doanh nghiệp theo quy định của pháp luật. Đây là tài liệu cần thiết khi doanh nghiệp thực hiện các giao dịch kinh doanh, ký kết hợp đồng, và tham gia vào các hoạt động kinh doanh khác.

 Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty

3. Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty (Mẫu 01)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do - Hạnh phúc

                                                                          ..........., ngày … tháng … năm ….

THÔNG BÁO THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ CÔNG TY

                          Kính gửi: Quý khách hàng cùng các đối tác;

Căn cứ vào Luật doanh nghiệp năm 2020;

Căn cứ vào giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp do Phòng đăng ký doanh nghiệp của Sở kế hoạch đầu tư tỉnh .................... cấp ngày.................................

Công ty .................…. xin chân trọng thông báo đến quý khách hàng, đối tác về việc thay đổi địa chỉ trụ sở giao dịch (địa chỉ công ty) ….................... kể từ ngày … tháng … năm … như sau:

……………………………. .................................(TÊN GIAO DỊCH CỦA CÔNG TY)

Địa chỉ trụ sở cũ: ...................................................................................................

..................................................................................................................................

Địa chỉ trụ sở mới: .........………………………....................................................

.................................................................................................................................

Kể từ ngày ……… tháng ……… năm …….. công ty chúng tôi chuyển trụ sở công ty về địa chỉ mới. Các giao dịch kinh doanh, lịch hẹn tại công ty..........................vui lòng liên hệ tại địa chỉ công ty mới theo số điện thoại................................................

Thông báo này, được thông báo thay cho công văn và thư gửi tới các đối tác và khách hàng của chúng tôi. Mọi hoạt động khác của chúng tôi, không có sự thay đổi.
Chúng tôi hy vọng sẽ nhận được sự hỗ trợ, hợp tác tốt hơn trong thời gian sắp tới của quý khách hàng, đối tác, cổ đông

Trân trọng cảm ơn sự hợp tác của quý khách và kính chúc sức khỏe.

                                                                   TỔNG GIÁM ĐỐC/GIÁM ĐỐC

                                                                              (Ký tên và đóng dấu)

4. Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty (Mẫu 02)

THÔNG BÁO

(V/v: Thay đổi địa chỉ công ty)

Kính gửi: Quý cơ quan, doanh nghiệp, đối tác và khách hàng

Công ty … xin gửi tới Quý cơ quan, doanh nghiệp, đối tác và khách hàng lời chào trân trọng.

Căn cứ Giấy chứng nhận ĐKKD số … do Phòng Đăng ký Kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp lần đầu ngày … tháng … năm …

Công ty …….. trân trọng gửi tới quý cơ quan, doanh nghiệp, đối tác và khách hàng thông báo về việc thay đổi địa chỉ của Công ty kể từ ngày … tháng … năm …, cụ thể:

CÔNG TY …

Địa chỉ trụ sở cũ:

– Địa chỉ: ……

– Điện thoại: ….. Fax: ……

Địa chỉ trụ sở mới:

– Địa chỉ: …

– Điện thoại: … Fax: ……

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của Qúy cơ quan, doanh nghiệp, đối tác và khách hàng trong thời gian qua và hy vọng sẽ nhận được sự hỗ trợ, hợp tác chặt chẽ hơn trong thời gian tiếp theo.

Xin chân thành cảm ơn!

5.Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty tại Công ty Luật ACC

Công ty Luật ACC chuyên cung cấp trọn gói dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh trên phạm vi khắp cả nước.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ thay đổi giấy phép kinh doanh tại ACC:

6. Những lưu ý khi thực hiện thông báo chuyển địa điểm trụ sở công ty, địa chỉ làm việc

Khi thực hiện thông báo chuyển địa điểm trụ sở công ty hoặc địa chỉ làm việc, có một số lưu ý quan trọng cần xem xét:

• Tuân thủ quy định pháp luật: Đảm bảo rằng việc chuyển địa điểm được thực hiện tuân thủ đúng các quy định pháp luật liên quan. Các quy định này có thể khác nhau tùy theo quốc gia hoặc khu vực.

• Thời gian thông báo: Thực hiện thông báo chuyển địa điểm đúng thời hạn được quy định bởi pháp luật. Thời gian cần thông báo có thể khác nhau tùy theo quy định cụ thể của từng nơi.

• Thông báo cho các bên liên quan: Thông báo việc chuyển địa điểm cho các bên liên quan như cơ quan thuế, cơ quan quản lý kinh doanh, đối tác kinh doanh, ngân hàng, và các bên liên quan khác.

• Cập nhật hồ sơ và tài liệu: Cập nhật thông tin mới vào các tài liệu và hồ sơ công ty như giấy phép kinh doanh, hợp đồng, hồ sơ tài chính, v.v.

• Thay đổi thông tin trên các tài liệu hợp đồng: Kiểm tra và cập nhật thông tin mới vào các hợp đồng hiện có mà công ty có thể có với các đối tác, nhà cung cấp, và khách hàng.

• Thông báo cho nhân viên: Thông báo việc chuyển địa điểm cho nhân viên trong công ty, đảm bảo họ được cung cấp đầy đủ thông tin và hỗ trợ cần thiết.

• Cập nhật trên website và tài liệu quảng cáo: Cập nhật thông tin mới trên website của công ty, tài liệu quảng cáo và các phương tiện truyền thông khác nếu có.

• Đảm bảo liên lạc tiếp tục: Đảm bảo rằng liên lạc với công ty vẫn diễn ra một cách liền mạch sau khi chuyển địa điểm.

Bằng cách tuân thủ các lưu ý này, công ty sẽ có thể thực hiện việc chuyển địa điểm một cách hiệu quả và đảm bảo sự liên lạc và hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.

7. Một số câu hỏi thường gặp khi thông báo chuyển địa điểm trụ sở công ty, địa chỉ làm việc

7.1 Lý do công ty chuyển địa điểm?

Đây là câu hỏi thường gặp nhất và cũng là câu hỏi quan trọng nhất mà bạn cần giải đáp một cách rõ ràng và súc tích. Hãy nêu ra những lý do chính đáng cho việc chuyển đổi, ví dụ như:

• Mở rộng hoạt động: Nhu cầu về không gian làm việc tăng lên do công ty phát triển và có thêm nhiều nhân viên.
• Cải thiện môi trường làm việc: Chuyển đến văn phòng mới với cơ sở vật chất hiện đại và tiện nghi hơn để nâng cao hiệu quả công việc cho nhân viên.
• Tiết kiệm chi phí: Chi phí thuê văn phòng mới thấp hơn so với văn phòng cũ.
• Vị trí thuận lợi hơn: Chuyển đến khu vực có giao thông thuận tiện và dễ tiếp cận với khách hàng hoặc đối tác hơn.

7.2 Thông tin liên hệ mới của công ty là gì?

Hãy cung cấp đầy đủ thông tin liên hệ mới của công ty, bao gồm:

• Địa chỉ mới: Địa chỉ cụ thể của văn phòng mới.
• Số điện thoại mới: Số điện thoại bàn và số điện thoại di động mới.
• Email mới: Địa chỉ email mới.
• Website mới: Nếu có, hãy cung cấp địa chỉ website mới của công ty.

7.3 Làm thế nào để cập nhật thông tin cho khách hàng và đối tác?

Bạn có thể sử dụng nhiều cách khác nhau để cập nhật thông tin cho khách hàng và đối tác, bao gồm:

• Gửi thông báo qua email: Đây là cách nhanh chóng và hiệu quả nhất để thông báo cho nhiều người cùng lúc.
• Đăng thông tin trên website: Cập nhật thông tin địa chỉ và liên hệ mới trên website của công ty.
• Thông báo qua mạng xã hội: Chia sẻ thông tin chuyển đổi trên các trang mạng xã hội của công ty.
• In ấn thông báo: In ấn thông báo và gửi trực tiếp cho khách hàng và đối tác quan trọng.

7.4 Làm thế nào để đảm bảo việc chuyển đổi diễn ra suôn sẻ?

Để đảm bảo việc chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, bạn cần lưu ý một số điều sau:

• Lên kế hoạch chi tiết: Lập kế hoạch chi tiết cho tất cả các giai đoạn của quá trình chuyển đổi, bao gồm việc đóng gói đồ đạc, vận chuyển, sắp xếp văn phòng mới, v.v.
• Giao tiếp hiệu quả: Thông báo đầy đủ và thường xuyên cho tất cả các bên liên quan về tiến độ chuyển đổi.
• Chuẩn bị sẵn sàng cho những sự cố bất ngờ: Luôn có phương án dự phòng để giải quyết các vấn đề bất ngờ có thể xảy ra trong quá trình chuyển đổi.

Trên đây là toàn bộ nội dung giới thiệu của ACC về Mẫu thông báo chuyển địa điểm trụ sở công ty, địa chỉ làm việc gửi đến quý bạn đọc để tham khảo. Trong quá trình tìm hiểu nếu như quý bạn đọc còn thắc mắc cần giải đáp, quý bạn đọc vui lòng truy cập trang ACC Group để được trao đổi, hướng dẫn cụ thể.