Quy định về thời gian báo giảm BHXH (Cập nhật 2023)

Khi có người lao động thôi việc, bị sa thải hoặc chấm dứt hợp đồng lao động thì doanh nghiệp sẽ tiến hành báo giảm bảo hiểm xã hội của người lao động đó. Tuy nhiên vẫn có nhiều doanh nghiệp còn băn khoăn trước các quy định về thời gian báo giảm BHXH. Trong bài viết này, ACC sẽ làm rõ các quy định về thời gian báo giảm BHXH.

1. Thời gian báo giảm BHXH

Theo Khoản 1, Điều 98, Luật Bảo hiểm xã hội 2014, người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội khi có thay đổi thông tin tham gia BHXH. 

Các trường hợp mà đơn vị sử dụng lao động cần báo giảm BHXH:

• Người lao động nghỉ việc chấm dứt hợp đồng lao động;
• Người lao động nghỉ ốm đau, thai sản trên 14 ngày;
• Người lao động xin nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng;
• Người lao động, đơn vị hoãn thực hiện hợp đồng; 
• Doanh nghiệp được xét tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất;

Trường hợp doanh nghiệp báo giảm BHXH chậm thì phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.

2. Hồ sơ báo giảm BHXH

Theo quy định tại Điều 23, Quyết định 595/QĐ-BHXH 2017 (sửa đổi, bổ sung), hồ sơ báo giảm lao động gồm các giấy tờ sau:

• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT theo mẫu D02-TS theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH năm 2017
• Biên bản trả thẻ BHYT đối với trường hợp đơn vị đã nộp trước đó (nếu có).
• Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (01 bản/người).
• Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động (nếu có)
• Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

3. Trình tự thực hiện thủ tục báo giảm BHXH 

3.1. Thủ tục báo giảm khi nộp hồ sơ giấy

Bước 1: Nộp hồ sơ báo giảm BHXH

Doanh nghiệp sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ báo giảm BHXH thì tiến hành nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc đăng ký nộp qua bưu điện. 

• Nếu nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH: Doanh nghiệp nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH đang quản lý BHXH của doanh nghiệp ở cấp huyện hoặc cấp tỉnh để nộp bộ hồ sơ.
• Nếu nộp qua bưu điện: doanh nghiệp đến bưu cục để gửi hoặc đăng ký để nhân viên bưu cục đến tận nơi để nhận hồ sơ.

Bước 2: Chờ giải quyết

Theo quy định tại điểm d khoản 3 Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, yêu cầu báo giảm lao động của doanh nghiệp được giải quyết trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận được hồ sơ hợp lệ. 

Bước 3: Nhận kết quả

Sau thời hạn giải quyết hồ sơ, doanh nghiệp sẽ được cơ quan BHXH thông báo kết quả báo giảm BHXH thành công cho người lao động. Các dữ liệu mới sẽ được cập nhật trên hệ thống quản lý của cơ quan BHXH. Khi nộp tiền BHXH cho người lao động của doanh nghiệp, doanh nghiệp được trừ đi khoản đóng BHXH của người lao động được báo giảm.

3.2. Thủ tục báo giảm BHXH trên phần mềm BHXH điện tử

Đối với các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử sẽ lập hồ sơ và thực hiện báo giảm trực tiếp trên phần mềm BHXH điện tử. Các bước thực hiện:

Bước 1: Truy cập vào trang https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/ để đăng ký tài khoản giao dịch BHXH điện tử cho công ty.

Bước 2: Sau khi Đăng ký thành công, doanh nghiệp tải phần mềm về máy tính và tiến hành kê khai BHXH. Tiếp theo xuất file hồ sơ, dùng chữ ký số để ký rồi nộp lên cơ quan BHXH.

4. Xử lý khi doanh nghiệp báo giảm BHXH chậm so với thời gian báo giảm BHXH

Theo Điểm 2.1, Khoản 2, Điều 50 Quyết định số 595/QĐ-BHXH 2017, khi người lao động nghỉ việc, thôi việc chấm dứt hợp đồng lao động thì đơn vị sử dụng lao động kịp thời lập hồ sơ gửi cơ quan BHXH để báo giảm (dừng) tham gia BHXH, BHYT đối với người lao động tại đơn vị. Trường hợp đơn vị sử dụng lao động lập danh sách báo giảm chậm thì phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.

Ví dụ, trường hợp doanh nghiệp có người lao động nghỉ việc từ ngày 1/8/2022.  Ngày 12/8/2022,  doanh nghiệp mới báo giảm lao động thì phải đóng BHXH đến hết tháng 7/2022 và đóng BHYT đến hết tháng 8/2022 cho người lao động.

Trên đây là toàn bộ nội dung các quy định về thời gian báo giảm BHXH. Doanh nghiệp cần chú ý đến vấn đề này để tránh những rắc rối, dẫn đến tranh chấp về sau. Nếu bạn đọc có bất kỳ vướng mắc gì về vấn đề này, hãy liên hệ ACC để được nhận tư vấn cụ thể cho trường hợp cụ thể.