Trong thời đại Cách Mạng Công Nghiệp 4.0, việc triển khai phần mềm quản lý nguồn nhân lực (ERP) đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa trở nên cực kỳ cần thiết. Trên nền tảng ứng dụng phần mềm tổng thể, việc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán (AIS) tại các doanh nghiệp cần được tiếp cận một cách linh hoạt và hợp lý - tiếp cận theo chu trình. Bài viết này đề xuất cách tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa theo ba chu trình chính: Doanh thu (bán hàng - thu tiền), Chi phí (mua hàng - trả tiền), Chuyển đổi (sản xuất).
Đặt Vấn Đề
Theo Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI), doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) chiếm khoảng 98% tổng số doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam, đóng góp tới 45% GDP; tuy nhiên, chúng đang phải đối mặt với nhiều thách thức và cạnh tranh khốc liệt. Bên cạnh những khó khăn về quản lý, tài chính, cạnh tranh, tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các DN này cũng đang gặp khó khăn, dẫn đến thông tin kế toán không đầy đủ, không kịp thời, không đáp ứng đúng nhu cầu. Điều này làm giảm khả năng tiếp cận vốn, gây khó khăn cho quyết định kinh doanh ngắn và dài hạn. Việc tổ chức AIS tại DNNVV là điều không thể thiếu.
>>> Xem thêm Thành phần sơ đồ công cụ hệ thống thông tin kế toánbài viết của ACC GROUP
Tại Sao Tổ Chức Theo Chu Trình Kinh Doanh
Hành động kinh doanh thường diễn ra theo chu kỳ. Kế toán ghi lại các sự kiện kinh tế bằng cách ghi chép các giao dịch tài chính. Trong một doanh nghiệp có nhiều chu trình kinh doanh khác nhau. Ví dụ, trong một DN có thể có chu trình Doanh thu; Chi phí; Sản xuất; Nhân sự; Tài chính. Đối với các DNNVV, ba chu trình kinh doanh cơ bản là: Doanh thu (bán hàng - thu tiền); Chi phí (mua hàng - trả tiền); Chuyển đổi (sản xuất).
Chu Trình Doanh Thu
Chu trình doanh thu tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền từ khách hàng. Mục tiêu chính là cung cấp hàng hóa, dịch vụ đúng nơi, đúng thời điểm với giá phù hợp và thu tiền đúng hạn.
Xử Lý Đặt Hàng
Đây là bước đầu tiên trong chu trình doanh thu. Hoạt động này đảm bảo tính hợp lệ của giao dịch bán hàng. Các bước bao gồm kiểm tra hàng hóa, kiểm tra khách hàng và phê chuẩn đặt hàng.
Xử Lý Cung Cấp Hàng Hóa/Dịch Vụ
Sau khi đặt hàng được chấp nhận, DN tiến hành cung cấp hàng hóa/dịch vụ. Các bước bao gồm xuất kho, giao hàng hoặc thực hiện các lao vụ.
Lập Hóa Đơn Và Theo Dõi Công Nợ
Hóa đơn được lập và gửi cho khách hàng cùng với thông tin về giao hàng. Thông tin bán hàng được ghi nhận vào hệ thống kế toán.
Xử Lý Thu Tiền
Hoạt động này đảm bảo thu đúng, đủ và kịp thời các giao dịch bán hàng.
Chu Trình Chi Phí (Mua Hàng - Trả Tiền)
Chu trình chi phí tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán tiền cho nhà cung cấp.
Xử Lý Yêu Cầu Và Đặt Hàng
Nhu cầu mua hàng được hình thành từ các bộ phận kiểm soát hàng tồn kho hoặc bộ phận sử dụng hàng hóa/dịch vụ. Bộ phận mua hàng tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp, đặt hàng và tiến hành các thủ tục đặt hàng với người bán.
Nhận Hàng
Bộ phận kho tiến hành kiểm tra, nhận hàng và nhập kho hàng hóa.
Chấp Nhận Hóa Đơn Và Xử Lý Thanh Toán
Hóa đơn từ nhà cung cấp được kiểm tra và so khớp với hàng hóa đã nhận. Sau đó, hóa đơn được chấp nhận để thanh toán.
Thanh Toán Tiền
Tiền thanh toán được gửi đến nhà cung cấp theo điều khoản đã thỏa thuận.
Chu Trình Chuyển Đổi (Sản Xuất)
Chu trình chuyển đổi tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình sản xuất hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
Lập Kế Hoạch Sản Xuất
Dựa trên đơn hàng từ chu trình doanh thu và thông tin từ chu trình mua hàng, bộ phận sản xuất lập kế hoạch sản xuất.
Tiến Hành Sản Xuất
Sản xuất hàng hóa theo kế hoạch đã được lập.
Kiểm Tra Chất Lượng Và Kiểm Soát Sản Phẩm
Kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi xuất xưởng.
Lập Hóa Đơn Xuất Kho
Hóa đơn xuất kho được lập để ghi nhận việc chuyển đổi nguyên liệu thành sản phẩm.
Kết Luận
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình kinh doanh tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa giúp cung cấp thông tin kế toán đáng tin cậy, đúng thời điểm và đầy đủ. Điều này hỗ trợ quyết định kinh doanh hiệu quả, tăng cường khả năng cạnh tranh và bền vững của các doanh nghiệp trong môi trường kinh tế ngày càng cạnh tranh.
>>> Xem thêm Hệ thống thông tin kế toán nền tảng quan trọng cho doanh nghiệp bài viết của ACC GROUP
Nội dung bài viết:
Bình luận